Zarządzenie Nr 15/2014 Wojta Gminy Rewal z dnia 11 marca 2014r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Rewal

 Zarządzenie Nr 15/2014

Wójta Gminy Rewal

z dnia 11 marca 2014 r.

w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Rewal

Na podstawie przepisów art 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. 2013r. poz. 594 z poz. zm.), art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz. 330, z poz. zm.), art. 40 i art.53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 , poz. 330 z późn. zm.), §14 i § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,, budżetowych jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010, Nr 128, poz. 861 z poz. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U.2013r. poz. 289) zarządzam, co następuje:

§1

Wprowadzam jako obowiązujące do prowadzenia ksiąg rachunkowych od dnia 01.01.2014 r.:

1. Zasady (politykę) rachunkowości stanowiącą zał. Nr 1 niniejszego zarządzenia

2. Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego stanowiące zał. Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych stanowiący zał. nr 3 do niniejszego zarządzenia

4. System ochrony danych w jednostce stanowiący zał. Nr 4 do niniejszego zarządzenia

5. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych stanowiącą zał. nr 5 do niniejszego zarządzenia

6. Instrukcję w sprawie ewidencji podatków i opłat stanowiącą zał. Nr 6 do niniejszego zarządzenia

7. Instrukcję sporządzania bilansu skonsolidowanego stanowiącą zał. Nr 7 do niniejszego zarządzenia

§2

Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy Rewal.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01.01.2014r.

I. OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH (Załącznik nr 1)

§1

1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych:

Księgi rachunkowe Urzędu Gminy Rewal i Gminy Rewal prowadzone są w siedzibie Urzędu Gminy w Rewalu

§2

1. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych:

Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.

Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których sporządza się

- deklarację ZUS,

– deklarację o podatku dochodowym od osób fizycznych

oraz

- sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103):

Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania:

- sprawozdanie Rb 27S

- sprawozdanie Rb 28 S

Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania:

- sprawozdanie Rb 27S

- sprawozdanie Rb 28S

- sprawozdanie Rb N

- sprawozdanie Rb Z

- sprawozdanie Rb NDS

- sprawozdanie Rb 50

- sprawozdanie Rb 27 ZZ

Za okresy półroczne składa się:

- sprawozdanie Rb 27S

- sprawozdanie Rb 28S

- sprawozdanie Rb N

- sprawozdanie Rb Z

- sprawozdanie Rb NDS

- sprawozdanie Rb 50

- sprawozdanie Rb 27 ZZ

Za rok składa się:

- sprawozdanie Rb 27S

- sprawozdanie Rb 28S

- sprawozdanie Rb N, Rb UN

- sprawozdanie Rb Z, Rb UZ

- sprawozdanie Rb NDS

- sprawozdanie Rb PDP

- sprawozdanie Rb ST

- sprawozdanie WS

- sprawozdanie finansowe obejmujące:

– bilans jednostki budżetowej według załącznika nr 5 do „rozporządzenia”,

– rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) według załącznika nr 8 do „rozporządzenia”,

– zestawienie zmian w funduszu jednostki według załącznika nr 9 do „rozporządzenia”

2. W jednostce samorządu terytorialnego-  Gminy Rewal:

- bilans z wykonania budżetu według załącznika nr 9 do „rozporządzenia”,

- łączny bilans obejmujący dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych według załącznika nr 5 do „rozporządzenia”,

- łączny rachunek zysków i strat obejmujący dane wynikające z rachunków zysków i strat samorządowych jednostek budżetowych według załącznika nr 7 do „rozporządzenia”,

- łączne zestawienie zmian w funduszu obejmujące dane wynikające z zestawień zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych według załącznika nr 8 do „rozporządzenia”,

- skonsolidowany bilans jst według załącznika nr 10 do „rozporządzenia”.

§3

1. Księgi rachunkowe  obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

- dziennik,

- księgę główną,

- księgi pomocnicze,

- zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:

- zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie,

- zapisy są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

- sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły,

- jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów dzienników dla jednostki i organu.

Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące

zasady:

- podwójnego zapisu,

- systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem:

dochodów i wydatków budżetu jst, które są ujmowane w terminie ich zapłaty (zasada kasowa).

- ewidencja przychodów urzędu jst stanowiących dochody budżetu jst, nieujętych w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych, które wpłacone zostały bezpośrednio na rachunek budżetu, dokonywana jest na koniec miesiąca

- powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny.

Ujmowane są na nich :

- 975 Wydatki strukturalne

- 980 Plan finansowy wydatków budżetowych

- 981 Plan finansowy niewygasających wydatków

- 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

- 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

W jednostce samorządu terytorialnego:

- 991 Planowane dochody budżetu

- 992 Planowane wydatki budżetu

Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana.

Do prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy –ZETO Koszalin

Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dokładne informacje dotyczące programu komputerowego zostały przedstawione w załączniku A

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca.

Zawiera ono:

- symbole i nazwy kont

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego Obroty „Zestawienia ...” są zgodne z obrotami dziennika.

Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest:

- dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego

- dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji.

§4

1. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych

Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz z zakładowej instrukcji inwentaryzacji stanowiącej załącznik nr 7 do Zarządzenia.

W jednostce występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji:

-spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic inwentaryzacyjnych,

-uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

-porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników.

Spisowi z natury zgodnie z zakładową instrukcją inwentaryzacji podlegają :

- nieruchomości zaliczone do inwestycji

-  czeki obce i weksle obce, zabezpieczenia należytego wykonania usługi

- Spisowi nie podlegają materiały codziennego zużycia min. artykuły biurowe, które odpisywane są w koszty na dzień ich zakupu.

- znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe, z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów.

Spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Kopie tego spisu wysłać należy do jednostki będącej ich właścicielem.

Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnego potwierdzenia informacji o stanie aktywów finansowych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, stanie należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom, a także papierów wartościowych w formie zdematerializowanej (tj. występujących w zapisach komputerowych).

Uzgodnienie stanu dotyczy:

- aktywów finansowych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,

- należności od kontrahentów,

- należności z tytułu udzielonych pożyczek,

- wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów;

potwierdzenie powinno dokonać się w drodze pisemnej i powinno dotyczyć: nazwy i rodzaju składnika, jego ilości, ceny jednostkowej i wartości bilansowej,

Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, w tym z tytułu udzielonych pożyczek, oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są przez pisemne wysłanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości.

Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się do:

- należności spornych i wątpliwych,

- należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

- należności od pracowników,

- należności z tytułów publicznoprawnych,

- innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Porównanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury i uzgodnienie stanu.

Ta forma inwentaryzacji dotyczy m.in.:

- wartości niematerialnych i prawnych,

- praw zakwalifikowanych do nieruchomości, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 lit. a ustawy o rachunkowości,

- długoterminowych aktywów finansowych, np. akcji i udziałów w spółkach,

- środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń,

- materiałów i towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych,

- środków pieniężnych w drodze,

- należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz publicznoprawnych,

- należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

- aktywów i pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1–2, jeżeli przeprowadzenie  ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe,

- gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych,

- funduszy własnych i funduszy specjalnych,

- rezerw i przychodów przyszłych okresów,

• innych rozliczeń międzyokresowych,

Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu:

- weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych,

- sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów umorzeniowych,

a zwłaszcza zgodności ustaleń kierownika jednostki z okresami amortyzacji przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym.

Grunty i budynki wykazywane są w aktywach bilansu urzędu jednostki samorządu terytorialnego.

Grunty inwentaryzuje się poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.

Fundusz jednostki, fundusze specjalnego przeznaczenia i fundusze celowe inwentaryzuje się, weryfikując zmiany ich stanu (zwiększenia albo zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów regulujących te fundusze.

Inwentaryzacja rozliczeń międzyokresowych przychodów polega na weryfikacji ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów tych przychodów w oparciu o zawarte umowy i decyzje w przypadku długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych. Należności długoterminowe budżetu to należności, których termin płatności przypada na następny rok budżetowy lub lata kolejne.

Inwentaryzacja rezerw na zobowiązania polega na weryfikacji stanu księgowego

z odpowiednimi dokumentami, np. pozwalającymi na wiarygodne oszacowanie skutków toczącego się postępowania sądowego, ukazującymi wartość przedmiotu pozwu czy też zawierającymi ryczałty od dostawców udzielone jednostce na pokrycie kosztów ewentualnych napraw gwarancyjnych.

Terminy inwentaryzowania składników majątkowych

1. Ustala się następujące terminy inwentaryzowania składników majątkowych:

a) co 4 lata: znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, a także nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycje,

b) co rok: pozostałe składniki aktywów i pasywów,  środki pieniężne  na rachunkach bankowych, należności.

2. Ustala się, z uwzględnieniem częstotliwości określonej w punkcie 1), następujące terminy inwentaryzacji:

a) na dzień bilansowy każdego roku:

- aktywów pieniężnych

- kredytów bankowych

- składników aktywów i pasywów, których stan ustala się drogą weryfikacji;

- środków trwałych w budowie

- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych,

- materiałów w magazynie

- stanu należności

- stanu udzielonych i otrzymanych pożyczek

- aktywów objętych wyłącznie ewidencją ilościową

- aktywów będących własnością innych jednostek.

b) zawsze:

- w dniu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie,

- w sytuacji wystąpienia wypadków losowych i innych, w wyniku których nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku.

II. OBOWIĄZUJĄCE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO (załącznik nr 2)

Rozdział I Wycena aktywów i pasywów

Podstawa prawna :

Stosowane przez jednostkę zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają z:

1.  ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm., ostatnia zmiana: Dz. U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278),
2.  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.),
3.  ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm., ostatnia zmiana: Dz. U. z 2010 r. Nr 40, poz. 230),
4. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861),
5.  rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz. U. Nr 57, poz. 366),
6. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. Nr 205, poz. 1283).

§1

1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów

Aktywa i pasywa jednostki wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych według niżej przedstawionych zasad.

Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej.

Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jst otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się (amortyzuje). Odpisy umorzeniowo-amortyzacyjne ustala się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości.

Wartości niematerialne i prawne nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia, zaś otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu w wartości określonej w tej decyzji, a otrzymane na podstawie darowizny w wartości rynkowej na dzień nabycia. Wartość rynkowa określana jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia.

Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych (z wyjątkiem związanych z pomocami dydaktycznymi) podlegają umarzaniu na podstawie aktualnego planu amortyzacji.

Stawki amortyzacyjne ustalane są zgodnie ze stawkami określonymi w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (załącznik nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.)

Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Amortyzacja obciąża konto 400 „Amortyzacja”.

Ewidencja szczegółowa dla wartości niematerialnych i prawnych ujmowanych łącznie na jednym koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” umożliwia ustalenie umorzenia oddzielnie dla poszczególnych podstawowych i dla pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. W tym celu zakłada się dwa konta analityczne: jedno dla umarzanych sukcesywnie zgodnie z planem amortyzacji 021 „Podstawowe wartości niematerialne i prawne”, których wartość wynosi powyżej 3500,00 zł, drugie dla odpisywanych w 100% wartości początkowej w koszty operacyjne w momencie przyjęcia ich do używania 022 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”, których wartość nie przekracza 3.500,00 zł.

Rzeczowe aktywa trwałe obejmują :

- środki trwałe

- pozostałe środki trwałe

- inwestycje (środki trwałe w budowie)

Środki trwałe to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości oraz środki trwałe stanowiące własność jednostki samorządu terytorialnego tj. Gminy Rewal.

Środki trwałe obejmują w szczególności:

- nieruchomości, w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, lokale będące odrębną własnością, budynki, budowle,

- maszyny i urządzenia,

- środki transportu i inne rzeczy,

- ulepszenia w obcych środkach trwałych,

Do środków trwałych jednostki zalicza się także obce środki trwałe znajdujące się w jej użytkowaniu na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeśli występuje ona jako „korzystający”.

Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:

- w przypadku zakupu – według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeśli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości,

- w przypadku wytworzenia we własnym zakresie – według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia – według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę,

- w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej,

- w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu,

- w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego – w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu,

- w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego – w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka.

Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia się w wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.

Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na:

- podstawowe środki trwałe na koncie 011„Środki trwałe”,

- pozostałe środki trwałe na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”.

Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207), a także rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz.U. Nr 120, poz. 831).

Umarzane są (z wyjątkiem gruntów) stopniowo na podstawie aktualnego planu amortyzacji według stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (załącznik nr 1 do ustawy)

Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania.

Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości.

niematerialnych i prawnych”. Amortyzacja obciąża konto 400 „Amortyzacja” na koniec roku.

W jednostce przyjęto metodę liniową dla wszystkich środków trwałych.

Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz jednostki.

Na potrzeby wyceny bilansowej wartość gruntów nie podlega aktualizacji.

Pozostałe środki trwałe to środki trwałe wymienione w § 6 ust. 3 „rozporządzenia”, które finansuje się ze środków na bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje).

Obejmują :

- meble i dywany

- środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania, a których wartość wynosi powyżej 350,00 zł.

Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” w korespondencji z kontem 401 „Zużycie materiałów i energii”.

Inwestycje (środki trwałe w budowie) to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów zliczone do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym również:

- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,

- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu,

- opłaty notarialne, sądowe itp.,

- odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy.

Do kosztów wytworzenia podstawowych środków trwałych nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu oraz kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych z realizowaną inwestycją, tj. kosztów przetargów, ogłoszeń i innych.

W jednostkach budżetowych do kosztów inwestycji zalicza się w szczególności następujące koszty:

- dokumentacji projektowej

- nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową

- badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu

- przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o uzyski ze sprzedaży zlikwidowanych na nim obiektów

- opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy

- założenia stref ochronnych i zieleni

- nadzoru autorskiego i inwestorskiego

- ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy

- sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania

- inne koszty bezpośrednio związane z budową.

Należności długoterminowe to należności, których termin zapadalności przypada w okresie dłuższym niż 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego.

Zgodnie z § 8 ust. 5 i 6 „rozporządzenia” odsetki od należności ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, natomiast należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP.

Kwotę należności ustaloną na dzień bilansowy pomniejsza się o odpisy aktualizujące jej wartość zgodnie z zasadą ostrożności. Odpisy dokonywane są w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych (w zależności od charakteru należności), a ich wysokość ustala się według art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, przy czym (§ 8 ust. 2 i 3 „rozporządzenia”):

odpisy aktualizujące wartość należności z tytułu rozchodów budżetu zalicza się do wyników na pozostałych operacjach niekasowych, odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają te fundusze.

Odpisy aktualizujące wartość należności dokonywane są najpóźniej na koniec roku obrotowego.

Na dzień bilansowy należności i udzielone pożyczki długoterminowe wyceniane są w kwocie wymaganej zapłaty.

Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od  dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT, a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi odsetkami z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności wątpliwych (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Należności i udzielone pożyczki krótkoterminowe zaliczane do aktywów finansowych wycenia się według skorygowanej ceny nabycia, natomiast te, które przeznaczone są do zbycia w terminie 3 miesięcy, w wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej.

Odpisy aktualizujące należności tworzone są na podstawie ustawy o rachunkowości, z wyjątkiem:

- odpisów aktualizujących wartość należności z tytułu rozchodów budżetu, które zalicza się do wyniku na pozostałych operacjach niekasowych.

Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w momencie ich zapłaty lub na koniec kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP.

Należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny są umarzane w całości lub w części, a ich spłata odraczana lub rozkładana na raty według zapisów zawartych w art. 59 ufp.

Niewielkie salda należności w kwocie do 10 zł podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne.

Nie nalicza się odsetek od zaległości podatkowych nieprzekraczających trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską Spółkę Akcyjną” za polecenie przesyłki listowej (art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji).

Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

Walutę obcą na dzień bilansowy wycenia się według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez Prezesa NBP na ten dzień. W ciągu roku operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach w dniu ich przeprowadzenia – o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z Unii Europejskiej i innych krajów

Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi,

pochodzących ze źródeł zagranicznych, nie stanowią inaczej – odpowiednio po kursie:

- faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji –

w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,

- średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne stosowanie kursu faktycznie zastosowanego przez bank obsługujący jednostkę, a także w przypadku pozostałych operacji.

Krótkoterminowe papiery wartościowe to aktywa finansowe nabyte w celu odsprzedaży lub których termin wykupu jest krótszy od jednego roku od dnia bilansowego (np. akcje obce, obligacje obce, bony skarbowe i inne dłużne papiery wartościowe, m.in. weksle o terminie wykupu powyżej 3 miesięcy, a krótszym od 1 roku). Krótkoterminowe papiery wartościowe wycenia się na dzień bilansowy według ceny nabycia.

Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów to koszty już poniesione, ale dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych. Ich wycena bilansowa przebiega na poziomie wartości nominalnej.

Przedmiotem rozliczeń kosztów czynnych są :

- koszty czynszów i dzierżawy płaconych z góry

- koszty energii opłaconej z góry

- koszty ubezpieczeń majątkowych

- koszty opłat za wieczyste użytkowanie gruntów

- podatek od nieruchomości

Zobowiązania w jednostce wycenia się w zależności od celu sprawozdawczego:

- w zakresie sprawozdania finansowego jednostki – według art. 28 ust. 1 pkt 8 i 8a ustawy o rachunkowości,

- w zakresie sprawozdawczości budżetowej – według rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz.U. Nr 57, poz. 366).

Zobowiązania bilansowe wycenia się w kwocie wymagalnej zapłaty.

Zobowiązania bilansowe zaliczane do zobowiązań finansowych wycenia się według wymaganej kwoty zapłaty

Zobowiązania wyrażone w walucie obcej wycenia się nie później niż na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP.

Odsetki od zobowiązań wymagalnych, w tym także tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Zobowiązania zaliczane do państwowego długu publicznego i długu Skarbu Państwa

oraz wartość zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji, wykazywane w sprawozdaniach Rb, wyceniane są według zasad zawartych w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r.

Rezerwy w jednostce tworzone są na pewne lub o dużym prawdopodobieństwie przyszłe zobowiązania zgodnie z art. 35d ust. 1 ustawy o rachunkowości według wiarygodnie oszacowanej wartości.

Przychody przyszłych okresów to równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w kolejnych okresach sprawozdawczych (art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych postanowień, która spowoduje wykonanie:

a) wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych przewidzianych do realizacji w danym roku,

b) wydatków budżetowych oraz niewygasających wydatków budżetowych następnych lat,

c) wydatków środków europejskich objętych planem danego roku i lat następnych.

2. Ustalanie wyniku finansowego

W jednostce budżetowej

Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 „Wynik finansowy”.

Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, tj. na kontach kosztów rodzajowych, przy czym koszty niebędące kosztami danego okresu sprawozdawczego ujmowane są jako koszty rozliczane w czasie (Wn 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”).

Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat przedstawionym

w załączniku 7 do „rozporządzenia” składa się:

- wynik ze sprzedaży,

- wynik z działalności operacyjnej,

- wynik z działalności gospodarczej,

• wynik brutto.

W organie finansowym jst

Wynik wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego (niedobór lub nadwyżka budżetu) wykazywany w bilansie z wykonania budżetu jst ustalany jest na koncie 961 „Wynik wykonania budżetu” poprzez porównanie kasowo zrealizowanych w danym roku dochodów i wydatków budżetowych oraz ujmowanych memoriałowo wydatków niewygasających z końcem roku, ewidencjonowanych na odrębnych kontach odpowiednio: 901 „Dochody budżetu”, 902 „Wydatki budżetu” oraz 903 „Niewykonane wydatki”.

Operacje wynikowe, które nie powodują zwiększenia wydatków i dochodów danego roku budżetowego (tzw. operacje niekasowe), dotyczące przychodów i kosztów finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, ujmowane są na koncie 962 „Wynik na pozostałych operacjach”. W roku następnym, po zatwierdzeniu sprawozdania z wykonania budżetu przez organ stanowiący jst, saldo tego konta przeksięgowywane jest na konto 960

„Skumulowane wyniki budżetu”. 

§1

1. Zakładowy plan kont

W jednostce budżetowej

Jednostka prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont opracowany na podstawie planu kont stanowiącego załącznik nr 2 do „rozporządzenia”

W jednostce samorządu terytorialnego – Gmina Rewal

W jednostce samorządu terytorialnego dodatkowo prowadzone są księgi rachunkowe dotyczące wykonania budżetu, należności finansowych, zobowiązań finansowych, dochodów i wydatków funduszy pomocowych oraz stanu funduszy pomocowych, przychodów z tytułu prywatyzacji oraz operacji niekasowych według planu kont stanowiącego załącznik nr 1 do „rozporządzenia”

Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont księgi głównej i wykaz ksiąg pomocniczych oraz opis przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Plan kont dla jednostki budżetowej – wykaz kont księgi głównej

Wykaz kont bilansowych:

Zespół 0 -Majątek trwały

011 – środki trwałe

013 – pozostałe środki trwałe

020 – wartości niematerialne i prawne

030 – długoterminowe aktywa finansowe

071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 – umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

073 – odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe

080 – inwestycje (środki trwałe w budowie )

Zespół 1 – środki pieniężne i rozrachunki bankowe

101 – kasa

130 – rachunek bieżący jednostki

132 – rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych

135 – rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia

139 – inne rachunki bankowe

140 – krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne

141 – środki pieniężne w drodze

Zespół 2 – rozrachunki i rozliczenia

201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 – należności z tytułu dochodów budżetowych

222 – rozliczenie dochodów budżetowych

223 – rozliczenie wydatków budżetowych

224 – rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich

225 – rozrachunki z budżetami

226 – długoterminowe należności budżetowe

229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne

230 – rozliczenia z budżetem środków europejskich

231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 – pozostałe rozrachunki

260 – długoterminowe należności budżetowe

290 – odpisy aktualizujące należności

Zespół 4 – koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 – amortyzacja

401 – zużycie materiałów i energii

402 – usługi obce

403 – podatki i opłaty

404 – wynagrodzenia

405 – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 – pozostałe koszty rodzajowe

410 – pozostałe obciążenia

490 – rozliczenie kosztów

Zespół 6 – produkty

640 – rozliczenia międzyokresowe kosztów

Zespół 7 – przychody, dochody i koszty

720 -przychody z tytułu dochodów budżetowych

740 – dotacje i środki na inwestycje

750 – przychody finansowe

751 – koszty finansowe

760 – pozostałe przychody operacyjne

761 – pozostałe koszty operacyjne

770 – zyski nadzwyczajne

771 – straty nadzwyczajne

Zespół 8 – fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 – fundusz jednostki

810 – dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z

budżetu na inwestycje

820 – rozliczenie wyniku finansowego

840 – rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

851 – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

853 – fundusze celowe

860 -wynik finansowy

870 – podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy

Wykaz kont pozabilansowych:

975 – wydatki strukturalne

980 -plan finansowy wydatków budżetowych

981 – plan finansowy wydatków niewygasających

998 – zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 -zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

Zasady funkcjonowania kont bilansowych ( w tym: zasady księgowania operacji

gospodarczych, prowadzenia ksiąg pomocniczych i zasady wyceny).

Konta zespołu „0” -Majątek trwały służą do ewidencji:

1) rzeczowego majątku trwałego

2) wartości niematerialnych i prawnych

3) finansowego majątku trwałego

4) umorzenia majątku

5) inwestycji

Konto 011 -środki trwałe

służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, oraz zwiększenia wartości środków trwałych z tytułu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego.

Do środków trwałych zalicza się: grunty, budynki i lokale, obiekty inżynierii lądowej i wodnej, kotły i maszyny energetyczne, maszyny, urządzenia techniczne, środki transportu, narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie oraz przedmioty których okres używania jest dłuższy niż rok, a wartość początkowa wynosi 3.500 zł.

Środki trwałe ujmuje się w ewidencji w wartości początkowej za którą uważa się :

- w razie nabycia w drodze kupna cenę nabycia powiększoną o podatek VAT,

- w razie wytworzenia we własnym zakresie, koszt wytworzenia,

- w razie otrzymania nieodpłatnego, wartość określoną w decyzji o przekazaniu.

Po stronie Wn ujmuje się przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu lub inwestycji, wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych, nieodpłatne przyjęcie środków trwałych, zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji wyceny, przychody środków trwałych nowo ujawnionych oraz przeniesienie własności rzeczy będących środkami trwałymi art. 66 §

1 pkt 2 Ordynacji podatkowej.

Po stronie Ma konta 011 ujmuje się: wycofanie środków trwałych z używania, na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania, zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.

Konto 011 wykazuje w ciągu roku saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych. W bilansie saldo konta 011 zmniejsza umorzenie środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 071.

Analityka do konta 011 prowadzona jest przy użyciu komputera w programie ,,środki trwałe”. Program funkcjonuje zgodnie ze szczegółowym podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje. Prowadzony jest według klasyfikacji KŚT do celów ewidencyjnych, ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych, oraz badań statystycznych. Na koniec każdego roku obrotowego dokonuje się weryfikacji gruntów, z podziałem ich na rodzaje. Wartość z ewidencji poddaje w porównaniu z wartością rzeczywistą. Wartość rzeczywista przyjmowana jest na podstawie podanych cen przez biuro wyceny, które dokonuje wycen nieruchomości mienia gminnego dla potrzeb Wójta Gminy w danym roku. Poszczególnym przedmiotom nadawane są numery inwentarzowe. Numery te stanowią kolejne pozycje w księdze inwentarzowej. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku od osób prawnych. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo za okres całego roku. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji wyceny zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji odnoszone są na fundusz.

Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, umarza się w 100% meble, dywany, pozostałe środki trwałe (wyposażenie) sfinansowane ze środków na wydatki bieżące.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się wg cen nabycia, kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych) pomniejszonych o odpisy amortyzacyjno -umorzeniowe.

Konto 013 -pozostałe środki trwałe

służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki, które mogą być umarzane w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Do konta 013 prowadzona jest szczegółowa ewidencja ilościowo-wartościowa, która umożliwia ustalenie wartości początkowej i ilości pozostałych środków trwałych oddanych do używania.

Ewidencja analityczna ilościowo-wartościowa prowadzona jest odręcznie w księdze inwentarzowej środków trwałych w używaniu tj. wyposażenia.

Wyceny dokonuje się wg cen nabycia, na drukach ścisłego zarachowania.

Nowo zakupione pozostałe środki w używaniu (w tym sprzęt dla robót publicznych) ewidencjonuje się ilościowo-wartościowo przy cenie jednostkowej powyżej 350 zł za 1 szt., pozostałe mniej wartościowe księguje się bezpośrednio w koszty, środki o wartości powyżej 350 zł umarza się w 100 % pod datą przyjęcia ich do używania.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:

1) środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji

2) nadwyżki środków trwałych w używaniu

3) nieodpłatne otrzymanie środka trwałego.

Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:

1) wycofanie środka trwałego z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia,

sprzedaży, nieodpłatnego przekazania

2) ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu

Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących

się w używaniu w wartości początkowej.

Konto 020 -wartości niematerialne i prawne

służy do ewidencji stanu, oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych nabytych przez jednostkę, przeniesienia praw na skutek wygaśnięcia zobowiązania podatkowego art.. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, zaliczanych do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystywania o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki (np. patenty, licencje). Do umarzania wartości stosuje się stawki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

Do konta 020 prowadzona jest analityka przy użyciu komputera w programie „środki trwałe”, która umożliwia podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych. Wycenia się w bilansie wg cen nabycia pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Ustawa nie przewiduje ulepszenia wartości niematerialnej i prawnej.

Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma – wszelkie zmniejszenia stany wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się w szczególności:

1) zakup wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z kontem 101, 130, 201.

2) otrzymane nieodpłatnie wartości niematerialne i prawne w korespondencji z kontem 760.

Na stronie Ma konta 020 ujmuje się w szczególności rozchód wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z kontami: 071 (wartość dotychczasowego umorzenia), 800 (wartości nieumorzone). Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

Konto 030 -długoterminowe aktywa finansowe

służy do ewidencji długotrwałych aktywów finansowych a w szczególności:

1) akcji i udziałów w obcych podmiotach gospodarczych

2) akcji i innych nowych papierów wartościowych traktowanych jako lokaty o terminie wykupu dłuższym niż 1 rok

3) innych długoterminowych aktywów finansowych

Konto 071 -umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej z tytułu umorzenia środków trwałych, oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę.

W razie przyjęcia środka trwałego od innej jednostki lub osoby, środki trwałe przyjmuje się do ewidencji w dotychczasowej wartości występującej w poprzedniej jednostce do ewidencji wprowadza się dotychczasowe umorzenie. Umorzenie naliczane jest raz na koniec roku obrotowego. Dokonywane jest w korespondencji z kontem 400. Ewidencja szczegółowa do konta 071 prowadzona jest w programie pn. ,,środki trwałe”, który umożliwia dokonywanie automatyczne odpisów amortyzacyjnych. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn – zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Konto 072 -umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i

prawnych oraz zbiorów bibliotecznych służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej z tytułu umorzenia pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych , których zakup finansowany jest ze środków na wydatki bieżące i umarza się w pełnej wartości, w miesiącu przyjęcia ich do używania spisując ich wartość w ciężar kosztów konta 401. Do konta 072 nie prowadzi się ewidencji analitycznej.

Konto 073 – odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe – służy do ewidencji odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe.

Konto może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe.

Konto 080 -inwestycje,(środki trwałe w budowie)

służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych, oraz do rozliczenia kosztów, inwestycji na uzyskane efekty, oraz ewidencji kosztów dotyczących zakupów gotowych. Ewidencja szczegółowa do konta 080 prowadzona jest za pomocą komputera. W ewidencji za pomocą komputera analityka prowadzona jest wg poszczególnych zadań inwestycyjnych. Z ewidencji komputerowej możn a ustalić ogólny koszt nabycia lub wytworzenia zadania.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się w szczególności poniesione koszty:

- dotyczące inwestycji prowadzonych przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie,

- dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nieoddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności gospodarczej,

- ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego.

Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartości uzyskanych efektów inwestycyjnych, a w szczególności:

- środków trwałych,

- wartości niematerialnych i prawnych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji.

Na koncie można księgować również rozliczenia kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych.

Saldo konta Wn oznacza koszt inwestycji niezakończonych.

Na koncie 080 ewidencjonujemy koszty budowy, ulepszenia już istniejącego środka trwałego.

Pod pojęciem ulepszenia rozumiemy przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, której koszty ulepszenia przekraczają 3.500 zł.

Koszty w/w środków trwałych ujęte są w planach wydatków w paragrafach 6050, 6060.

Do nakładu na budowę środka trwałego należy zaliczyć koszty:

-dokumentacji projektowej,

-zakupu gruntów,

-przygotowania terenu pod budowę,

-robót budowlano-montażowych,

-zakupu maszyn i urządzeń montażu,

-nadzoru obcego inwestycyjnego

-założenia zieleni, stref ochronnych,

-ubezpieczeń majątkowych budowanych środków trwałych,

-obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania budowy lub ulepszeń

środka trwałego,

-podatku VAT nie podlegającego odliczeniu,

-konsultacje

Zgodnie z zapisem ustawy o rachunkowości na dzień bilansowy środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów poniesionych w związku z ich nabyciem lub wytworzeniem. Zasady księgowania środków w budowie otrzymana faktura Wn 080, Ma 201, zapłata f-ry 201/130 zapis równoległy 810/800, wartość uzyskanych i przekazanych do używania efektów w tym ulepszeń 800/080 zapis równoległy 011/800-001.

Konta zespołu 1 - „środki pieniężne i rozrachunki bankowe” służą do ewidencji:

- krajowych i zagranicznych środków pieniężnych przechowywanych w kasach

- krótkoterminowych papierów wartościowych

- krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, lokowanych na rachunkach bankowych

- udzielanych przez banki kredytów w krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych

- innych krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych.

Konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

Konto 101 -kasa

służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie. Na stronie Wn ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe natomiast na stronie Ma rozchody oraz niedobory kasowe. Na koncie 101 Kasa ewidencjonuje się również wpływy, zwroty z tyt. podatków dokonywane za pośrednictwem kasy. Konto 101 może wykazywać jedynie saldo Wn, które wyraża stan gotówki w kasie lub saldo zerowe. Gospodarka kasowa przedstawiona jest w załączniku nr 6 niniejszego zarządzenia „Instrukcja kasowa ”.

Natomiast ewidencja szczegółowa do konta 101 pozwalająca ustalić stan gotówki prowadzona jest za pomocą komputera.

Konto 130 -rachunek bieżący jednostki budżetowej

służy do ewidencji stanu środków budżetowych na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem finansowym.

Urząd Gminy posiada jeden rachunek w banku. W związku z czym realizuje swoje wydatki i wpłaca pobrane dochody bezpośrednio na rachunek, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach. Tak więc konto 130 przestaje służyć do ustalenia stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu dochodów i wydatków budżetowych. Struktura konta 130 zawiera:

- subkonto pomocnicze 130-01-do ewidencji środków otrzymanych na wydatki w korespondencji z kontem 223-01

- subkonto pomocnicze 130-02-do przekazywania środków z dochodów , w korespondencji z kontem 222-01

Na stronie Wn konta ujmuje się wpływy środków budżetowych, w tym z tyt. podatków wg kwartalnych sprawozdań w korespondencji z kontem 221, 720, 740, 750.

Na stronie Ma konta 130 ujmuje się zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki budżetowej w tym również środki pobrane do kasy celem realizacji wydatków budżetowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej w korespondencji z kontami 1, 2, 3, 4, 7. Zapisy na koncie 130 dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych oraz wydatków ujętych w raportach kasowych.

Konto 135 -rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności

zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W urzędzie gminy ewidencjonowane są fundusze:

135-01 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, którego obowiązek przechowywania na wyodrębnionym rachunku wynika z przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wpływy środków na rachunek księguje się w korespondencji z kontem 851.

Wypłat z konta dokonuje się na podstawie decyzji kierownika jednostki (regulamin). W korespondencji z kontem 851 i 234. Na dzień bilansowy wycenia się wg wartości nominalnej.

Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku.

Na stronie Wn konta 135 ujmuje się między innymi:

1) przekazane środki pieniężne na rachunek bankowy ZFŚS w wysokości dokonanego odpisu,

2) oprocentowanie środków na rachunku bankowym ZFŚS w korespondencji z kontem 851,

3) wpływy środków pieniężnych z kasy w korespondencji z kontem 101 – kasa lub 141 – środki pieniężne w drodze

4) spłaty pożyczek z ZFŚS w korespondencji z kontem 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami

Na stronie Ma konta 135 ujmuje się między innymi.

1) środki pobrane do kasy na realizację wydatków obciążających rachunkek środków funduszy specjalnego przeznaczenia w korespondencji z kontem 101 – kasa, lub 141 – środki pieniężne w drodze

2) przelewy z tytułu zapłaty zobowiązań, dotyczących wydatków związanych z funduszem specjalnego przeznaczenia,

3) opłaty za usługi bankowe dotyczące ZFŚS – opłaty za usługi bankowe dotyczące ZFŚS obciążają koszty działalności operacyjnej danej jednostki.

Konto 139 -inne rachunki bankowe

służy do ewidencji operacji dot. środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące i funduszy specjalnego przeznaczenia, m. in. sum depozytowych, które są przechowywane okresowo przez jednostkę tj. pobrane kaucje, wadia, zabezpieczenia pieniężne, sumy na zlecenie przekazane od innej jednostki na sfinansowanie dodatkowego zadania poza planem działalności. Na koncie 139 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 między księgowością jednostki a księgowością banku. Na stronie Wn tego konta ujmuje się wpływy wydzielonych środków pieniężnych z rachunków

bieżących, sum depozytowych i na zlecenie. Na stronie MA konta ujmuje się wypłaty środków pieniężnych dokonywane z wydzielonych rachunków bankowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 zapewnia podział wydzielonych środków pieniężnych na rodzaje, a także według kontrahentów. Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości wycenia się wg wartości nominalnej.

Konto 140 -krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne służy do ewidencji krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków

pieniężnych, których wartość wyrażona jest zarówno w walucie polskiej jak i w walucie obcej (w tym czeki i weksle obce) a także środków pieniężnych w drodze.

Na stronie Wn konta 140 ujmuje się w szczególności:

1) czeki obce, na pokrycie należności, w korespondencji z kontem 201, 240

2) przyjęcie weksla od dłużnika w korespondencji z kontem 201,

3) kwoty środków pieniężnych w drodze (wpłacone w okresie sprawozdawczym i objęte wyciągiem bankowym z okresu następnego) w korespondencji z kontami: 101, 201, 240.

Konto 141 – środki pieniężne w drodze – służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Na stronie Wn konta 141 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Środki pieniężne w drodze ewidencjonuje się na bieżąco. Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

Zespół 2 – rozrachunki i rozliczenia -służą do ewidencji krajowych i zagranicznych

rozrachunków oraz rozliczeń. Konta zespołu 2 służą także do ewidencji i rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rachunkami i roszczeniami spornymi. Ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej, umożliwiającej wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń, ustalenia przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem wg kontrahentów.

Konto 201 -rozrachunki z odbiorcami i dostawcami służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług, należności z tytułu przychodów finansowych oraz należny od dokonanej sprzedaży VAT. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmuje się na koncie 221.

Po stronie Wn konta 201 ewidencjonujemy:

- spłatę zobowiązań wobec dostawców z tyt. robót i usług

- należność z tytułu podatku VAT

Po stronie Ma:

- rozliczenia uprzednio pobranych zaliczek

- zobowiązania według faktur od dostawcy z tytułu zakupu robót i usług

- podatek VAT naliczony

Saldo Wn w ciągu roku wykazuje stan należności względnie nadpłat zobowiązań.

Saldo Ma wykazuje stan zobowiązań względnie nadpłat należności.

W ciągu roku obrotowego należności i zobowiązania ujmuje się w księgach rachunkowych wg wartości nominalnych z dnia ich powstania, to znaczy w kwocie brutto razem z naliczonym podatkiem VAT. Na dzień bilansowy należności i zobowiązania wykazuje się w kwocie wymagającej zapłaty zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy o rachunkowości.

Prowadzona ewidencja analityczna na każdego kontrahenta i na podziałach klasyfikacji budżetowej umożliwia identyfikację poszczególnych rozrachunków, oraz ułatwia przeprowadzenie weryfikacji sald aby upewnić się co do jego poprawności a w razie potrzeby skorygować ewentualne błędy lub pomyłki. Prawidłowe saldo powinno być uzgodnione ze stanem wynikającym z dokumentów (faktur VAT, rachunków) odzwierciedlających operacje,

których dokonano z danym kontrahentem w ciągu roku obrotowego.

Konto 221 -należności z tytułu dochodów budżetowych służy do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych z wyjątkiem należności zabezpieczonych hipoteką ujmowanych na koncie 226.

Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy zmniejszające należności. Na koncie 221 ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Ewidencja szczegółowa do konta 221 jest prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej na oddzielnych kontach kontowych.

Zapisy na koncie 221 dokonywane są na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej. Odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału w korespondencji z kontem 290.

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek komputerowych, zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Na dzień bilansowy należności z tytułu dochodów budżetowych wycenia się w kwocie wymagającej do zapłaty, a zobowiązania w kwocie nadpłaty – wynikające z ewidencji podatkowej.

Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tyt. dochodów budżetowych, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki budżetowej z tyt. nadpłat w tych dochodach. Na koncie 221 nie ujmuje się należnych subwencji i dotacji zaliczanych do dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Konto 222 -rozliczenie dochodów budżetowych

służy do ewidencji zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych. Na stronie Wn ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu, w korespondencji z kontami 130. Na stronie Ma ujmuje się w ciągu roku budżetowego roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800. Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych, zrealizowanych lecz nie przelanych do budżetu. Saldo konta 222 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130.

Konto 223 -rozliczenie wydatków budżetowych

służy do ewidencji rozliczania zrealizowanych przez jednostkę budżetową wydatków budżetowych w tym wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się:

- w ciągu roku budżetowego okresowe przeniesienia, na podstawie sprawozdań budżetowych, zrealizowanych wydatków budżetowych, w tym wydatków budżetu państwa w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich na konto 800

- przelewy środków pieniężnych na pokrycie wydatków budżetowych oraz wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich, w korespondencji z kontem 130,

Na stronie Ma konta 223 ujmuje się

- wpływy środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, w tym wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich, w korespondencji z kontem 130. Na koniec roku obrotowego następuje przeksięgowanie zrealizowanych wydatków na konto 800.

Konto 224 – rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich służy do ewidencji rozliczenia przez organ dotujący udzielonych dotacji budżetowych,

Na stronie Wn konta 224 ujmuje się wartość dotacji przekazanych przez organ dotujący w korespondencji z kontem 130, a na stronie Ma – wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone w korespondencji z kontem 810.Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 powinna zapewniać możliwość ustalenia wartości przekazanej dotacji, według jednostek oraz przeznaczenia dotacji. Saldo Wn konta oznacza wartość niewykorzystanych, nierozliczonych dotacji lub wartość dotacji należnych do zwrotu w roku, w którym zostały przekazane.

Rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, są ujmowane na koncie 221.

Konto 225 -rozrachunki z budżetami

służy do ewidencji rozrachunków z budżetami z tyt. zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, VAT Po stronie Wn konta 225 ujmuje się wpłaty do budżetu, a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetów.

Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, saldo Ma stan zobowiązań wobec budżetów.

Dla podatku VAT podstawą ewidencji jest rejestr zakupu i sprzedaży na podstawie którego sporządza się deklaracje podatkowe.

Dla podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzona jest ewidencja kartotek wynagrodzeń każdego pracownika i innych osób fizycznych, na podstawie której sporządza się zestawienie z rozliczenia wynagrodzeń.

Konto 226 -długoterminowe należności budżetowe

służy do ewidencji należności długoterminowych lub długoterminowych rozliczeń z budżetem oraz należności zahipotekowanych. W urzędzie gminy dotyczy należności hipotecznych – sprzedaży ratalnej majątku gminy płatnych w następnych latach. Szczegółowa analityka według jednostek od których te należności występują prowadzona jest odręcznie na stanowisku do spraw ewidencji podatkowej. Celem przeniesienia długoterminowych należności z tyt. dochodów budżetowych do krótkoterminowych, informację do sporządzenia polecenia księgowania sporządza pracownik ds. ewidencji podatkowej.

Na stronie Wn 226 ujmuje się należności z tytułu dochodów budżetowych przeksięgowanych w związku z ustanowieniem hipoteki (w korespondencji z kontem 221).

Na stronie Ma następuje przeksięgowanie należności z tytułu dochodów budżetowych z tytułu ustania hipoteki.

Konto 226 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość długoterminowych należności.

Na dzień bilansowy należności wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty w latach

następnych ustalonej w decyzji o ich powstaniu.

Dokumentem źródłowym do założenia kont analitycznych jest akt notarialny.

Konto 229 -pozostałe rozrachunki publicznoprawne

służy do ewidencji rozrachunków publiczno – prawnych, a w szczególności:

-z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych

-deklaracji ubezpieczeń indywidualnych pracowników

-egzekucji

Na stronie Wn ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma zobowiązania, spłatę i zmniejszenia należności z tyt. rozrachunków publiczno-prawnych.

Ewidencja prowadzona jest dla każdego tytułu rozrachunku i podmiotu oddzielnie, z którym dokonywane są rozliczenia. Ewidencja analityczna prowadzona jest na imiennych kontach wynagrodzeń każdego pracownika, na podstawie których sporządzone jest zestawienie

wynagrodzeń za każdy miesiąc. Zestawienie to jest załącznikiem do sporządzenia PK ustalającego koszty danego miesiąca dotyczące poszczególnych rozrachunków. Na dzień bilansowy wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.

Konto 231 -rozrachunki z tytułu wynagrodzeń służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tyt. wypłat pieniężnych zaliczanych do wynagrodzeń wynikających z umowy o pracę, umów zleceń, umów agencyjno-prowizyjnych, wypłat zasiłków pokrywanych z ZUS,

Po stronie Wn konta 231 ewidencjonujemy:

- wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń

- wypłaty zasiłków z upoważnienia ZUS

- potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika

Po stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, saldo Ma stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń.

Na dzień bilansowy należności z tyt. wynagrodzeń wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.

Do konta 231 prowadzona jest ewidencja analityczna na imiennych kartach wynagrodzeń każdego pracownika, która pozwala na identyfikację wynagrodzeń.

Na podstawie imiennych kartotek pracownik ds. obsługi wynagrodzeń sporządza zestawienie wynagrodzeń za każdy miesiąc oddzielnie celem dokonania ewidencji zapisów na koncie księgi głównej.

Konto 234 -pozostałe rozrachunki z pracownikami służy do ewidencji należności, roszczeń zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

Po stronie Wn tego konta ewidencjonujemy:

-dokonywanie bieżących wydatków obciążających jednostki z wykorzystaniem kart płatniczych

-rozliczenie kart płatniczych i zwroty środków pieniężnych

-należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

-należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód.

Na stronie Ma:

-wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostek,

-rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych,

-spłata pożyczki z ZFŚS

-wpływy pozostałych należności od pracowników

Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, saldo Ma stan zobowiązań wobec pracowników.

Na dzień bilansowy rozrachunki z pracownikami wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.

Ewidencja analityczna prowadzona przy pomocy kont ksiąg pomocniczych, umożliwia identyfikację należności i zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika z uwzględnieniem tytułów rozliczeń. Ewidencja prowadzona jest przy użyciu komputera.

Konto 240 -pozostałe rozrachunki

służy do ewidencji pozostałych rozrachunków nie ujętych na innych kontach zespołu

2. Na koncie 240 ewidencjonuje się w szczególności:

- rozrachunki dot. sum depozytowych (kaucje, wadia przetargowe, zabezpieczenia należytego wykonania umów),

- rozrachunki z tytułu sum potrąconych pracownikom z listy płac,(składki i pożyczki z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, ubezpieczenia społeczne, zajęcia na mocy prawomocnych wyroków sądowych i innych tytułów egzekucyjnych),

- rozrachunki z tytułu sum na zlecenie

- roszczenia sporne,

- pozostałe rozrachunki,

- korekty z tytułu mylnych obciążeń i uznań rachunków.

Na stronie Wn księguje się należności i roszczenia oraz spłaty i zmniejszenia zobowiązań a na stronie Ma powstanie zobowiązań oraz spłaty , zmniejszenia należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa do konta 240 umożliwia ustalenie stanu rozrachunków i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

Konto 290 -odpisy aktualizujące należności służy do ewidencji odpisów aktualizacyjnych należności.

Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma zwiększenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma zwiększenie wartości odpisów aktualizujących należności. Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.

Konto 290 na koniec kwartału wykazuje saldo strony Ma. Saldo to na koniec roku pomniejsza w bilansie urzędu jako jednostki budżetowej stan należności wykazywanych w poz. B.II.1.4. „pozostałe należności”.

Zespół „4” - „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”

Konta zespołu „4” służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia.

Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania niezależnie od terminu ich zapłaty. Zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów korygujących koszty np. noty czy faktury korygujące. Nie księguje się na kontach zespołu „4” kosztów finansowych z funduszy celowych i innych oraz kosztów inwestycji, pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów operacji finansowych i strat nadzwyczajnych. Ewidencję szczegółową do kont zespołu 4 prowadzi się według podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz oraz w sposób umożliwiający sporządzanie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach, obowiązujących jednostkę.. Wymienione niżej paragrafy łączy się w grupę zespołu „4”

Konto 400 „Amortyzacja” –

służy do ewidencji naliczanych odpisów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe lub amortyzacja sa dokonywane stopniowo wg stawek amortyzacyjnych. Na stronie Wn konta 40o ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne w korespondencji z kontem 071, a na stronie Ma ewentualne zmniejszenia odpisów amortyzacyjnych, przeniesienie kosztów amortyzacyjnych na wynik finansowy – konto 860.

Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

Konto 401 – Zużycie materiałów i energii –

służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej. Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenia poniesionych kosztów z tytułu materiałów energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów i energii na konto 860. Koszty ujmowane na koncie 401 powinny odpowiadać -w zakresie zużycia energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody kosztom klasyfikowanych w § 4260, a w zakresie zużycia materiałów – kosztom klasyfikowanym w następujących § wydatków:

a/ 4210 – zakup materiałów i wyposażenia

b/ 4220 – zakup środków żywności

c/ 4240 – zakup pomocy naukowych, dydaktycznych, książek

Konto 402 – usługi obce –

służy do ewidencjonowania kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie ma konta 402 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

Koszty ewidencjonowane na koncie 402 obejmują w szczególności koszty klasyfikowane w paragrafach:

a/ § 4270 – zakup usług remontowych,

b/§ 4300 – zakup usług pozostałych,

c/ § 4350 – zakup usług dostępu do sieci internet,

d/ § 4360 – opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej,

e/ § 4370 – opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej,

f/ § 4380 – zakup usług dotyczących tłumaczenia tekstów.

g/§ 4390 – zakup usług obejmujących wykonanie analiz, ekspertyz i opinii

h/ § 4400 – opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe.

Konto 403 -podatki i opłaty –

służy do ewidencjonowania w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłaty notarialnej, opłaty skarbowej i opłaty administracyjnej. Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kos ztów oraz na dzień bilansowy – przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860. Wymienione niżej paragrafy łączy się w grupę zespołu „4” -§ 4520 – opłaty na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego, § 4530 – podatek VAT

Konto 404 – Wynagrodzenia

służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowę zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów z godnie z odrębnymi przepisami.

Na stronie Wn konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (bez potrąceń z różnych tytułów dokonanych na listach płac)

Na stronie Ma księguje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Na koncie 404 ujmuje się koszty odpowiadające paragrafom wydatków:

a/ § 4010 – wynagrodzenia osobowe pracowników,

b/ § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne,

c/ § 4100 – wynagrodzenie agencyjne, prowizyjne,

d/ § 4170 – wynagrodzenie bezosobowe

Konto 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia –

służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Na stronie Ma konta ujmuje się zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i innych świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Na koncie 405 ujmuje się koszty odpowiadające paragrafom wydatków:

a/ § 3020 – wydatki osobowe nie zaliczane do wynagrodzenia,

b/ § 4110 – składki na ubezpieczenie społeczne,

c/ § 4120 – składki na fundusz pracy,

d/ § 4440 – odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

e/ § 4700 – szkolenia pracowników.

F/ § 4280 – zakup usług zdrowotnych

Konto 409 – pozostałe koszty rodzajowe –

służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenia oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860. Na koncie 409 ujmuje się koszty odpowiadające paragrafom wydatków:

a/ § 3030 – różne wydatki na rzecz osób fizycznych,

b/ § 3040 – nagrody o charakterze szczególnym niezaliczane do wynagrodzenia,

c/ § 3240 – stypendia dla uczniów,

d/ § 3260 – inne formy pomocy dla uczniów,

e/ § 4410 – podróże krajowe służbowe,

f/ § 4420 – podróże służbowe zagraniczne

g/ § 4430 – różne opłaty i składki

Konto – 410 – inne obciążenia –

służy do ewidencji kosztów odpowiadających takim paragrafom wydatków jak:

a/ § 3110 – świadczenia społeczne

b/ § 2850 – wpłaty na rzecz izb rolniczych w wysokości 2% uzyskanych wpływów z podatku rolnego

c/ § 2910 -zwrot dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w nadmiernej wysokości

d/ § 4590-kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób fizycznych

e/ § 4600 – kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób prawnych

Konto 490 – rozliczenie kosztów –

nie prowadzi się ewidencji na koncie 490. Koszty ewidencjonowane są wyłącznie na kontach zespołu „4”, bez dalszego ich rozbicia na konta zespołu „5”.

Konta zespołu 6 - „Produkty” służą do ewidencji kosztów rozliczanych w czasie.

Konto 640 – rozliczenia międzyokresowe kosztów –

służy do ewidencji kosztów przyszłych okresów. Na stronie Wn tego konta ujmuje się koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, dotyczące kosztów przyszłych okresów. Na stronie Ma konta 640 ujmuje się utworzenie rezerwy na wydatki przyszłych okresów oraz zaliczanie do kosztów okresu sprawozdawczego kosztów poniesionych w okresach poprzednich. Saldo Wn konta 640 wyraża koszty przyszłych okresów a saldo Ma – rezerwy na wydatki przyszłych okresów.

Zespół 7 – przychody, dochody i koszty

Konta zespołu „7” służą do ewidencji:

- przychodów i kosztów ich osiągnięcia z tytułu sprzedaży produktów, towarów, przychodów i kosztów operacji finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych

- podatków nie ujętych na koncie 403

- dotacji i subwencji otrzymanych, które wpływają na wynik finansowy, oraz dotacji przekazanych

Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości oraz obliczania podatków.

Konto 720 – przychody z tytułu dochodów budżetowych –

służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta ujmuje się odpisy z tytułu dochodów budżetowych , a na stronie Ma ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 720 zawiera wyodrębnione przychody z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego. W zakresie podatkowych i niepodatkowych dochodów budżetowych ewidencja szczegółowa jest prowadzona według zasad rachunkowości podatkowej, natomiast w zakresie podatków pobieranych przez inne organy ewidencję szczegółową stanowią sprawozdania o dochodach budżetowych sporządzane przez te organy. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody z tytułu dochodów budżetowych na stronę Ma konta 860.

Konto 740 -dotacje i środki na inwestycje –

służy do ewidencji dotacji otrzymanych

Konto 750 -przychody finansowe –

służy do ewidencji przychodów finansowych niestanowiących dochodów budżetowych. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji

finansowych, a w szczególności przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należności, dodatnie różnice kursowe. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 powinna zawierać wyodrębnione przychody finansowe z tytułu udziału w innych podmiotach gospodarczych, należne jednostce odsetki od pożyczek zapłacone odsetki za zwłokę należności. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750). Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda.

Konto 751 – koszty finansowe – służy do ewidencji kosztów finansowych. Na stronie Wn konta 751 ujmuje się w szczególności wartość sprzedanych udziałów, akcji i papierów wartościowych, odsetki od obligacji, odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji, dyskonto przy sprzedaży weksli, czeków obcych i papierów wartościowych, ujemne różnice kursowe, z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 751 zapewnia wyodrębnienie w zakresie kosztów operacji finansowych-zarachowane odsetki od pożyczek i odsetki za zwłokę od zobowiązań. W końcu roku obrotowego przenosi się koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma konto 751). na koniec roku konto 751 nie wykazuje salda.

Konto 760 -pozostałe przychody operacyjne

służy do ewidencji przychodów i kosztów nie związanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki, otrzymane kary, grzywny, darowizny przychody ze sprzedaży środków trwałych. Przypadające na dany rok budżetowy należności za sprzedany na raty majątek ewidencjonuje się na stronie Ma konta 760, Wn konta 840.Dane na tym koncie ujmowane są zbiorczo za okresy sprawozdawcze.

W końcu roku obrotowego saldo Ma konta 760 przenosi się na stronę Wn konta 860.

Na koniec roku obrotowego konto 760 nie wykazuje salda.

Konto 761 -pozostałe koszty operacyjne

służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki. W szczególności na stronie Wn konta 761 ujmuje się koszty osiągnięcia pozostałych przychodów w wartościach cen zakupu lub nabycia materiałów, pozostałe koszty operacyjne do których zalicza się kary, odpisane przedawnienia, umorzone i nieściągalne należności, odpisy aktualizujące od należności, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane środki obrotowe. Konto 761 służy również do ewidencji zapisów uzupełniających. W końcu roku obrotowego przenosi się na stronę Wn konta 490 – koszty związane z zakupem i sprzedażą składników majątku, na stronę Wn konta 860 pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 761. Na koniec roku konto 761 nie wykazuje salda.

Konto 770 -zyski nadzwyczajne –

służy do ewidencjonowania dodatnich skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia, następujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia. Na stronie Ma konta 770 ujmuje się w szczególności przyznane lub otrzymane odszkodowania, dotyczące zdarzeń losowych. Na stronie Wn konta 770 ujmuje się korekty uprzednio zaksięgowanych zysków nadzwyczajnych. W końcu roku obrotowego przenosi się zyski nadzwyczajne na stronę Ma konta 860. Na koniec roku obrotowego konto 770 nie wykazuje salda.

Konto 771 -straty nadzwyczajne –

służy do ewidencji ujemnych skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia, następujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej powstania. Na stronie Wn konta 771 ujmuje się poniesione straty nadzwyczajne, a w szczególności szkody spowodowane zdarzeniami trudnymi do przewidzenia, następującymi poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanymi z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia. Na stronie Ma konta 771 ujmuje się korekty strat nadzwyczajnych (zmniejszenia). Na konie roku obrotowego konto 771 nie wykazuje salda.

Konta zespołu „8” -Fundusze i wynik finansowy -służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

Konto 800 -fundusz jednostki

służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszy, a na stronie Ma – jego zwiększenia.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma – jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki.

Na stronie Wn ujmuje się min:

a/ przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860,

b/ przeksięgowanie pod datą sprawozdania budżetowego zrealizowanych dochodów z konta 222,

c/ przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystywanych na inwestycje z konta 810,

d/ różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych,

e/ wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i inwestycji.

Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

-przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860.

-przeksięgowanie pod datą sprawozdania finansowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223,

-wpływ środków przeznaczonych na realizowanie inwestycji

-różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych,

-nieodpłatne otrzymanie środków trwałych z inwestycji.

Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki. Na dzień bilansowy wycenia się wg wartości nominalnej.

Konto 810 -dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

służy do ewidencji dotacji budżetowych, płatności z budżetu środków europejskich oraz środków z budżetu na inwestycje. Na stronie Wn konta 810 ujmuje się:

- wartość dotacji przekazanych z budżetu w części uznanej za wykorzystane lub rozliczone, w korespondencji z kontem 224

- wartość płatności z budżetu środków europejskich uznanych za rozliczone, w korespondencji z kontem 224

- równowartość wydatków dokonanych przez jednostki budżetowe ze środków budżetu na finansowanie inwestycji.

Na stronie Ma konta 810 ujmuje się przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, salda konta 810 na konto 800. Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda.

Konto 840 -rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych rozliczeń międzyokresowych i rezerw.

Na stronie Ma konta 840 ujmuje się utworzenie i zwiększenie rezerwy, a na stronie Wn ich zmniejszenia lub rozwiązanie.

Na stronie Ma konta 840 ujmuje się również powstanie i zwiększenia rozliczeń międzyokresowych przychodów, a na stronie Wn – ich rozliczenie poprzez zaliczenie ich do przychodów roku obrotowego lub zysków nadzwyczajnych. W urzędzie gminy na koncie tym ewidencjonowane są w korespondencji z kontem 226.

Sprzedaż majątku ze spłatą na raty roczne.

Ewidencja szczegółowa umożliwia ustalenie stanu rozliczeń międzyokresowych przychodów z poszczególnych tytułów oraz przyczyny ich zwiększeń i zmniejszeń.

Konto 840 może wykazywać saldo ma, które oznacza stan rozliczeń międzyokresowych przychodów przyszłych okresów do tej pory nie rozliczanych.

Na dzień bilansowy wycenia się wg wartości nominalnej.

Konto 851 -zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Środki pieniężne tego funduszu wyodrębnione są na specjalnym rachunku bankowym „135-01”.

Po stronie Wn konta ewidencjonujemy świadczenia wypłacane pracownikom.

Po stronie Ma ewidencjonujemy:

-odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

-odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym ZFŚS

-naliczenia kosztów obsługi udzielanych pożyczek mieszkaniowych (odsetki)

Zasady wyceny – zgodnie z zapisem art. 28 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości wycenia się w wartości nominalnej.

Ewidencja prowadzona jest przy użyciu komputera, która umożliwia wyodrębnienie stanu

zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Na dzień bilansowy wycenia się w wartości nominalnej.

Konto 860 -wynik finansowy

służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki

W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

- poniesionych kosztów, w korespondencji z kontami zespołu 4, -400,401,402,403,404,405, 409 i 410.

- kosztów operacji finansowych w korespondencji z kontem 751,761

- strat nadzwyczajnych w korespondencji z kontem 771

- obowiązkowych zmniejszeń wyniku finansowego w korespondencji z kontem 870

Na stronie ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:

- uzyskanych przychodów w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7

- dotacji otrzymanych na finansowanie działalności podstawowej w korespondencji z kontem 740

-zysków nadzwyczajnych w korespondencji z kontem 770.

Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki. Saldo Wn stratę netto, saldo Ma – zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800. Do konta 860 nie prowadzi się kont analitycznych.

Konta pozabilansowe

Konto 980 -plan finansowy wydatków budżetowych

służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych.

Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego korekty.

Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:

1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych;

2) wartość planu niewygasających wydatków budżetowych do realizacji w roku następnym;

3) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.

Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych.

Konta 980 nie wykazuje na koniec roku salda.

Konta 980 nie prowadzi się. Ewidencję wydatków na tym koncie stanowi wydruk konta 130 (Ma 130).Natomiast ewidencję planu wydatków budżetowych i jego zmian budżetowych stanowią wydruki komputerowe z systemu budżet „budżet – realizacja”.

Konto 981 -plan finansowy niewygasających wydatków

służy do ewidencji planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych.

Na stronie Wn konta 981 ujmuje się plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych.

Na stronie Ma konta 981 ujmuje się:

1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych obciążających plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych;

2) wartość planu niewygasających wydatków budżetowych w części niezrealizowanej lub wygasłej.

Ewidencję szczegółową do konta 981 prowadzi się w szczegółowości planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych.

Konto 981 nie powinno wykazywać salda na koniec roku. przyszłych. Na koniec roku konto 981 może wykazywać saldo Ma oznaczające

zaangażowanie wydatków środków europejskich.

Konto 998 -zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Do konta 998 prowadzi się oddzielny dziennik obrotów, który uzgadniany jest w okresach miesięcznych z analityką konta 998.

Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:

-równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,

-równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego,

-równowartość wydatków niewygasających zrealizowanych w danym roku ze środków zgromadzonych na rachunku środków niewygasających.

Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji, zleceń i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

Konto 999 -zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat

oraz niewygasających wydatków, które mają być realizowane w latach następnych.

Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczony do realizacji w roku bieżącym.

Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych.

Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

Zasady klasyfikacji zdarzeń wynikają z komentarza do planu kont ujętego w załączniku nr 2

do „rozporządzenia”.

W jednostce samorządu terytorialnego – Gmina Rewal

Zakładowy plan kont dla organu finansowego obejmuje następujące konta

Wykaz kont bilansowych:

133 – rachunek budżetu

134 – kredyty bankowe

135 – rachunek środków na niewygasające wydatki

140 – środki pieniężne w drodze

222 – rozliczenie dochodów budżetowych

223 – rozliczenie wydatków budżetowych

224 – rozrachunki budżetu

225 – rozliczenie niewygasających wydatków

240 – pozostałe rozrachunki

250 – należności finansowe

260 – zobowiązania finansowe

901 – dochody budżetu

902 – wydatki budżetu

903 – niewykonane wydatki

904 – niewygasające wydatki

909 – rozliczenia międzyokresowe

960 – skumulowane wyniki budżetu

961 – wynik wykonania budżetu

962 – wynik na pozostałych operacjach

Zasady funkcjonowania kont bilansowych:

(w tym: prowadzenie ksiąg pomocniczych i powiązanie z kontami księgi głównej)

Konto 133 -Rachunek budżetu

służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu. Zapisy księgowe na tym koncie dokonywane są wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych i muszą być zgodne z zapisami dokumentów pomiędzy jednostką a bankiem. W razie stwierdzenia błędu w dokumentach bankowych księguje się sumę zgodnie z wyciągiem, a różnice wynikające z błędu przenosi się na konto 240 jako „sumy do wyjaśnienia”.

Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu w tym również spłaty dotyczące kredytu udzielonego przez bank na rachunek budżetu oraz

wpłaty kredytów przelanych przez bank w korespondencji z kontem 134. Na stronie Ma księguje się wypłaty z rachunku budżetu w tym również wypłaty dokonane w ramach kredytu udzielonego przez bank na rachunku budżetu oraz spłaty kredytów w korespondencji z kontem 134. Na koncie tym ujmowane są operacje związane z realizacją dochodów w postaci środków z budżetu Unii Europejskiej oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.

Na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane ze środków rachunku bieżącego budżetu gminy, oraz środki na nie wygasające wydatki.

Konto 133 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma.

Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku budżetu, a saldo Ma konta 133 kwotę wykorzystanego kredytu bankowego udzielonego przez bank.

Zgodnie z art. 28 ust 1 pkt . 10 ustawy o rachunkowości wycenia się w wartości nominalnej.

Konto 134 – kredyty bankowe-

służy do ewidencji zaciągniętych kredytów bankowych na finansowanie budżetu. Na stronie Wn tego konta ewidencjonujemy spłatę lub umorzenie kredytu w korespondencji z kontem 133, 962. Po stronie Ma ewidencjonujemy kredyt bankowy na sfinansowanie budżetu w korespondencji z kontem 133 lub 962.

Konto 134 może wykazywać saldo Ma oznaczające zadłużenie z tytułu zaciągniętych kredytów na finansowanie budżetu. Stan konta wycenia się w kwocie przypadającej do zapłaty.

Ewidencja analityczna do konta 134 umożliwia ustalenie stanu zadłużenia, wg umów kredytowych, z podziałem na banki finansujące.

Konto 135 – rachunek środków na niewygasające wydatki –

służy do ewidencji operacji pieniężnych na rachunku bankowym środków na niewygasające wydatki. Zapisy na koncie 135 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek środków na niewygasające wydatki w korespondencji z kontem 133. na stronie Ma konta 135 ujmuje się wypłaty z rachunku środków na niewygasające wydatki na pokrycie wydatków niewygasających w korespondencji z kontem 225. Konto 135 może wykazywać saldo Wn oznaczające stan środków pieniężnych na rachunku środków na niewygasające wydatki.

Konto 140 -środki pieniężne w drodze –

służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze w tym:

-środków otrzymanych z innych budżetów w przypadku, gdy środki te zostały przekazane w poprzednim okresie sprawozdawczym i są objęte wyciągiem bankowym z datą następnego okresu sprawozdawczego,

-kwot wpłacanych przez inkasentów za pośrednictwem poczty lub bezpośrednio do banku z tytułu dochodów budżetowych w przypadku potwierdzenia wpłaty przez bank w następnym okresie sprawozdawczym,

-przelewów dochodów budżetowych zrealizowanych przez bank płatnika w okresie sprawozdawczym i objętych wyciągami bankowymi z rachunku bieżącego budżetu w następnym okresie sprawozdawczym Stosownie do przyjętych technik księgowania środki pieniężne w drodze mogą być ewidencjonowane na bieżąco lub na przełomie okresów sprawozdawczych. Na stronie Wn konta 140 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Konto 140 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

Konto 222 -rozliczenia dochodów budżetowych

służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tyt. zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych wynikających z okresowych sprawozdań jednostek.

Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe zrealizowane w urzędzie jako jednostce budżetowej oraz zrealizowane przez pozostałe jednostki budżetowe gminy w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek budżetowych Rb-27S w korespondencji z kontem 901.

Na stronie Ma konta 222 ujmuje się przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu, dokonywane przez urząd i jednostki budżetowe w korespondencji z kontem 133.

Dochody jednostek to: odsetki od rachunków bankowych, wpływy z usług, czynsze z tyt. wynajmu hal sportowych, wpływy z tyt. mandatów i.t.p.

Ewidencja analityczna poprzez stosowanie podziałek klasyfikacji budżetowej umożliwia ustalenie rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tyt. zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych. Konto 222 na koniec roku nie powinno wykazywać salda.

Konto 223 rozliczenie wydatków budżetowych

służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonywanych przez te jednostki wydatków budżetowych. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku bieżącego budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych w korespondencji z kontem 133.

Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek w korespondencji z kontem  

902. Ewidencja analityczna prowadzona jest wg jednostek budżetowych, która umożliwia ustalenie kwot przelanych na rachunki jednostek na pokrycie wydatków, saldo Wn oznacza stan przelanych lecz nie wykorzystanych środków. Na koniec roku konto 223 nie wykazuje salda.

Konto 224-rozrachunki budżetu

służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności:

1) rozliczeń dochodów realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego,

2)rozrachunków z tyt. udziałów w dochodach innych budżetów (dot. udziałów podatku dochodowego),

3)rozrachunków z tyt. dotacji i subwencji,

4)rozrachunków z tyt. dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa (opłaty za dowody osobiste, podatek VAT, specjalistyczne usługi opiekuńcze, nienależnie pobrane świadczenie rodzinne, zaliczki alimentacyjne z lat ubiegłych i odsetki od tych świadczeń).

Saldo Wn konta 224 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 224 stan zobowiązań budżetu z tyt. pozostałych rozrachunków.

Ewidencja szczegółowa umożliwia ustalenie stanu należności i zobowiązań wg poszczególnych tytułów i budżetów.

Na dzień bilansowy należności i zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.

Konto 225 -rozliczenie niewygasających wydatków

służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki niewygasających wydatków.

Na stronie Wn konta 225 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie niewygasających wydatków jednostek budżetowych.

Na stronie Ma konta 225 ujmuje się wydatki zrealizowane przez jednostki budżetowe oraz przelewy środków niewykorzystanych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im środków na realizację niewygasających wydatków.

Konto 225 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan nierozliczonych środków przekazanych jednostkom budżetowym na realizację niewygasających wydatków

Konto 240 -pozostałe rozrachunki

służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu , z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach 222, 223, 224, 225, 250, 260.

Ewidencja szczegółowa do tego konta powinna umożliwić ustalenie stanu rozrachunków według poszczególnych tytułów oraz według kontrahentów. Konto 240 może wykazywać saldo. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków.

Konto 250 -należności finansowe

służy do ewidencji należności finansowych, a w szczególności z tytułu udzielonych pożyczek. Na stronie Wn konta 250 ujmuje się powstanie i zwiększenie należności finansowych, a po stronie Ma ich zmniejszenie.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest z poszczególnymi kontrahentami wg tytułów należności. Saldo Wn oznacza stan należności finansowych, saldo Ma stan nadpłat z tyt. należności finansowych. Kwotę udzielonej pożyczki wycenia się wg wartości nominalnej.

Konto 260 -zobowiązania finansowe

służy do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych instrumentów finansowych (np. obligacji).

Na stronie Wn konta 260 ujmuje się wartość spłaconych zobowiązań finansowych, a na stronie Ma ujmuje się wartość zaciągniętych zobowiązań finansowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest oddzielnie dla każdego kontrahenta na podstawie zawartej umowy według tytułów zobowiązań.

Konto 260 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nadpłaconych zobowiązań finansowych, a saldo Ma stan zaciągniętych zobowiązań finansowych.

Na dzień bilansowy wykazuje się w kwocie wymagającej do zapłaty.

Konto 290 – odpisy aktualizujące należności –

służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności. Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma zwiększenie wartości odpisów aktualizujących należności. Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.

Konto 901 -dochody budżetu

służy do ewidencji osiągniętych dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn ujmuje się przeniesienie z końcem roku sumy dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego, na konto 961. Na stronie Ma ujmuje się dochody budżetu na podstawie sprawozdań jednostek budżetowych w korespondencji z kontem 222, sprawozdań innych organów w zakresie dochodów budżetów jednostek samorządu terytorialnego w korespondencji z kontem 224, oraz inne dochody budżetowe w korespondencji z kontem 133, z tytułu rozrachunków z innymi budżetami za dany rok budżetowy w korespondencji z kontem 224.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej. Saldo Ma konta 901 oznacza sumę dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego osiągniętych za dany rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961.

Konto 902 -wydatki budżetu

służy do ewidencji wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn ujmuje się wydatki jednostek budżetowych na podstawie ich sprawozdań w korespondencji z kontem 223 pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. Na stronie Ma konta 902 ujmuje się przeniesienie z końcem roku wydatków budżetowych na konto 961. Saldo Wn oznacza sumę dokonanych wydatków budżetu za dany rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961.

Konto 903 -niewykonane wydatki

służy do ewidencji niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych. Na stronie Wn 903 ujmuje się wartość niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych w korespondencji z kontem 904. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 903 przenosi się na konto 961.

Konto 904 -niewygasające wydatki

służy do ewidencji niewygasających wydatków podjętych uchwałą organu stanowiącego.

Po stronie Wn ujmuje się:

a) wydatki jednostek budżetowych dokonane w ciężar planu niewygasających wydatków na podstawie ich sprawozdań budżetowych w korespondencji z kontem 225,

b) przeniesienie równowartości wydatków dokonanych z wyodrębnionych rachunków środków finansowych funduszy pomocowych objętych planem niewygasających wydatków w korespondencji z kontem 960 – „ Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”,

c) przeniesienie niewygasających wydatków na dochody budżetowe.

Na stronie Ma konta 904 ujmuje się wielkość zatwierdzonych niewygasających wydatków.

Konto 904 może wykazywać saldo Ma do czasu zrealizowania wydatków niewygasających lub do czasu wygaśnięcia planu niewygasających wydatków.

Konto 909 -rozliczenia międzyokresowe –

służy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych. Na stronie Ma ujmuje się przychody finansowe stanowiące dochody przyszłych okresów (np. subwencje i dotacje przekazane w grudniu dotyczące następnego roku budżetowego).

Konto 960 -skumulowane wyniki budżetu

służy do ewidencji stanu skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W ciągu roku konto 960 przeznaczone jest do ewidencji operacji dotyczących zmniejszenia lub zwiększenia skumulowanych nadwyżek lub niedoborów budżetu. Na stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962. Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego deficytu budżetu, a saldo Ma konta 960 stan skumulowanej nadwyżki budżetu.

Konto 961 -wynik wykonania budżetu

służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki z wyjątkiem części dotyczącej finansowania programów ze środków pomocowych. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku wydatków budżetu w korespondencji z kontem 902, oraz niewykonanych wydatków w korespondencji z kontem 903. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu w korespondencji z kontem 901. Na koniec roku konto 961 może wykazywać salda Wn lub Ma. Saldo Wn konta oznacza stan deficytu budżetu, saldo Ma stan nadwyżki budżetowej za dany rok. W roku następnym pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu saldo konta 961 przenosi się na konto 960.

Konto 962 -wynik na pozostałych operacjach

służy do ewidencji pozostałych operacji niekasowych wpływających na wynik wykonania budżetu.

Na stronie Wn konta 962 ujmuje się w szczególności koszty finansowe oraz pozostałe koszty operacyjne związane z operacjami budżetowymi.

Na stronie Ma konta 962 ujmuje się w szczególności przychody finansowe oraz pozostałe przychody operacyjne związane z operacjami budżetowymi. Na koniec roku konto 962 może

wykazywać saldo Wn oznaczające nadwyżkę kosztów nad przychodami lub saldo Ma oznaczające nadwyżkę przychodów nad kosztami. Pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu saldo konta 962 przenosi się na konto 960.

2. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych

nośnikach danych

Wykaz modułów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych wraz z opisem ich działania

- SYSTEM ZUS -Płatnik -program rejestracyjny, naliczanie i odprowadzanie składek ZUS,

- BESTIA – program do obsługi budżetu (sporządzanie budżetu, zmian budżetu oraz sprawozdawczości budżetowej).

- System Finansowo-Księgowy  składa się z następujących modułów (opis modułów i funkcjonalności źródło: ZETO Koszalin) – opis systemu stanowi załącznik Nr B

FINANSE i KSIĘGOWOŚĆ

Oferowany system finansowo-księgowy zapewnia prowadzenie oddzielnej ewidencji księgowej dla Organu, jednostki i funduszy oraz umożliwia obsługę wydziału finansowego w zakresie wprowadzania planu kont w układzie syntetycznym i analitycznym z podziałem na:

- bilansowe i pozabilansowe,

- rozrachunkowe i nie rozrachunkowe;

- prowadzenia dziennika zapisów księgowych

- ewidencji dokumentów księgowych w układzie zapisów księgowych i dekretacji budżetowej.

Aplikacja umożliwia -na podstawie wprowadzonych dokumentów

- symulację sald i obrotów (bez konieczności zaksięgowania dokumentu można sprawdzić stan konta),

- prowadzenie ewidencji dokumentów księgowych w rozbiciu na rodzaje dokumentów,

- ewidencji obrotów i sald na wszystkich kontach analitycznych,

- scalenia ewidencji sald i obrotów dla Organu, jednostki i funduszy,

- możliwości przedstawienia stanu w każdej chwili, na dowolnie wybranym koncie, zakresie kont lub dla użytkownika,

- wydruk analitycznych i syntetycznych zestawień sald i obrotów (dokumenty zaksięgowane i nie zaksięgowane),

- automatyczne księgowanie na wynik finansowy,

- automatyczne tworzenie bilansu otwarcia na rok następny

- obsługi słowników.

W aplikacji wyciąg bankowy księgowany jest z podziałem na poszczególne podatki (półsyntetycznie), natomiast indywidualne wpłaty podatników spod wyciągu księgowane są analitycznie na kartę podatnika.

Księgowania w systemie FK są ściśle powiązane z modułem BUDŻET, tzn. w momencie wprowadzania dokumentów związanych z dochodami lub wydatkami (dekretacja na dział, rozdział, paragraf, zadanie ) istnieje możliwość kontroli z planem na poszczególnych liniach budżetu. W danym momencie prezentowane jest również dotychczasowe wykonanie.

BILANS

Moduł umożliwia tworzenia bilansów jednostkowych i zbiorczych. Bilanse jednostkowe powstają na formularzach bilansowych z wykorzystaniem wprowadzonych zapisów księgowych na poszczególnych kontach. Użytkownik po przypisaniu odpowiednich kont do formularza uruchamia funkcję, która zaczytuje dane z bazy. Uzyskane bilanse jednostkowe w formie papierowej i elektronicznej -przekazywane są do jednostki nadrzędnej. Po zaczytaniu poszczególnych budżetów jednostkowych następuje ich scalenie i na tej podstawie tworzony jest zbiorczy bilans dla GMINY.

BUDŻET

Aplikacja zapewnia:

1. możliwość prowadzenia budżetu w podziale na:

- jednostki organizacyjne,

- dysponenta budżetu,

- zadania własne, zlecone, powierzone,

- zadania rzeczowe.

2. tworzenie projektu budżetu z możliwością wykorzystania budżetu roku poprzedniego, poprzez przeniesienie linii budżetu oraz symulację polegającą na zmianie kwot wykonanych dla zaznaczonych linii budżetu o kwotę lub %, (projekt budżetu nie współpracuje z systemem FK ). W tworzeniu projektu zachowany jest podział na dział, rozdział, paragraf (dochody, wydatki ) i opcjonalnie zadania:

– zatwierdzenie projektu budżetu jako prowizorium, (w przypadku zatwierdzonego prowizorium ewentualne księgowania w systemie FK są odnotowywane jako realizacja budżetu),

– zatwierdzenie prowizorium jako uchwalonego budżetu wraz z podaniem podstawy prawnej,

– ewidencja zmian w budżecie (zatwierdzanych przez Radę lub Zarząd),

– kontrola realizacji budżetu -zestawienia,

– ewidencję wykonania w budżecie na podstawie sprawozdań z jednostek podległych,

– symulację wprowadzonych zmian bez potrzeby ich zatwierdzania,

– symulację wykonania budżetu na podstawie wprowadzonych dokumentów księgowych,

– kontrolę realizacji budżetu -zestawienia,

– ewidencję wykonania w budżecie w oparciu o sprawozdania z jednostek podległych,

– możliwość automatycznego zaczytania sprawozdań jednostkowych,

– automatyczne księgowanie sprawozdań do FK zgodnie z utworzonymi szablonami księgowania,

– scalanie budżetów jednostek podległych,

– tworzenie i emisję standardowych sprawozdań jednostkowych i zbiorczych (Rb-27S, Rb-28S, Rb-50),

– możliwość zaczytywania sprawozdawczości jednostkowej i zbiorczej do systemu BeSTi@

– możliwość zaczytywania zaangażowania z kont pozabilansowych,

– możliwość automatycznego zaczytania z bazy danych podatkowych informacji o:

a/ należnościach,

b/ zaległościach,

c/ zobowiązaniach,

d/ dla każdego przypisanego w systemie podatku,

e/ obsługa słowników:

f/ jednostek organizacyjnych,

g/ działów,

h/ rozdziałów,

i/ paragrafów,

j/ dysponentów,

k. zadań.

HARMONOGRAMOWANIE BUDŻETU

Celem modułu HARMONOGRAMOWANIE BUDŻETU jest utworzenie – w oparciu o układ wykonawczy budżetu – harmonogramu realizacji dochodów i wydatków dla jednostek samorządu terytorialnego w danym roku budżetowym.

System umożliwia:

1. Tworzenie dowolnych grup dochodów i wydatków poprzez przypisanie odpowiednich paragrafów.

2. Podział układu wykonawczego budżetu na dowolne jednostki czasu (kwartał, miesiąc) zgodnie z utworzonymi grupami dochodów i wydatków oraz wskazaniem kwoty dochodów i wydatków narastająco w kwartale.

3. W harmonogramie wydatków przypisanie utworzonych grup wydatków do poszczególnych jednostek organizacyjnych.

4. Modyfikację kwot utworzonego planu z zachowaniem kontroli na poziomie całego budżetu.

5. Proporcjonalne rozłożenie na poszczególne miesiące/kwartały kwot wprowadzonych zmian budżetowych.

6. Wydruk harmonogramu realizacji dochodów i wydatków.

7. Automatyczne utworzenie przelewów zgodnie z określonymi terminami.

W słowniku grup dochodów i wydatków użytkownik możliwość tworzenia dowolnych grup dochodów np. wg źródeł powstawania – dotacje, subwencje, dochody własne , czy wydatków w podziale na bieżące, majątkowe i in. Na podstawie wprowadzonych słowników użytkownik ma możliwość tworzenia harmonogramów w ramach roku oddzielnie dla dochodów i wydatków w podziale na kwartały i miesiące wg:

- grup,

- jednostek organizacyjnych,

- jednostek organizacyjnych w grupach.

W utworzonych harmonogramach użytkownik ma możliwość -przez modyfikację -zmiany kwoty w poszczególnych miesiącach lub kwartałach z zachowaniem zasady, że wprowadzone zmiany nie zmieniają kwoty planu budżetowego. Do wszystkich wprowadzonych i zatwierdzonych harmonogramów można blokować dostęp przed niezamierzonymi zmianami.

W tarcie pracy z harmonogramem istnieje na podglądzie dostęp do wykazu uchwał, które wpłynęły na zmianę planu budżetowego i są ujęte w harmonogramie.

Wszystkie nowe zmiany wprowadzone do planu budżetowego są automatycznie zaczytywane (za zgodą użytkownika) do harmonogramu przy kolejnym uruchomieniu modułu.

UPOMNIENIA PODATKOWE / TYTUŁY WYKONAWCZE

Moduł obsługi Upomnień podatkowych i Tytułów Wykonawczych jest integralną częścią systemu PODATKI. Wspomaga kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych wobec Urzędu. Umożliwia wystawianie i prowadzenie ewidencji upomnień oraz tytułów wykonawczych

Realizuje następujące funkcje:

– prowadzenie ewidencji wystawionych upomnień, ,

– odnotowanie daty doręczenia upomnienia,

– wydruki z ewidencji wg podanego kryterium,

– wydruki tytułów wykonawczych oraz ewidencji tytułów,

– prowadzenie ewidencji tytułów wykonawczych w rozbiciu na:

a/ zrealizowane,

b/ częściowo zrealizowane,

c/ nieściągalne;

– wprowadzanie danych o Urzędach Skarbowych

– definiowanie podstaw prawnych,

– zamknięcie roku z przepisaniem danych z ewidencji upomnień i ewidencji tytułów wykonawczych do archiwum,

– wyszukiwanie upomnień i tytułów wykonawczych wg dowolnie podanego kryterium,

– sporządzanie wysyłki tytułów wykonawczych do organu egzekucyjnego i prowadzenie ewidencji przesyłek,

– drukowanie ewidencji przesłanych tytułów.

PŁACE – prowadzone są w systemie KADRY-PŁACE -ADAM BRYK instrukcja programu stanowi załącznik NR B

Księgi rachunkowe przy użyciu komputera są prowadzone w siedzibie Urzędu Gminy w Rewalu – opis ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera stanowi załącznik NR A

System jest włączany i wyłączany przez upoważnionego operatora.

– Podręcznik użytkowania programu sprawozdawczości budżetowej BeSTi@  stanowi załącznik nr C

– Serwis prowadzi ZETO Koszalin który stara się dostosować programy do obowiązujących zasad rachunkowości, sprawozdawczości, oraz ewidencji podatków i opłat.

– Instrukcje do programów o których mowa znajdują się na stanowiskach pracy pracowników wykonujących poszczególne czynności.

IV. SYSTEM OCHRONY DANYCH W JEDNOSTCE (załącznik nr 4)

Rozdział I

§1

1. Przechowywanie dokumentacji księgowej

1. Dokumentacja opisująca politykę rachunkowości oraz dokumentacja finansowo-księgowa (księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacje, sprawozdania finansowe) przechowywana jest w siedzibie Urzędu Gminy.

2. W ramach stosowania ochrony danych w należyty sposób przechowuje się i chroni dokumentację przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnieniem bez upoważnienia, dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

3. Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach lub teczkach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzenia ksiąg rachunkowych w

celu:

a/ łatwego ich odszukania i sprawdzenia,

b/ uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym.

4. Po zakończeniu ewidencji księgowej za miniony rok obrotowy – dowody księgowe, ich zestawienie, urządzenia księgowe, sprawozdania finansowe przechowuje się w siedzibie jednostki. Należy zapewnić łatwy dostęp do nich osobom upoważnionym oraz uniemożliwić dostęp osobom niepowołanym przez odpowiednie zabezpieczenie i zamknięcie pomieszczeń oraz szaf i regałów służących do przechowywania dokumentacji.

5. Treść dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, za dany rok obrotowy, może być przeniesiona na komputerowe nośniki danych, pozwalające właściwie zachować, w trwałej postaci, zawartość dowodów księgowych. Warunkiem przeniesienia treści dowodów księgowych na komputerowe nośniki danych, w celu przechowywania ich w tej formie, jest posiadanie urządzeń umożliwiających ich odtworzenie w formie wydruków.

6. Zbiory dokumentów w segregatorach i teczkach powinno się oznaczać:

a/ nazwą jednostki, do której należą,

b/ znakiem wskazującym rodzaj dokumentacji – symbol lub nazwa rejestru (np. dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne),

c/ symbolem kwalifikacyjnym zbioru do odpowiedniej kategorii jego przechowywania kategoria

A lub B. Symbol A oznacza materiały archiwalne przechowywane trwale, symbol

B wraz z liczbą lat przechowywania oznacza dokumentację niearchiwalną, którą po upływie czasu przechowywanie przekazuje się na makulaturę,

d/ określeniem roku obrotowego i miesiąca, którego grupa tematyczna zbioru dotyczy,

e/ pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, kont ksiąg rachunkowych itp. lub innych oznaczeniem części zbioru dokumentacji księgowej, pozwalających stwierdzić jego kompletność.

7. Sprawozdania finansowe są aktami kategorii A przeznaczonymi do trwałego przechowywania, z tym, że trwałemu przechowywaniu podlegają te sprawozdania finansowe, w których zostały uwzględnione rezultaty ich weryfikacji.

8. Dowody, dokumenty należące do kategorii B, przechowuje się przez określony okres:

a/ księgi rachunkowe – 5 lat;

b/ karty wynagrodzeń pracowników -przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych czy podatkowych;

c/ dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich, kredytów, pożyczek, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym ( albo objętych tych postępowaniem), karnym czy podatkowym – przez 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, rozliczone, spłacone lub przedawnione.

d/ dokumentacja dotycząca przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez 5 lat od upływu jej ważności;

e/ dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

f/ pozostałe dowody księgowe i dokumenty -5 lat liczonych od początku roku następnego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.

9.Okresy przechowywania ustalone w ust. 7 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

10. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, jednostka prowadzi archiwum zakładowe.

11. Przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§2

2. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

1. Szczególnej ochronie poddawane są:

- sprzęt komputerowy użytkowany w dziale księgowym,

- księgowy system informatyczny,

- kopie zapisów księgowych,

- dowody księgowe,

- dokumentacja inwentaryzacyjna,

- sprawozdania budżetowe i finansowe,

- dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości.

2. Dla prawidłowej ochrony zbiorów ksiąg rachunkowych stosuje się:

a/ systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zarejestrowanych na nośnikach komputerowych z uwzględnieniem zapewnienia trwałości zapisów przez okres nie krótszy jak wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych,

b/ stosowaniu odpornych na zagrożenia, nośników danych, oraz środków ich zewnętrznej ochrony,

c/ system haseł -odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach:

d/ imienne konta użytkowników (z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu),

e/ możliwość różnicowania dostępu do danych i dokumentów (w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika).

f/ profilaktykę antywirusową – opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające,

g/ zabezpieczenie przed atakiem zewnątrz UTM, wyposażony w ścianę ogniową i system wykrywania ataków IPS

h/ odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych,

i/ systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

2. Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat.

§3

3. Księgowy system informatyczny

1. Osobą odpowiedzialną za księgowy system komputerowy i jego ochronę ustala się administratora sieci.

2. Bezpieczna informacja komputerowa to taka, która jest chroniona przed nieupoważnionym odczytem i modyfikacją (tj. polegająca na poufności i integralności) oraz, która jest dostępna i wiarygodna dla uprawnionego użytkownika (tj. polegająca na dostępności i spójności).

3. Poufność informacji komputerowej polega na ochronie informacji komputerowej, ochronie danych itp. przed nieuprawnionym dostępem. Natomiast integralność to odporność informacji na nieuprawnioną modyfikację. Z kolei dostępność, polega na nieograniczonej możliwości korzystania przez uprawnionych użytkowników. Spójność oznacza konieczność spełnienia przez system komputerowy warunków określających zależności strukturalne jej składowych.

4. Należy chronić wszelkie zasoby takie jak: oprogramowanie, dane, sprzęt, zasoby administracyjne, fizyczne, występujące w systemie informatycznym lub działalności informatycznej.

5. System informatyczny spełnia kryteria:

- poufności -polega na ochronie przed ujawnieniem informacji nieuprawnionemu odbiorcy,

- integralności tj. ochrona przed modyfikacją lub zniekształceniem aktywów przez osobę nieuprawnioną,

- dostępności -polega na zagwarantowaniu uprawnionego dostępu do informacji,

- rozliczalności -to określenie i weryfikowanie odpowiedzialności za działania, usługi i funkcje realizowane za pośrednictwem systemu.

- autentyczności -to możliwość weryfikacji tożsamości podmiotów lub prawdziwości aktywów systemu,

- niezawodności -to gwarancja odpowiedniego zachowania się systemu i otrzymanych wyników.

§4

4. Udostępnianie danych i dokumentów

Udostępnianie zbiorów dokumentacji księgowej (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych i budżetowych) osobie trzeciej na terenie jednostki następuje po uzyskaniu zgody Wójta Gminy lub upoważnionej przez niego osoby, jeżeli przepisy nie stanowią inaczej.

Wydanie dokumentów poza siedzibę jednostki następuje po uzyskaniu pisemnej zgody Wójta oraz uzyskaniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.

V. INSTRUKCJA KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (załącznik nr 5)

Rozdział I

1. Dowody księgowe

§ 1.

Podstawa prawna.

Na podstawie art. nr 10 ustawy z dnia 29 września z 1994r. o rachunkowości / Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z póżn. zm. / ustalam następujący tryb obiegu dokumentów księgowych.

§ 2.

1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy w Rewalu.
2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami Wójta Gminy Rewal.
3. Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dokumentów (dowodów księgowych), odzwierciedlających w skróconej formie treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji  księgowej. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać ustawowo określonym wymaganiom. Przede wszystkim powinien on zawierać określone elementy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.
4. Pracownicy Urzędu Gminy z racji powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z jej treścią i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

II. ZASADY PRZYGOTOWANIA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

ROZDZIAŁ I   -  CHARAKTERYSTYKA DOWODÓW KSIĘGOWYCH

                                              / Dowody księgowe – dane podstawowe /

§ 3.

Dowody księgowe definicja

     Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi.

1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.
2. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych - gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) - w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych  i różnych rozliczeń wartościowych.
3. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty  sprawozdań i przeszacowań.
4. Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. W celu ustalenia czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.

§ 4.

Cechy dowodu księgowego

1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:
2. dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów ( dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu i / lub w czasie ),
3. trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu),
4. rzetelność danych (dane  na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący),
5. kompletność danych (na dowodzie księgowym dane muszą być kompletne, zawierające  co najmniej te, o których mówi art. 21 ustawy o rachunkowości),
6. jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych  (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne),
7. chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych),
8. systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego  rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),
9. identyfikacyjność każdego dowodu księgowego, polega na powiązaniu dokumentów kosztowych, przychodowych z wyciągiem bankowym w systemie komputerowym ,
10. poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją),
11. poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa)
12. poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym  i zasadami matematyki),
13. podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczejlub finansowej ), wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy.   

§ 5.

Funkcje dowodu księgowego

1. Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje :
2. funkcja „dokumentu”- prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest  dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,
3. funkcja dowodowa -opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym jest to dowód w sensie prawa materialnego,
4. funkcja księgowa -jest podstawą do księgowania,
5. funkcja kontrolna- pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanychoperacji gospodarczych i finansowych,

§ 6.

Treść dowodu księgowego

1. Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy o rachunkowości każdy dowód  księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony czyli powinien zawierać co najmniej:    
2. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikującego,
3. określenie stron (nazwa, adresy, NIP) dokonujących operacji gospodarczej,
4. opis operacji oraz jej wartości jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych  (tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach VAT– wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług),
5. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
6. dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie  ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.
7. Schemat ogólny dowodu księgowego zawiera Załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji (w jednostce nie stosuje się jednolitych wzorów  druków i formularzy, muszą one jedynie zawierać dane zgodne ze schematem oraz odpowiadać wymogom stawianym przepisami prawa  np. faktura VAT, rachunki uproszczone, faktury i rachunki korygujące).

§ 7.

Rodzaje dowodów księgowych

1. Dowody bankowe
2. bankowe dowody wpłat i wypłat
3. wypełnianeprzezkasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym,
4. polecenie przelewu – stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika  obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego.
5. czek rozrachunkowy

podstawą wystawienia jest kopia zamówienia na dostawę towarów lub usług złożonego przez jednostkę, którego wartość nie jest znana, a dostawca nie wyraża zgody na zapłatę przelewem i nie ma możliwości zapłaty czekiem gotówkowym. Czeki rozrachunkowe wystawiane są na zlecenie Wójta lub osoby upoważnionej przez Wójta, czek potwierdza bank prowadzący obsługę finansową jednostki,

1. wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych

otrzymywane z banku wyciągi rachunków bankowych – oryginał sporządzony na druku lub wydruk komputerowy sprawdza pracownik księgowości.  W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je uzgodnić z oddziałem banku finansującego.

1. lokata terminowa

zakłada się telefonicznie po negocjacji oprocentowania – przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku, z którym zawarto lokatę terminową. Potwierdzeniem założenia lokaty terminowej jest dokument „ potwierdzenie transakcji depozytowej” przysłane przez bank. Lokaty związane z zabezpieczeniem umów  składane są do banku na odpowiednich drukach.

1. wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej

oryginał sporządzony przez bank lub wydruk komputerowy. Pracownik pionu finansowego sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową. Po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych odsetek z naliczoną umową (wzory i symbole dowodów określają banki ).

1. Dowody kasowe
   1. dowód wpłaty ( kasa przyjmie - KP ),
   2. dowód wypłaty ( kasa wypłaci - KW ),
   3. wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki,
   4. rozliczenie wyjazdu służbowego,
   5. czek gotówkowy ( do podejmowania gotówki z banku do kasy ),
   6. bankowy dowód wpłaty ( do przekazywania gotówki z kasy do banku),
   7. kwitariusze przychodowe K 103
   8. delegacje służbowe.
2. Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:
   1. umowa pracę, rozwiązanie umowy o pracę,
   2. wnioski o przyznanie nagrody jubileuszowej lub innych nagród,
   3. zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych i rozliczenie przepracowanych  godzin

      nadliczbowych i dodatków nocnych,

1. rozliczenie wynagrodzenia prowizyjnego,
2. oświadczenie na pobór zaliczek na podatek dochodowy,
3. oświadczenie do wypłaty zasiłku opiekuńczego,
4. karta zasiłkowa,
5. zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy,
6. zastępcza asygnata zasiłkowa,
7. deklaracja zasiłkowa ZUS,
8. lista płac,
9. polecenia wypłaty innych składników wynagrodzenia np. dodatki specjalne,

    dodatki dla opiekuna praktykantów, premii pracowników obsługi, dodatki szkodliwe.

1. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego
   1. przyjęcie środka trwałego w użytkowanie – oryginał (symbol OT)
   2. zmiana miejsca użytkowania środka trwałego-oryginał (symbol MT)
   3. protokół zdawczo – odbiorczy środka trwałego – oryginał  (symbol PT)
   4. likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT)

1. Dowody księgowe rozliczeniowe
   1. nota księgowa zewnętrzna – kopia
2. nota księgowa wewnętrzna-oryginał
3. polecenie księgowania (PK)– oryginał

          Dokumenty wymienione w punkcie a i b sporządzane są przez referaty merytoryczne na bieżąco, na drukach ogólnie dostępnych.

          Dokumenty wymienione w punkcie c sporządza Referat Budżetu i Finansów, Referat Podatków i Opłat - w zakresie podatków i opłat/ na bieżąco na drukach ogólnie dostępnych.

ROZDZIAŁ II  - KONTROLA DOWODÓW KSIĘGOWYCH

§ 8.

      W jednostce stosuje się następujące rodzaje kontroli:

1.   kontrolę merytoryczną,
2.   kontrolę formalną,
3.   kontrolę rachunkową.

§ 9.

1.Kontrola merytoryczna dowodów księgowych  polega na ustaleniu zgodności danych  ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo.

       Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu:

1. czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym,
2. czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i zgodna z obowiązującymi przepisami,
3. czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
4. czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego,
5. czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem,
6. czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub wykonawstwo usługi, umowa o dostawę , względnie czy złożono zamówienie,
7. czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,
8. czy nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień –
9. czy nastąpiło naliczenie kary umownej.

     Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winne być uwidocznione –  stanowić to będzie podstawę do ewentualnego zażądania od kontrahentów wystawienia  faktury korygującej lub ukarania osób materialnie odpowiedzialnych.

     Kontroli merytorycznej dokonuje Kierownik Referatu, Kierownik równorzędnej komórki organizacyjnej lub osoby przez nich upoważnione.

    Pracownik dokonujący kontroli merytorycznej na dowodach księgowych podaje źródło finansowania zgodnie z planem wydatków finansowych, tzn. dział, rozdział, paragraf .Na okoliczność dokonania kontroli dowodów księgowych pracownik umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć z klauzulą:

   „ Sprawdzono pod względem merytorycznym”.

    Pod pieczęcią umieszcza datę dokonania kontroli oraz podpis .

1. Kontrola formalno-rachunkowa.

Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez pracownika księgowości. Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio

uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Pracownik sprawdzający               pod względem formalno-rachunkowym w razie stwierdzenia nieprawidłowości w                 przedłożonych  dokumentach, zwraca je właściwemu rzeczowo pracownikowi celem      usunięcia nieprawidłowości  lub zażądania od kontrahenta faktury korygującej.

         Na okoliczność dokonania kontroli formalnej i rachunkowej pracownik dokonujący kontroli umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć z klauzulą:

           „ Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym”

            Pod pieczęcią umieszcza datę dokonania kontroli oraz podpis.

2a. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób

     prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera

     co najmniej  dane wskazane poniżej:

1. określenie  rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej

     /określenie stron – nazwa, adres/,

1. datę  wystawienia dokumentów oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczych,

     których dowód dotyczy,

1. określenie przedmiotu operacji oraz wartości i ilości,
2. podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie.

2b.Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy jest wolny

      od błędów rachunkowych.

1. Prawidłowo sporządzone dokumenty księgowe, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym stanowią podstawę do wypłaty środków finansowych. Przed ich ostateczną realizacją, dokumenty te po podpisaniu przez Skarbnika lub osobę przez niego upoważnioną  podlegają zatwierdzeniu przez:
2. Wójta lub Sekretarza , Kierowników  Referatu, Kierowników równorzędnych komórek organizacyjnych w oparciu o posiadane upoważnienie  w zakresie spraw związanych z realizacją zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy i do wysokości przyznanych środków zgodnie z planem finansowym.

     Referaty merytoryczne potwierdzają posiadanie środków finansowych zamieszczając  

     pieczątkę:

    „Wydatek zgodny z planem finansowym”

1.  W przypadku wewnętrznych dowodów księgowych, w szczególności dowodów polecenia księgowania „PK” zatwierdzenia dokonuje jednoosobowo Skarbnik lub osoby przez niego upoważnione.

III. ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH.

             ROZDZIAŁ I- OBIEG DOKUMENTÓW  - DOKUMENTOWANIE OPERACJI KSIĘGOWYCH

§ 10.

Zasady obiegu dowodów księgowych

1. Obieg dokumentów księgowych jest systemem przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych.

1. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów  księgowych:

- zasadę terminowości – polegającą na przestrzeganiu ustalonych terminów przekazywania   dokumentów, tj. niezwłocznie po ich otrzymaniu, wystawieniu czy wykorzystaniu, do pracowników, których dotyczą. Ostateczne zaksięgowanie operacji gospodarczych danego miesiąca musi umożliwić terminowe sporządzenie sprawozdań i deklaracji,

- zasadę systematyczności – polegającą na wykonywaniu czynności związanych z obiegiem dowodów księgowych w sposób systematyczny i ciągły,

- zasadę samokontroli obiegu – polegającą na bezkolizyjnym obiegu dokumentów pomiędzy osobami uczestniczącymi w systemie obiegu, nawzajem się kontrolujących,

- zasadę odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych komórek organizacyjnych, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia.

§ 11.

Dowody księgowe związane z rozliczeniami z kontrahentami

1.  Umowy na dostawę towarów, realizacje robót budowlanych i wykonanie usług, w tym umowy zlecenia i o dzieło, sporządza z zachowaniem zasad ustawy o zamówieniach publicznych wydział merytoryczny.

   2.  Umowa powinna zawierać w szczególności :

• strony umowy,
• przedmiot umowy (zakres, miejsce realizacji),
• datę zawarcia i numer umowy,
• kwotę za przedmiot umowy lub zasady, na podstawie których będzie wyliczona kwota po odbiorze przedmiotu umowy,
• sposób rozliczania materiałowo-finansowego,
• zasady fakturowania i płatności,

       oraz

• zapisy dotyczące gwarancji i rękojmi,
• zapisy dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy,
• zapisy określające skutki odstąpienia lub rozwiązania umowy,
• podpisy stron.

   3.    Do umowy o szczególnym charakterze np. dotyczących robót budowlano-remontowych dołącza się przykładowo:

• kosztorys inwestorski prac,
• wycenę materiałów,
• kalkulację kosztów,
• protokół konieczności.

4.   Umowę podpisują – Kierownik Referatu  lub Kierownik równorzędnej komórki organizacyjnej sporządzający umowę, następnie kieruje umowę do  Radców Prawnych celem dokonania kontroli pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego. Jeżeli umowa została sporządzona prawidłowo, radca prawny parafuje umowę imienną pieczątką. W przypadku uwag do umowy, radca prawny nanosi proponowane poprawki i umowa wraca do referatu merytorycznego celem dokonania korekt. Zaparafowana przez pracownika umowa powodująca skutki finansowe kierowana jest do Skarbnika celem złożenia przez niego kontrasygnaty a następnie przekazywana jest do Wójta lub upoważnionych osób. Wyjątkiem od wyżej wymienionego trybu postępowania jest umowa stanowiąca integralną część specyfikacji przygotowanej zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.

1. W sytuacji, gdy umowa przewiduje wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wydział sporządzający umowę ma obowiązek:
   • dopilnować dopełnienia obowiązku przez kontrahenta w w/w zakresie,
   • sprawdzić prawidłowość wnoszonego zabezpieczenia innego niż w pieniądzu,
   • kontrolować terminy obowiązywania zabezpieczeń,
2. terminowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami, składać do Referatu Budżetu i Finansów wnioski o zwrot zabezpieczenia ( z podaniem kwoty podlegającej zwrotowi oraz numerem rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu – przy zabezpieczeniach w pieniądzu) po uprzednim sprawdzeniu zasadności zwrotu.
3. Umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaliczane są do prac doraźnych, niewchodzących do zakresu obowiązków pracowników Urzędu. Umowę zlecenie lub o dzieło sporządza właściwy rzeczowo wydział merytoryczny zlecający pracę w 3 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje zleceniobiorca, drugi zleceniodawca (wydział merytoryczny –zlecający pracę), trzeci kadry.
4. Umowy zlecenie lub o dzieło po uprzednim zaparafowaniu przez Kierowników  Referatu,Kierowników równorzędnych komórek organizacyjnych przygotowujących umowę, sprawdzone pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego, wymagają kontrasygnaty Skarbnika i podpisu Wójta lub upoważnionych osób.

8.  W zakresie dokumentacji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług rozróżnia się następujące dokumenty:

• faktura VAT- oryginał,
• faktura  korygująca – oryginał,
• rachunek – oryginał,
• protokół reklamacyjny – kopia,
• dowód zwrotu – kopia ( stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych ),
• umowa,
• nota księgowa.

9. Do faktury lub rachunku za wykonanie roboty i usługi budowlano-remontowe, w celu rozliczenia umów, dołącza się w szczególności:

• protokół odbioru,
• kosztorys powykonawczy sprawdzony i zatwierdzony przez inspektora nadzoru.

10. Na podstawie zawartych umów, złożonych zamówień lub innych dokumentów powodujących konieczność dokonania wydatków budżetowych w bieżącym roku lub         w kolejnych latach, referaty merytoryczne ustalają zaangażowanie wydatków budżetowych.

• Do rejestracji zaangażowania służy program Rejestr Umów, Rejestr faktur prowadzony przez referaty merytoryczne .

-  Rejestr Umów – zaangażowanie wprowadza się z umów / aneksów do umów /

-  Rejestr Faktur – zaangażowanie wprowadza się z faktur na które brak umów czy innych dokumentów możliwych do zarejestrowania w Rejestrze Umów.

• Do systemu „Rejestr Umów” należy wprowadzić wszystkie dokumenty informujące o wartości zaangażowania między innymi:

-poszczególne umowy o dostawy lub usługi, umowy o dzieło lub umowy zlecenie,

-wartości rocznych wynagrodzeń wynikających z umów o pracę oraz pochodnych od tych wynagrodzeń,

-naliczone podatki, opłaty administracyjne i składki na PFRON,

-rozliczone zobowiązania z tytułu kosztów podróży służbowych i innych.

• W „Rejestrze Faktur” należy ująć faktury i rachunki za zrealizowane dostawy, usługi nieobjęte wcześniej zawartymi umowami.

Dokumenty powodujące zaangażowanie środków finansowych wpisuje się do programu „Rejestr Umów” z podziałem na odpowiednią klasyfikację budżetową i podziałem na poszczególne lata.

• Suma zaangażowanych wydatków nie może być wyższa od kwot ujętych w planie finansowym danego referatu merytorycznego, oraz nie może być niższa niż zrealizowane wydatki.

Kwartalną informację o wysokości zaangażowania wydatków budżetowych według podziałek klasyfikacji budżetowej referaty merytoryczne  składają najpóźniej do  8-go dnia następnego miesiąca za dany kwartał, na wydruku z programu „Rejestr umów”, potwierdzonych za zgodność z rzeczywistym stanem zaangażowania przez Kierownika, Kierownika referatu, samodzielnego referatu, biur. W przypadku umów wieloletnich informacja winna zawierać również dodatkowe dane na temat zaangażowania wydatków na poszczególne lata przyszłe.

11. Dokumenty księgowe stanowiące podstawę rozliczeń przekazuje się zgodnie z zapisami § 18 niniejszej instrukcji do Referatu Budżetu i Finansów.

      12.  Niezależnie od kontroli faktury VAT (rachunku) w przypadku dostaw i usług dotyczących zakupu środków trwałych i pozostałych środków trwałych dokumenty w/w powinny zawierać:

• opis dotyczący pozycji wpisu do ksiąg inwentarzowych z podaniem numeru danego środka trwałego lub pozostałego środka trwałego .

13. Podstawą do dokonania wydatków są również sporządzone przez referaty merytoryczne odpowiednio:

1.  dyspozycja przekazania dotacji,
2.  wnioski o dokonanie zapłaty w zakresie:

-    opłat sądowych i egzekucyjnych,

-    dyspozycje wypłat kaucji,

-    odpisu na rzecz Izby Rolniczej od uzyskanych wpływów z podatku rolnego,

-   wynagrodzeń za inkaso opłaty skarbowej i opłaty targowej

1.  prawomocne nakazy zapłaty lub wyroki,
2.  prawomocne decyzje administracyjne,
3.  zawiadomienia komornicze o wysokości kosztów egzekucyjnych.

14. Podstawą do dokonywania wydatków w zakresie składek na rzecz organizacji, których  członkiem jest Gmina jest informacja wyżej wymienionej organizacji o wysokości rocznych  składek zaparafowana przez odpowiedni wydział merytoryczny.

§ 12.

Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek

1.    W jednostce występujązaliczki gotówkowe:
2. stałe – zatwierdzane przez Wójta / lub osoby upoważnione / pracownikom zatrudnionym w stałym stosunku  pracy, rozliczane w terminach zatwierdzonych corocznie. Zaliczki stałe wypłacane są na dokonywanie bieżących zakupów .
3. jednorazowe– wypłacane pracownikom zatrudnionym w Urzędzie w stałym stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży służbowej, zakup materiałów i usług  itp.

2.   Polecenie wyjazdu służbowego wystawia komórka kadr po otrzymaniu zgłoszenia o planowanym wyjeździe służbowym  od Sekretarza, Kierownika referatu, referatu delegującego pracownika co najmniej trzy dni przed planowanym terminem wyjazdu.

3.   Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w Referacie Organizacyjno-Administracyjnym  – /komórki kadr/, zarejestrowany ( nadany numer kolejny) blankiet „ polecenie wyjazdu służbowego”. Uzyskują podpisy osoby delegującej – Wójt lub osoby przez niego upoważnionej, określających również środki komunikacji.

W odniesieniu do Radnych sprawy delegowania reguluje oddzielny regulamin.

W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek, na którym uzyskuje akceptację Wójta i Skarbnika lub osób przez nich upoważnionych. Pobraną zaliczkę należy zgłosić do księgowości. Na podstawie tego odcinka wypłacana jest gotówka w kasie. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 7 dni / podróże krajowe /  i 14 dni / podróże zagraniczne / - od daty zakończenia podróży służbowej.

4.   Pozostałe zaliczki jednorazowe wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez Wójta i Skarbnika lub osoby upoważnione „wniosku o zaliczkę”, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania. Wójt może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia się z pobranej zaliczki.

5.  Rozliczenia zaliczki dokonuje zaliczkobiorca odpowiednio na druku rozliczenia zaliczki

lub polecenia wyjazdu służbowego. Do rozliczenia dołącza faktury, rachunki lub inne dokumenty potwierdzające poniesienie określonych wydatków. Dołączone dowody księgowe winny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

 6. Przy rozliczeniu kosztów podróży służbowej pracownik musi załączyć bilety

     potwierdzające koszty przejazdu wskazanym środkiem lokomocji.

1. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane

      następne zaliczki.

1. Zaliczkobiorca zobowiązany jest do rozliczenia zaliczki w terminie określonym

we wniosku lub niniejszej instrukcji, w przeciwnym wypadku kwota zaliczki podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia zaliczkobiorcy, na wniosek Sekretarza, Kierownika referatu, referatu merytorycznego.

 9.  Wszystkie zaliczki podlegają bezwzględnie rozliczeniu na koniec każdego roku

      kalendarzowego. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się możliwość późniejszego

      rozliczenia zaliczki, ale należy do wniosku o wypłatę zaliczki dołączyć stosowne

      wyjaśnienie / wyjaśnienie niemożliwości rozliczenia w danym roku/.

1. Wypłacone koszty podróży i rozliczenie pobranych zaliczek ujmuje się w księgach rachunkowych.

§ 13.

Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń, wypłaty diet radnym

     Wypłata wynagrodzeń pracowniczych.

1.  Dokumentami poprzedzającymi wypłatę wynagrodzeń w Urzędzie Gminy są dowody

     opisane w § 7 punkt 3 „ Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń”.

2.  Umowy o pracę, wszelkie zmiany do umowy oraz rozwiązanie umowy o pracę sporządza Referat Organizacyjno- Administracyjny – komórkę kadr w oparciu o wcześniejsze wnioski zatwierdzone przez Wójta. Umowy podpisane przez Wójta lub Sekretarza Gminy sporządza się w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem dla:

• pracownika,
• komórki kadr /Referat Organizacyjno - Administracyjny/ prowadzącego akta

      osobowe pracowników,

• komórki płac /Referat Budżetu i Finansów/.

3. Listy płac sporządza pracownik komórki płac /Referat Budżetu i Finansów/ na podstawie  dowodów źródłowych /umowy, pisma poleceń wypłat, dane wprowadzane do systemu komputerowego - komórki kadr / otrzymanych w jednym egzemplarzu z kadr od osoby merytorycznie odpowiedzialnej, przedłożone do komórki płac /Referat Budżetu i Finansów/ do 15-go dnia każdego miesiąca. Listy płac sporządza się w układzie referatów lub równorzędnych komórkach organizacyjnych za okres jednego miesiąca.

4. Listy płac powinny zawierać, co najmniej następujące dane:

•  okres za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,
•  nazwisko i imię pracownika,
•  sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,
•  sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,
•  łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty,
•  pokwitowanie odbioru wynagrodzenia – w przypadku wypłaty gotówkowej, a gdy  wynagrodzenie przekazywane jest na konto, potwierdzeniem jest wyciąg bankowy.

5.   Szczegółowe zasady dokumentowania, przyznawania uprawnień wypłacania i rozliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz podatku dochodowego od osób fizycznych regulują odrębne przepisy.

6.   W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:

• należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie

      świadczeń alimentacyjnych (3/5 wynagrodzenia ),

•    należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych (do wysokości  1/2 wynagrodzenia ),
• pobranych a nierozliczonych zaliczek,
• kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę,
• inne potrącenia dobrowolne na które wyraził zgodę pracownik i pracodawca.

7.   Lista płac powinna być podpisana przez:

• osobę sporządzającą - odpowiedni pracownik Referatu Budżetu i Finansów komórki płac,
•    osobę sprawdzającą - odpowiedni pracownik  /komórki kadr/,
  • Wójta i Skarbnika bądź osoby przez nich upoważnione.

8.   Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w pkt.7,

pracownik  Referatu Budżetu i Finansów – /komórki płac/ sporządza zestawienie wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu na konta bankowe, dla pracowników którzy mają założone rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe; dla pozostałych pracowników, wypłaty dokonuje upoważniony pracownik /kasjer/. Potwierdzone przez bank polecenie dokonania przelewu zgodnie z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń.

 9.  Wypłaty wynagrodzeń dokonuje się w terminie określonym w regulaminie pracy Urzędu. Obowiązują następujące terminy wypłaty wynagrodzeń:

1. do ostatniego dnia miesiąca dla wynagrodzeń płatnych z dołu,
2. do dnia 10 następnego miesiąca dla dodatkowych wypłat i wyrównań.

      Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta bankowe winno nastąpić w terminie nie później niż na trzy dni robocze przed zakończeniem miesiąca.

Druki L-4 pracowników

1. Pracownicy przedkładają druki L-4  do 7 dni od daty wystawienia.

    Zaświadczenie o wynagrodzeniach

1. Pracownik przedkłada druk zaświadczenia o zarobkach w Wydziale Organizacyjnym  /komórki kadr/, gdzie wypełniane są informacje związane z zawartą umową.
2. Następnie zaświadczenie kierowane jest do Referatu Budżetu i Finansów /komórki płac/, gdzie wypełniane są informacje dotyczące wynagrodzenia.
3. Po prawidłowym wypełnieniu zaświadczenia,  dokument przekazuje się do zatwierdzenia Skarbnikowi lub osobie upoważnionej oraz Wójtowi lub Sekretarzowi   

Oświadczenie PIT 12

1. Oświadczenie PIT 12 / do celów dokonania obliczenia podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym/ należy złożyć do Referatu Budżetu i Finansów /komórki płac/ do 5 stycznia następnego roku.
2. Pracownicy którzy w terminie nie złożą PIT-u 12, otrzymają PIT 11 /informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy/ celem samodzielnego rozliczenia się z Urzędem Skarbowym.

      Dodatkowe informacje od pracowników dla potrzeb kadrowo-płacowych

1. Pracownik zatrudniony w Urzędzie Gminy, który nabywa uprawnienia do świadczenia z ZUS-u / renta inwalidzka, renta rodzinna / zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie  /komórkę kadry/ oraz  /komórkę płace/

     Wypłata diet radnych

1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę diet radnym jest lista wypłat diet. Listę sporządza pracownik odpowiedzialny merytorycznie z Biura Rady   w oparciu o zasady zawarte w stosownych uchwałach rady gminy. Potrącenia z tytułu nieobecności radnych na sesjach lub komisjach dokonywane są na podstawie wykazu nieobecności radnych, sporządzonego przez pracownika odpowiedzialnego za obsługę rady. Wykaz / listę radnych / należy dostarczyć do Referatu Budżetu i Finansów  nie później niż 2 dni po ostatnim posiedzeniu Komisji lub Sesji Rady  w danym miesiącu.

1. Pracownik Referatu Budżetu i Finansów  po sprawdzeniu formalno-rachunkowym dokonuje:
2.    przelewu na konta bankowe, dla radnych którzy mają założone rachunki

      oszczędnościowo – rozliczeniowe,

• dla pozostałych wypłaty dokonywane są w kasie Urzędu Gminy przez kasjera.

Wypłaty dokonuje się w ciągu 5-ciu dni od otrzymania listy wypłat diet radnych. Potwierdzone przez bank polecenie dokonania przelewu zgodnie z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty diet.

§ 15.

Dokumenty związane z przydzielaniem dotacji

1. Referaty merytoryczne przekazujące dotacje innym podmiotom mają obowiązek przygotować dokumenty wynikające z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych.
2.     Następnie przekazują dyspozycję przekazania dotacji  do Referatu Budżetu i Finansów / Referatu Dochodów, Wydatków i Rozliczeń/.
3.     Referat merytoryczny ma obowiązek rozliczyć przekazane dotacje, zgodnie z umowami    i obowiązującymi przepisami.
4.     Do 31 grudnia referaty merytoryczne przedkładają do Referatu Budżetu i Finansów Zestawienie – przekazanych dotacji

§ 16.

Dokumentowanie operacji gospodarczych w zakresie majątku trwałego

      Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne

I. Środki trwałe

1.  Do środków trwałych zalicza się w szczególności:
   1. nieruchomości w tym: grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle

                  i budynki, a także będące odrębną własnością lokale,

1. maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
2. ulepszenia w obcych środkach trwałych.

Pod pojęciem środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższej niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki,do środków trwałych umarzanych stopniowo zalicza się środki trwałe o wartości określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodu, czyli o wartości początkowej od 3.500 zł.

1.  Inwestycje (środki trwałe w budowie)to zaliczane do aktywów trwałych trwałe  środki  w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego, zarówno własnego jak i obcego. Do inwestycji zalicza się w szczególności koszty:
   • dokumentacji projektowej inwestycji,
   • badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych,
   • przygotowania terenu pod budowę,
   • nabycia gruntów i innych składników rzeczowego majątku trwałego oraz koszty

      wnoszenia budynków i budowli, włącznie z ich sprzątaniem poprzedzającym

      oddanie do używania,

• opłaty z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy obiektu oraz z tytułu uzyskania lokalizacji pod budowę,
• odszkodowania za dostarczenie obiektów zastępczych przesiedlenie osób z terenów zajętych na potrzeby inwestycji,
• założenie zieleni,
• poniesienie w obcych środkach trwałych, a związanych z przebudową, rozbudową, modernizacją i adaptacją tych obiektów na potrzeby inwestora /użytkownika/, tzw. ulepszenie obcych środków trwałych,
• ulepszenie własnych, już istniejących środków trwałych,
• zakup bądź wytworzenie we własnym zakresie urządzeń technicznych, maszyn

 i środków trwałych,

• transportu, załadunku i wyładunku oraz montażu,
• nadzoru autorskiego, inwestorskiego i generalnego wykonawcy,
• ubezpieczeń majątkowych środków trwałych w budowie,
• zagospodarowania pomelioracyjnego,
• nabycie podstawowych wartości niematerialnych i prawnych,
• cła i inne opłaty związane z nabyciem środków trwałych,
• inne koszty bezpośrednio związane z inwestycja.
•  Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu /przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, to wartość początkowa tych środków, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji ( art.16 ust.13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Za prawidłowe zwiększenie środków trwałych wydział merytoryczny wykonujący dane ulepszenie.
•  Pozostałe środki trwałe– są to środki trwałe , których cena nabycia wynosi co najmniej 350 zł, i nie przekracza 3.500 zł, ewidencjonowane są wartościowo i ilościowo. Umarza je się jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania.

a) Ewidencję pozostałych środków trwałych stanowią:

• księgi pozostałych środków trwałych (inwentarzowych) prowadzone przez dysponentów głównych – referaty merytoryczne,
• spis pozostałych środków trwałych – wyposażenie umieszczony w każdym pomieszczeniu w widocznym miejscu,
• imienne karty pracowników Urzędu , rejestrujące pobrane pozostałe środki trwałe.

b) Dowody księgowe podlegające ujęciu w ewidencji pozostałych środków trwałych powinny zawierać dane o numerach inwentarzowych oraz miejscach ich użytkowania z podziałem na referaty. Pozostałe środki trwałe podlegają oznakowaniu numerami inwentarzowymi.

c) W każdym referacie, samodzielnym referacie, biurze powinna być wyznaczona osoba odpowiedzialna za przydzielone pozostałe środki trwałe do danego referatu, samodzielnego referatu, biura – osoba ta informuje użytkownika głównego  o przeniesieniach, zniszczeniach posiadanych środków trwałych.

1. Jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do użytkowania umarza się bez względu na wartość:
   • książki i inne zbiory biblioteczne,
   • środki dydaktyczne,
   • odzież i umundurowanie,
   • meble i dywany,
   • inwentarz żywy
2.  Do szczegółowej ewidencji środków trwałych służy księga inwentarzowa. Księga inwentarzowa stanowi wykaz środków trwałych z podziałem na poszczególne grupy rodzajowe.
3.  Do szczegółowej ewidencji środków trwałych służą:
   • księga inwentarzowa,
   • szczegółowe indywidualne karty obiektów inwentarzowych lub inne urządzenia ewidencyjne o tym samym przeznaczeniu,
   • tabele amortyzacyjne.
4.  W księdze inwentarzowej ewidencjonuje się każdy obiekt w oddzielnej pozycji. Numer pozycji przychodu staje się numerem inwentarzowym obiektu, którym każdy obiekt powinien być trwale oznakowany. Przy ewidencji rozchodu środka trwałego należy podać numer pozycji przychodu.
5.  Zapisów w księdze inwentarzowej dokonuje się w porządku chronologicznym  z podaniem co najmniej następujących danych:
   • daty wpisu,
   • numeru inwentarzowego,
   • nazwa środka trwałego,
   • wartość początkowa,
   • symbol klasyfikacji środków trwałych,
   • rocznej stawki amortyzacji,
   • roku budowy lub produkcji,
   • daty przyjęcia do użytkowania,
   • miejsce użytkowania / pole spisowe/,

      w odniesieniu do rozchodu:

• numer pozycji księgowania rozchodu,
• numer pozycji przychodu ( inwentarzowy ) rozchodowanego środka trwałego,
• daty rozchodu,
• wartości rozchodowanego środka trwałego,
• powodu rozchodu.

   Środki trwałe umarza się jednorazowo na dzień 31 grudnia lub z chwilą przekazania, sprzedaży i likwidacji środka trwałego, zgodnie z tabelą amortyzacyjną.

   II. Wartości niematerialne i prawne

 Wartości niematerialne i prawne to według definicji nabyte przez Gminę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użytkowości dłuższej niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby Gminy lub oddane do użytkowania na podstawie umowy, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.

Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się w szczególności:

• autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
• prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
• know-how.

 Wartości niematerialne i prawne są wyceniane w cenie nabycia. Nie dokonuje się aktualizacji wartości niematerialnych i prawnych ani nie dokonuje się ich ulepszeń.

  Stopniowo umarza się wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej od 3.500 zł. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nieprzekraczajacej tej kwoty są umorzone jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania.

           Dokumentowanie obiegu środków trwałych

1. W przypadku zakupu nowego środka trwałego pracownik referatu merytorycznego zajmujący się ewidencją środków trwałych, na podstawie faktury lub rachunku, sporządza dowód przyjęcia środka trwałego OT w momencie przyjęcia tego środka trwałego do używania.

Dowód OT sporządza się w 2 egzemplarzach:

?  dla Referatu Budżetu i Finansów w celu ujęcia w ewidencji syntetycznej ksiąg rachunkowych,

    gdzie należy dołączyć kserokopię dokumentu źródłowego (faktura, rachunek lub inny dokument),

?  dla referatu merytorycznego prowadzącego księgi inwentarzowe (ewidencja analityczna) w celu ujęcia w/w środków trwałych w księgach.

1. Ten sam sposób postępowania przyjmuje się w przypadku przyjęcia środka trwałego z inwestycji, przy czym przed sporządzeniem druku OT należy uzgodnić z Referatem Finansowym zakończoną inwestycję.
2. Dowód OT powinien zawierać symbol referatu wystawiającego dowód, nr kolejny i rok,charakterystykę środka trwałego, m.in. datę lub rok produkcji, dane techniczne, części składowe.
3. Do dowodu OT dołącza się kserokopię dokumentu stanowiącego podstawę do jego wystawienia.
4. W przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego przez inną jednostkę lub osobę fizyczną podstawą zaewidencjonowania jest jeden z wymienionych dokumentów:
   • decyzja o przekazaniu,
   • akt darowizny,
   • protokół przekazania,
   • dowód PT ,
   • inny dokument potwierdzający fakt nieodpłatnie przekazania środka trwałego oraz określający wartość i podstawowe cechy środka trwałego.

Podstawą przyjęcia środka trwałego nieodpłatnie w sytuacji braku możliwości otrzymania dowodu PT lub innego dokumentu przekazania, może być również dowód OT wystawiony przez odpowiedni wydział merytoryczny.

1. Dowód PT powinien zawierać w szczególności charakterystykę środka trwałego, określenie wartości i dotychczasowe umorzenie przekazywanego środka trwałego, numer inwentarzowy, określenie stron operacji. Dowód wystawia strona przekazująca środek trwały w 4 egzemplarzach, z których dwa przekazywane są dla przejmującego w celu ujęcia środka trwałego w ewidencji księgowej oraz w księdze inwentarzowej.
2. Podstawą przyjęcia środka trwałego do ewidencji w wyniku stwierdzenia nadwyżki środków trwałych w drodze inwentaryzacji jest protokół weryfikacji różnic   inwentaryzacyjnych sporządzony zgodnie z instrukcją inwetaryzacyjną.
3. W przypadku nieruchomości głównym dokumentem stanowiącym podstawę do wystawienia dowodu OT jest akt notarialny. Dowód OT sporządza wydział merytoryczny, zgodnie z zapisami w punkcie 1.
4. Wycofanie środka trwałego z ewidencji następuje w wyniku:
   • sprzedaży,
   • nieodpłatnego przekazania innej jednostce lub osobie,
   • likwidacji,
   • stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji.
5. Decyzja o sprzedaży lub nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego należy do Wójta Gminy.
6. Sprzedaż środka trwałego dokumentowana jest zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług. Dokument sprzedaży wystawia wydział merytoryczny.
7. Przekazanie środka trwałego innej jednostce następuje na podstawie protokołu dowodu PT, sporządzanego przez Referat merytoryczny.
8. Likwidacja środka trwałego dokonywana jest na wniosek osoby, której powierzono w używanie lub w ramach odpowiedzialności materialnej składnik majątku.
9. Mienie stanowiące odpady w rozumieniu ustawy o gospodarce odpadami likwiduje się poprzez utylizację.
10. Likwidacji dokonuje powołana doraźnie przez Wójta komisja likwidacyjna.

Z przeprowadzonej likwidacji komisja sporządza protokół. Na podstawie protokołu komisja sporządza dokument LT w 2 egzemplarzach . Kopię protokołu wraz z drukiem LT otrzymuje Referat Budżetu i Finansów i wydział merytoryczny celem zdjęcia środka trwałego z prowadzonych ksiąg.

1. Zakupione pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wprowadzane są do ewidencji na podstawie faktury lub rachunku dokumentującego zakup

§ 17.

Dokumentowanie  wymiaru podatków lokalnych

1. Rodzaje dokumentów związanych z wymiarem podatków lokalnych.

1.  umowy sprzedaży nieruchomości lub ich części stanowiące własność Gminy lub Skarbu Państwa;
2.  umowy dzierżawy nieruchomości Gminy lub Skarbu Państwa;
3. kopie zaświadczeń  o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub wykaz osób,  które  zgłosiły prowadzenie działalności gospodarczej w nieruchomościach ;
4. kopie  decyzji o wykreśleniu wpisu w ewidencji działalności gospodarczej lub wykaz osób, które zlikwidowały działalność gospodarczą w nieruchomościach ;
5. kopie wydanych decyzji o pozwoleniu na budowę, pozwoleniu na zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części;
6.  kopie decyzji lub zawiadomień o:

       a)  pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego lub jego części,

       b) wyłączeniu całości lub części obiektu budowlanego z użytkowania,

       c) rozbiórce obiektu budowlanego,

       d) zakończeniu budowy, co do których nie zgłoszono sprzeciwu.

   7) informacje o zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach o których mowa w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych (t.j.  Dz.U. z 2006r.  Nr 121,poz.844 z późniejszymi  zmianami);

2. Dokumenty wymienione w § 17 ust.1 pkt 1- 2 w formie kopii umów  przekazuje na bieżąco do Referatu Podatków -Referat Nieruchomości.

1. Dokumenty wymienione w § 17 ust.1 pkt 3-4 przekazuje na bieżąco do Referatu Podatków– Referat Nieruchomości.
2. Decyzje wymienione w § 17 ust.1 pkt 5 i 6 przekazuje do Referatu Podatków – Referat  , w terminie do 15 dnia miesiąca następującego       po miesiącu, w którym wydana decyzja stała się ostateczna lub upłynął termin do zgłoszenia             sprzeciwu zgodnie z przepisami Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie informacji podatkowych ( Dz.U.z 2002r.  Nr 240,poz.2061 z późniejszymi zmianami).
3. Informacje o których mowa w § 17 ust.1 pkt 7 przekazuje do Referatu Podatków – Referat   w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zarejestrowano lub wyrejestrowano pojazd , zgodnie z przepisami  Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie informacji podatkowych ( Dz.U. z 2002r. Nr 240,poz.2061 z późniejszymi zmianami).

ROZDZIAŁ II  - OBIEG DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

§ 18.

Zasady opracowania merytorycznego - dokumentów księgowych wydatkowych przez komórki organizacyjne Urzędu / referaty / i ich obieg.

1. Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem finansowo-rzeczowym w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy.
2. Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach  lub zleceniach.
3. Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa winna być kompletna, czytelna, opisana i spełniająca wymogi określone dla dowodu księgowego zgodnie z zapisem art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości.
4. Faktury, rachunki lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowegoprzedkładane do rozliczeń finansowych powinny być wpisane do systemu „Rejestr faktur” prowadzonego przez referaty lub komórki równorzędne i opatrzone numerem kolejnym   rejestru. Powinny również posiadać datę wpływu do komórki merytorycznej.
   1. W „Rejestrze faktur” wpisuje się wszystkie dokumenty księgowe po sprawdzeniu merytorycznym na bieżąco do danego miesiąca.
   2. Po zakończeniu danego miesiąca wszelkie otrzymane faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe z datą wystawienia za poprzedni m-c wprowadzane są do dnia 8–go następnego miesiąca do okresu poprzedniego jako zobowiązanie.
   3. Natomiast po zakończeniu m-ca grudnia wszystkie otrzymane dokumenty dotyczące poprzedniego roku muszą być ujęte w zobowiązaniach  / czyli wprowadzone w program „Rejestr faktur” do m-ca grudnia/ i księgowane pod datą 31 grudnia.

5.  Faktury i rachunki są poddawane szczegółowej kontroli merytorycznej w referacie,  referacie, biurze, i winny zawierać:

• potwierdzenie dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, prawidłowym opisem dokumentu oraz opatrzonym podpisem osoby upoważnionej;
• potwierdzenie dokonania sprawdzenia danych zawartych w fakturze (rachunku) za zgodność ze stanem faktycznym, z zawartą umową lub zleceniem oraz sprawdzenia kompletności załączonej dokumentacji w postaci protokołu częściowego lub końcowego odbioru wykonanych robót lub protokołu zdawczo-odbiorczego, kosztorysów powykonawczych i innych elementów rozliczeniowych wynikających z zapisów umowy;
• potwierdzenie sprawdzenia terminowości dokonania rozliczenia, a w przypadku niedotrzymania terminu realizacji umowy  naliczenie kary umownej zgodnie z zapisami w umowie;
  • prawidłową klasyfikacje budżetową;
  • zatwierdzenie do wypłaty.
•  Dokonanie sprawdzenia merytorycznego i zaklasyfikowanie w układzie klasyfikacji budżetowej i kategorii wydatku wynikającego z faktury (rachunku) lub rozliczenia oraz zatwierdzenie do wypłaty winno być opatrzone pieczęcią. Przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków pomocowych, dowody księgowe opatrzone są dodatkowymi pieczęciami i adnotacjami wynikającymi z umów finansowania i procedurami obowiązujących przy realizacji tych projektów.
•  Rozliczenie delegacji krajowych i zagranicznych wydział merytoryczny przedkłada

do Referatu Budżetu i Finansów / do 7 dni / podróże krajowe/, 14 dni / podróże zagraniczne / - po zakończeniu podróży służbowej. Delegacja przedłożona po terminie będzie przyjmowana wyłącznie z pisemnym wyjaśnieniem przyczyny opóźnienia.

1. Zaliczki jednorazowe winny być rozliczone do czternastu dni od daty pobrania. Nierozliczone    w terminie będą potrącane w całości z wynagrodzenia (diety).
   1. Rozliczenia ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych za dany miesiąc przedkłada się w Referat Organizacyjno- Administracyjny w terminie określonym umową. Rozliczenie złożone po tym terminie skutkować będzie wypłatą należności z miesięcznym opóźnieniem. Wypłata za miesiąc grudzień jest dokonywana ze środków budżetowych roku następnego.
   2. Wypłaty diet radnych Rady Gminy Rewal dokonuje Referat Budżetu i Finansów / / na podstawie sporządzonych list  przez odpowiednich pracowników Biura Rady Gminy oraz zatwierdzonych pod względem merytorycznym.
2.  Wszystkie faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego wprowadzone w system Rejestr faktur a następnie przedłożone do Referatu Budżetu i Finansów nie później niż 7 dni przed terminem zapłaty. Faktury  /rachunki/ po dokonaniu kontroli merytorycznej przekazywane są niezwłocznie do Referatu Budżetu i Finansów.
3.  Za terminowe przekazywanie faktur do Referatu Budżetu i Finansów odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych referatów merytorycznych oraz kierownicy samodzielnych referatów.
4.  Przedłożone dokumenty po wymagalnym terminie zapłaty będą przyjmowane tylko  z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację. Nieterminowa realizacja faktur (rachunków) może spowodować naliczenie karnych odsetek za zwłokę, a zapłata odsetek za opóźnienie w zapłacie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W takiej sytuacji Skarbnik wskaże osobę odpowiedzialną za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Wójtowi  Gminy.
5.  Sprawdzone pod względem merytorycznym, ujęte w systemie „Rejestr faktur” i zatwierdzone faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dowodu księgowego dostarczone do Referatu Budżetu i Finansów  są  zaksięgowane  do okresu   sprawozdawczego,   jako   zobowiązania   (zgodnie z art.20 ustawy o rachunkowości) do 8-go dnia miesiąca następującego      po miesiącu, w którym je wystawiono.
6.  Na  Kierownikach referatów, samodzielnych referatów, spoczywa obowiązek prawidłowego prowadzenia rejestru umów.
7. Podstawą dokonywania wypłat gotówkowych i bezgotówkowych są faktury, rachunki,noty obciążeniowe oraz dowody własne i inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego określone w umowach i zleceniach, sprawdzone pod względem merytorycznym i sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym przez Referat Budżetu i Finansów /, a następnie zatwierdzone do realizacji (zapłaty) zgodnie z zapisem w Rozdziale II § 9 pkt. 3
8. Wypłat na rachunki kontrahentów dokonuje się w Urzędzie Gminy Rewal przy zastosowaniu bankowego systemu elektronicznego przez osoby mające upoważnienie  do elektronicznego przesyłania przelewów / zgodnie z obowiązującą kartą wzoru podpisów /.
   1.  Po otrzymaniu dokumentów zatwierdzonych do wypłaty, sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i wprowadzonych w system Rejestr faktur następuje dekretacja w Referat Budżetu i Finansów
   2.  Zrealizowane dowody księgowe ujmowane są w ewidencji analitycznej i syntetycznej według klasyfikacji budżetowej. Ewidencjonowane dowody obejmują:
   3. wydatki bieżące,
   4. wydatki programy unijne,
   5. Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
   6. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, /bez klasyfikacji budżetowej/
   7. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, /bez klasyfikacji  budżetowej/.
9.  Dokumenty księgowe ewidencjonowane są w urządzeniach księgowych. Księgowanie odbywa się w systemie komputerowym.
10.  Po ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów księgowych za okres sprawozdawczy dokonuje się ich uzgodnienia. Po dokonaniu uzgodnień wewnętrznych w Referacie Budżetów i Finansów sporządza się zbiorcze informacje według klasyfikacji budżetowej i według zadań realizowanych przez  referaty i uzgadnia się dane w nich zawarte z analitykami poszczególnych referatów.

§ 19.

Zasady opracowania merytorycznego - dokumentów księgowych dochodowych przez komórki organizacyjne Urzędu  i ich obieg.

1.   Należności z tytułu dochodów Gminy, z wyjątkiem podatków i opłat,podlegają ewidencji przez Referat Budżetu i Finansów na podstawie następujących dokumentów sporządzonych przez referaty merytoryczne:
   1. Faktur, rachunków, aktów  notarialnych, decyzji administracyjnych i pozostałych dokumentów.
   2. W przypadku wniosku o zwrot nadpłaty z tytułu dochodów Gminy jest on przekazywany do właściwego referatu merytorycznego celem niezwłocznego zaopiniowania przez  Kierownika komórki równorzędnej lub upoważnioną osobę i stwierdzenia zasadności zwrotu. Zaopiniowane podanie podlega zatwierdzeniu do wypłaty przez Skarbnika albo upoważnioną osobę.
   3. W przypadku wniosku o udzielenie ulg, rozłożenie na raty, umorzenie w spłacie należności Gminy, do których nie stosuje się przepisów ustawy-Ordynacji podatkowej, podlegają one opracowaniu przez właściwy wydział merytoryczny.
   4. W przypadku wniosków o ulgi w spłacie należności jednostek organizacyjnych Gminy, których udzielenie należy do kompetencji Wójta Gminy lub Rady Gminyej, opracowanie wniosku dokonuje właściwa jednostka przy współpracy z odpowiednim wydziałem sprawującym nad nią nadzór.
   5. Opracowanie wniosku polega w szczególności na:
      • skompletowaniu dokumentacji potwierdzającej zasadność udzielenia wnioskowanej ulgi,
      • opracowanie informacji o dłużniku oraz przedstawienie propozycji co do sposobu załatwienia sprawy,
      • przygotowanie stosownego projektu zarządzenia lub innego dokumentu,
      • uzyskanie opinii radcy prawnego o legalności decyzji,

Przy udzielaniu ulg należy również stosować odrębne przepisy regulujące te kwestie, zwłaszcza stosowną Uchwałę Rady Gminy.

1.  W przypadku zwłoki w spłacie należności Referat  wysyła do dłużnika wezwanie do zapłaty lub upomnienie w zależności od obowiązującego trybu postępowania egzekucyjnego. Brak reakcji na wezwanie ze strony dłużnika stanowi podstawę do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, odpowiednio:
   • cywilnego – w stosunku do należności cywilnoprawnych (sprawa przekazywana jest do biura prawnego),
   • administracyjnego – wystawiane są tytuły wykonawcze i przekazywane do egzekucji zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
2.   Celem terminowego i prawidłowego sporządzenia sprawozdań z wykonania dochodów Gminy referaty merytoryczne zobowiązane są do:
   • terminowego dostarczenia dokumentów stanowiących podstawę dokonania przypisu należności, oraz prawidłowego rozliczenia podatku VAT.
3. Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem finansowo-rzeczowym w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy.
4.   Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach lub zleceniach.
5.   Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa winna być kompletna, czytelna, opisana  i spełniająca wymogi określone dla dowodu księgowego zgodnie z zapisem art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości.
6.   Po otrzymaniu dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym w Referacie Budżetu i Finansów  następuje ich dekretacja polegająca na:
   •   sklasyfikowaniu dowodu pod względem budżetowym – w zakresie dochodów,
   •   naniesieniu odpowiednich kont,
   •   określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany,
   •   złożeniu podpisu osoby dekretującej z imienną pieczątka.
7.   Zrealizowane dowody księgowe ujmowane są w ewidencji analitycznej i syntetycznej

           według klasyfikacji budżetowej. Ewidencjonowane dowody obejmują:

1. dochody,
2. sumy depozytowe, / bez klasyfikacji budżetowej/
3. dowody osobiste, / bez analityki/
4.  Skarb Państwa,
   1.   Dokumenty księgowe /dotyczące ewidencji analitycznej dochodów/ ewidencjonowane

są w urządzeniach księgowych. Księgowanie odbywa się w podsystemie komputerowym.

1. Po ujęciu w ewidencji analitycznej wszystkich dowodów księgowych za dany okres dokonuje się ich uzgodnienia z ewidencją syntetyczną. Pracownicy Referatu Budżetu i Finansów  odpowiedzialni za prowadzenie poszczególnych analityk na dochodach uzgadniają przypisy należności na koniec kwartału z wydziałami merytorycznymi. Uzgodnienia wymagają formy pisemnej.

§ 20.

Obsługa bankowego systemu elektronicznego MultiCash

1. Zlecenia płatnicze, pobieranie wyciągów, sald dokonują Wójt lub upoważnione przez Wójta osoby  posiadający nadane przez bank kody PIN i hasła zgadnie z  Załącznikiem Nr 4.
2.  Dokonywanie przelewów odbywa się na podstawie dowodów księgowych przedkładanych przez referaty merytoryczne po sprawdzeniu merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzeniu.
3.             Za poprawność wprowadzonych danych, a zwłaszcza nazwę i numer konta bankowego odpowiedzialny jest pracownik wprowadzający dane do systemu MultiCash /moduł PLI lub PLA/. Po wprowadzeniu danych należy je sprawdzić i uzgodnić następnie sporządzić wydruk. Wydruk potwierdzony i podpisany stanowi dowód poprawnego polecenia płatniczego. Każdy pracownik przygotowujący  zlecenie płatnicze ponosi odpowiedzialność za wprowadzone przez siebie dane.
4.             Przygotowane przelewy zostają akceptowane przez osoby upoważnione zgodnie z bankową kartą podpisów / i przetransferowane drogą elektroniczną do właściwych banków. Osoby upoważnione do dokonywania zleceń płatniczych posiadają dyskietki umożliwiające im złożenie indywidualnego podpisu elektronicznego.
5. Dyskietki, o których mowa w pkt. 4 winny być odpowiednio zabezpieczone poprzez

          przechowywanie w miejscach zamykanych na klucz.

ROZDZIAŁ III- KONTROLA DOWODÓW KSIĘGOWYCH

§ 21.

1.  Kontrola wewnętrzna ma na celu badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawnymi, badanie efektywności działania i realizacji zadań, badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń  i nieprawidłowości w realizacji tych zadań, ujawnianie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie, wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości.

2.  Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialni są  Kierownicy komórek organizacyjnych.

3.       Kontrola wewnętrzna wykonywana jest w postaci:

1. kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, obejmującej w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,
2. kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, badaniu rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz  prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, itp.,
3. kontroli następnej,obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

 4.   Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej jest jego sprawdzenie i poddanie:

a/ kontroli zgodności z prawem zamówień publicznych, czyli sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia, trybu zamówienia, adresu dostawcy lub wykonawcy, ceny jednostkowej oraz wartości ( zgodnie z ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych), której dokonuje Referat  zajmujący się procedurami Zamówień Publicznych.                    

b/ kontroli merytorycznej, - opisanej w § 9 pkt.1

c/kontroli formalno-rachunkowej – opisanej w § 9 pkt.2

5.  Dowody księgowe poddane kontroli wewnętrznej powinny być podpisane. Kontroli dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zawierających dyspozycję (polecenie) wykonania operacji kasowych i bankowych winno dokonywać się przed wykonaniem danej operacji gospodarczej. Każda następna osoba, mająca wykonać określone czynności kontrolne powinna sprawdzić, czy czynności poprzednie zostały wykonane w sposób właściwy i zostały potwierdzone odpowiednią adnotacją  na dokumencie. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie, atramentem lub długopisem, w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej.

6.   W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wewnętrznej, kontrolujący zobowiązany jest:

a/   zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom, czy osobom z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień,

b/ odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie kierownika jednostki o tym fakcie. W sprawie dalszego postępowania decyzje podejmuje kierownik jednostki.

7.   W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za jej wykonanie zobowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

1. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Wójta, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa.

 ROZDZIAŁ IV     - PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

§ 22.

Prowadzenie akt

1. Do archiwum oddaje się dokumenty uporządkowane, przekazywane przez pracowników po uprzednim uzgodnieniu terminu z Referatem Organizacyjno-Administracyjnym zgodnie z obowiązującym zarządzeniem.
2. Przekazywanie odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt.

      Uporządkowanie dokumentów polega na:

1. takim ich ułożeniu wewnątrz teczek, aby zapisy następowały po sobie wg liczb porządkowych dokumentów,
2. uzupełnieniu wszystkich wtórników dokumentów,
3. usunięciu skoroszytów i segregatorów,
4. usunięciu części metalowych,
5. sporządzeniu spisu spraw,
6. opisaniu teczki.

§ 23.

Przechowywanie akt

1. Zbiory przechowywane są przez okres wynikający z instrukcji kancelaryjnej lub innych przepisów w szczególności:
   1. zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,
   2. karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych - 50 lat,
2. dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu terminu jej ważności,

d.   rejestry podatkowe, ewidencje, wykazy – 10 lat

e.  pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

1. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 24.

Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie

1. Mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży.
2. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony.
3. Po zakończeniu pracy budynek Urzędu (a także wszystkie jego pomieszczenia) powinien być zamknięte, okna pozamykane.
4. Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu Urzędu.
5. Na przebywanie w budynku po godzinach pracy konieczna jest zgoda Wójta lub osoby przez niego upoważnionej.
6. Pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po zakończeniu pracy umieszczone w pozamykanych szafach.

§ 25.

      W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne przepisy wewnętrzne oraz ogólne przepisy prawa.

VI. INSTRUKCJA W SPRAWIE EWIDENCJI PODATKÓW I OPŁAT (Załącznik nr 6)

§1

1. Instrukcja określa tryb postępowania w zakresie ewidencji i kontroli przyjmowania podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych realizowanych w Gminie.

§2

1. W Urzędzie Gminy  ewidencją i rozliczaniem podatków i niepodatkowych należności zajmuje się odrębna komórka -Referat Podatków i Opłat. Zadaniem tej komórki jest w szczególności:

a/ prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń z tytułu podatków,

b/ sprawdzenie terminowości wpłat należności przez podatników,

c/ terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych,

d/ dokonywanie rozliczeń podatków z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości,

e/ nadzór nad przeprowadzeniem rozliczenia rachunkowo – kasowego inkasentów poboru podatków ,

f/ przygotowanie sprawozdań,

g/ ustalenie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości podatkowych,

§3

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym.

2. Do udokumentowania przypisów i odpisów służą:

a/ deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, z których wynika zobowiązanie podatkowe ;

b/ decyzje;

c/ dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, należnych od podatników;

d/ postanowienia o dokonaniu potrącenia, o którym mowa w art. 65 Ordynacji podatkowej;

e/ odpisy orzeczeń sądu administracyjnego, o których mowa w art. 77 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej;

f/ dokumenty, na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku – w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący;

g/ czynności sprawdzających złożonych przez podatników wszelkich dokumentów dotyczących podatków mających na celu:

-sprawdzenie terminowości składanych deklaracji,

-ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności przedstawionych dokumentów z ewidencją geodezyjną dokonuje pracownik ds. wymiaru podatków i opłat.

3. W razie stwierdzenia wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji wzywa się  podatnika do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji wskazując przyczyny poddania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych a w przypadku nie złożenia deklaracji wzywa do jej złożenia.

4. Natomiast sprawdzenie terminowości wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez  inkasentów podatków  dokonuje pracownik ds. księgowości podatkowej

5. Do udokumentowania wpłat służą:

a/ pokwitowanie z kwitariuszy przychodowych;

b/ wyciąg bankowy wraz z załączonymi dowodami wpłat;

c/ dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku – w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący – na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej;

d/ postanowienia o zaliczeniu wpłaty, nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległości podatkowych albo bieżących zobowiązań podatkowych;

e/ wniosek podatnika o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, o których mowa w art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej;

f/ inne dowody wpłaty, zatwierdzone do stosowania przez Wójta Gminy .

6. Do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego w formie niepieniężnej służą:

a/ dokumenty, o których mowa w ust. 2 pkt d;

b/ umowy lub inne dokumenty, z których w szczególności wynika określony w art. 66 § 4 Ordynacji podatkowej termin wygaśnięcia zobowiązania podatkowego w stosunku do jednostki samorządu terytorialnego;

c/ decyzje dotyczące przypadków, o których mowa w art. 67a § 1 pkt 3 i art. 67 d § 1

Ordynacji podatkowej;

d/ dokumenty informujące o przedawnieniu, o którym mowa w art. 70 – 71 Ordynacji podatkowej.

7. Do udokumentowania zwrotów służą
a/ druk Kasa Wypłaci ( KW- postawienie gotówki do wypłaty)

b/ wyciąg bankowy wraz z dokumentami wypłaty załączony do wyciągu.

8. W przypadkach, które nie zostały określone w ust. 2-5, do udokumentowania operacji księgowych służą dowody wewnętrzne, w szczególności noty księgowe.

§4

1. Pokwitowanie wpłaty lub wypłaty powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację:

a/ egzemplarza pokwitowania;

b/ podatnika;

c/ podatku lub innego tytułu wpłaty lub wypłaty;

d/ wysokości kwoty wpłaty lub wypłaty;

e/ w przypadku wpłaty również okres, którego dotyczy wpłata;

f/ daty wpłaty lub wypłaty.

2. Data wpłaty lub wypłaty, o której mowa w ust. 1 pkt f), jest jednocześnie datą

pokwitowania.

§5

1. Ewidencja podatków jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu i jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej.

2. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości t. j. z 2002r. Dz. U. Nr 76 poz. 694 z późniejszymi zmianami) .

§6

1. Ewidencję rozliczeń z tytułu podatków prowadzi się na:

a/ kontach bilansowych:

-kontach syntetycznych księgi głównej,

-kontach analitycznych i kontach szczegółowych ksiąg pomocniczych;

b/ kontach pozabilansowych, służących do rozrachunków z osobami trzecimi, określonymi w art. 107 – 117a Ordynacji podatkowej oraz z inkasentami w zakresie pobieranych przez nich wpłat z tytułu podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników:

-syntetycznych,

-analitycznych,

-szczegółowych.

2. Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzone są według rodzajów podatków.

3. Konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych i służą do rozrachunków:

a/ z podatnikami – z tytułu podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach;

b/ z jednostkami budżetowymi – z tytułu potrącenia kwoty z wzajemnej, bezspornej i wymagalnej wierzytelności podatnika wobec jednostki samorządu terytorialnego;

c/ z bankami – z tytułu nieprzekazania wpłat dokonanych przez podatników przelewem do banku; - ewidencja prowadzona jest w Referacie Budżetu i Finansów

d/ z innymi podmiotami – niebędącymi podatnikami w danym podatku lub dla których dany organ podatkowy nie jest właściwy – z tytułu nienależnie pobranych przez nich kwot w związku z rozliczeniami podatkowymi, w tym z tytułu zasądzonych od nich kwot. – ewidencja prowadzona jest w Referacie Budżetu i Finansów

4. Konta określone w ust. 3 prowadzi się  dla każdego podatnika  odrębnie  w każdym podatku;

5. Dla podatków, i opłat nieprzypisanych  które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników, nie prowadzi się szczegółowych kont podatników. 

§7

1. Zasady funkcjonowania kont syntetycznych opisane są w planie kont dla jednostki w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. W urzędzie wpłaty gotówkowe  podatników i inkasentów dokonywane są za pośrednictwem banku, który prowadzi kasową  obsługę urzędu.

3. Inkasenci poboru podatków pobierają kwitariusze przychodowe, które służą do wystawiania dowodów pobrania przez inkasenta wpłaty podatku. Oryginał pokwitowania z kwitariusza przychodowego otrzymuje wpłacający, a drugie pokwitowanie zostaje w kwitariuszu przychodowym.

4. Zgodność  z kwitariuszem przychodowym księgowa podatkowa potwierdza swoim podpisem. Następnie dokumenty te pozostają na stanowisku księgowej podatkowej i są księgowane na kontach podatników .

5. Rada Gminy wyznaczyła na podstawie upoważnień wynikających z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o podatku rolnym, ustawy o podatku leśnym, pobór podatków w drodze inkasa oraz określiła wysokość wynagrodzenia za inkaso.

7. Rozliczenie inkasenta poboru podatków  dokonywane jest na podstawie zasad określonych w uchwale

8. Rozliczenia inkasentów poboru podatków  dokonuje pracownik prowadzący w urzędzie ewidencję księgową dochodów z tytułu podatków i opłat, która polega na podliczeniu kopii kwitów wypisanych w kwitariuszu przychodowym. Na odwrocie ostatniej kopii dokonuje zapisu, że kwity rozliczono od nr – do nr-na łączną kwotę -, co potwierdza swoim podpisem. Jednocześnie naliczane jest inkasentowi wynagrodzenie za inkaso.

9. Po  odprowadzeniu gotówki na rachunek bankowy księguje się wpłaty pobrane przez inkasenta na kontach podatkowych poszczególnych podatników na podstawie kopii przyjętych od inkasenta .

10. Z wyciągu bankowego księgowane są również wszystkie pozostałe wpłaty.

11.Wykorzystane kwitariusze przychodowe inkasent zwraca osobie ,która prowadzi ewidencję druków ścisłego zarachowania.  Jeżeli inkasent przestaje pełnić funkcję inkasenta rozliczanie go z przekazanych mu kwitariuszy, z wpłat pobranych od podatników oraz z wpłat dokonanych do kasy i na rachunek bieżący urzędu powinno nastąpić przed zakończeniem pełnienia przez niego tej funkcji.

12. Księgi rachunkowe dot. ewidencji podatków i opłat prowadzone są komputerowo.

§8

1. Pracownik księgowości podatkowej dokonuje analizy podatków w księgowości podatkowej, sprawdza czy należność została zapłacona.

2. W przypadku stwierdzenia  braku wpłaty,  pracownik księgowości podatkowej niezwłocznie  sporządza  upomnienie

 Zasady doręczenia upomnienia regulują przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. Kopię upomnienia pozostawia się w aktach sprawy.

3. Nie sporządza się upomnień po dacie podatku, jeżeli wysokość raty  zaległości nie przekracza 10,00zł . Wówczas na koniec roku podatkowego sporządza się upomnienie i doręcza się zobowiązanemu za potwierdzeniem odbioru.

4. Jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały w całości zapłacone, sporządza się  niezwłocznie na kwoty zaległe, administracyjne tytuły wykonawcze.

5. Wystawione tytuły wykonawcze wraz z dołączonymi potwierdzeniami odbioru upomnienia.

wpisuje się do ewidencji tytułów wykonawczych i przesyła do właściwego urzędu skarbowego, za potwierdzeniem odbioru.

6. Każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji.

tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie organ egzekucyjny.

7. Zaległości podatkowe, które uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym należy, po uprzednio  przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym ,   odpisać z urzędu na koncie podatkowym zobowiązanego.

8. Wójt (jako organ podatkowy) może  na wniosek podatnika udzielać ulg w zapłacie zobowiązań  na zasadach określonych w art. 67a§ 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

9. Każde wydanie decyzji w sprawie udzielenia ulg w spłacie zobowiązań winno być poprzedzone postępowaniem dowodowo - wyjaśniającym .

10. Wójt Gminy może   z urzędu umorzyć zaległości podatkowe  na zasadach określonych w art.67d §1 Ordynacji podatkowej

11. Po uregulowaniu przez dłużnika należności zabezpieczonej hipoteką może nastąpić jej wykreślenie, za pozwoleniem organu podatkowego (Wójta). Wniosek o jego wydanie dłużnik składa do Wójta.

§9

1. O odroczeniu terminu płatności podatku (zaległości podatkowej) lub rozłożenia na raty pracownik prowadzący ewidencję podatków i opłat w urzędzie czyni stosowną adnotację na koncie podatkowym, a decyzję o uldze odkłada do akt sprawy.

2. Po analizie kont podatkowych w księgowości podatkowej i stwierdzeniu, że podatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie lub wpłacił część wyznaczonej raty albo nie wpłacił zobowiązania pomimo upływu terminu płatności, wystawia się:

a/ upomnienie na kwotę pozostałą do zapłaty – jeżeli istnieje obowiązek lub nie doręczono go wcześniej,

b/ tytuł wykonawczy na zaległości i przekazuje go do właściwego Urzędu Skarbowego,

c/ zawiadomienie organu podatkowego o wygaśnięciu decyzji o uldze, w celu dalszej egzekucji (w przypadku gdy wcześniej przekazano tytuł do realizacji i otrzymano postanowienie organu egzekucyjnego o zawieszeniu postępowania egzekucyjnego).

§ 10

1. Proces likwidacji zaległości podatkowych przeprowadza pracownik Referatu Podatków i Opłat  mający to w zakresie obowiązków.

§ 11

1. Za nadpłatę uważa się kwotę:

a/ nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku;

b/ podatku pobranego przez płatnika nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

c/ zobowiązania zapłaconego przez płatnika lub inkasenta, jeżeli w decyzji o odpowiedzialności podatkowej płatnika lub inkasenta określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

d/ zobowiązania zapłaconego przez osobę trzecią lub spadkobiercę, jeżeli w decyzji o ich odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej (art. 72 – 80 Ordynacji)

§ 12

1. Powstałe nadpłaty na kontach podatkowych likwiduje się w sposób:

a/ nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, z zastrzeżeniem jak niżej.

b/ nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczt zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku – na poczet przyszłych zobowiązań, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot.

c/ zapisy ust.1 pkt a i b stosuje się odpowiednio do zaliczenia nadpłaty inkasenta.

d/ w sprawach zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań wydaje się postanowienie, na które służy zażalenie, w przypadku zaliczenia nadpłaty na poczet zaległości podatkowej kwotę nadpłaty rozlicza się zgodnie z art. 55 § 2 i art. 62 § 1 ordynacji podatkowej.

e/ zwrotów nadpłat powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych dokonuje się z podziałki klasyfikacji budżetowej, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.

f/ w razie zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym wypełnia się polecenie przekazu z rachunku bankowego urzędu na rachunek miejscowego urzędu pocztowego i dołącza się wypełniony przekaz pocztowy na wskazany przez podatnika adres.

g/ nadpłata zwracana przekazem pocztowym jest pomniejszona o koszty jej zwrotu. Nadpłata, której wysokość nie przekracza kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlega zwrotowi .

§ 13

1. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika pokwitowania podatku nie wydaje się jego duplikatu. Na wniosek podatnika wydaje się jednak zaświadczenie na podstawie art. 306a Ordynacji.

2. Zaświadczenie powinno zawierać nazwisko, imię i adres podatnika, datę dokonanej wpłaty, rodzaj należności i okres, za który je wpłacono oraz sumę wpłaty cyframi i słownie.

3. Wniosek i zaświadczenie podlegają opłacie skarbowej.

§ 14

Wyciągi z rachunków bankowych, polecenia księgowania, dowody wpłat, zwrotów oraz przerachowań – stanowiące podstawę księgowania i udokumentowania zapisów księgowych przechowuje się w porządku chronologicznym za poszczególne miesiące.

§ 15

Wgląd do kont podatnika mogą mieć Wójt, kierownik referatu, podatnik, przedstawiciele kontroli zewnętrznej i organów ścigania – w obecności pracownika prowadzącego ewidencję podatków i opłat.

§ 16

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji znajdują zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

VII. INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA BILANSU SKONSOLIDOWANEGO (Załącznik nr 7)

Rozdział I

1. Postanowienia ogólne

§1

1. Instrukcja określa zasady sporządzania skonsolidowanego bilansu gminy.

2. Jednostką dominującą jest Gmina Rewal.

3. Dniem bilansowym jest ostatni dzień roku kalendarzowego.

4. Konsolidacja to łączenie w bilansie Gminy Rewal jako jednostki samorządu terytorialnego sprawozdań finansowych gminnych jednostek sektora finansów publicznych oraz innych osób prawnych (samodzielne instytucje kultury) przez sumowanie odpowiednich pozycji

sprawozdań jednostki dominującej i jednostek organizacyjnych gminy.

5. Grupa kapitałowa to Gmina Rewal jako jednostka samorządu terytorialnego, czyli jednostka dominująca wraz z jednostkami zależnymi i niebędącymi spółkami handlowymi jednostek współzależnych.

Rozdział II

2. Metoda sporządzania bilansu skonsolidowanego

§2

1. Konsolidacją są objęte jednostkowe bilanse jednostek budżetowych, zakładu budżetowego, instytucji kultury oraz bilans wykonania budżetu Gminy Rewal.

2. Jednostka dominująca – Gmina - sporządza bilans skonsolidowany grupy kapitałowej, zestawiony w taki sposób, jakby grupa kapitałowa stanowiła jedną jednostkę.

3. Bilanse jednostek wchodzących w skład jednostki dominującej łączy się poprzez zsumowanie poszczególnych pozycji bilansowych tych jednostek.

4. Poszczególne aktywa i pasywa bilansów jednostkowych (w kolumnie stan na początek i na koniec

roku) należy dostosować odpowiednio do aktywów i pasywów wzoru skonsolidowanego bilansu stanowiącego zał. nr 7 do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Jednocześnie należy pamiętać,

że stan wykazany w kolumnie „stan na początek roku” powinien być zgodny ze stanem na koniec roku wykazanym w skonsolidowanym bilansie za rok poprzedni.

5. Należy dokonać korekt i wyłączeń w celu wyeliminowania skutków finansowych wzajemnych zdarzeń gospodarczych , szczególnie w zakresie rozrachunków (zobowiązań, należności) oraz innych aktywów i pasywów (środki trwałe, zapasy, materiały itp.), stosując zasady rozdziału 6 ustawy o rachunkowości.

6. Dane jednostki zależnej łączy się z danymi jednostki dominującej metodą konsolidacji pełnej.

7. Metoda konsolidacji pełnej polega na sumowaniu, w pełnej wartości, poszczególnych pozycji bilansowych jednostki dominującej i jednostek zależnych

Rozdział III

3. Termin sporządzenia bilansu skonsolidowanego

§3

1. Skonsolidowany bilans Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego jest sporządzany w złotych i groszach, w terminie 3 miesięcy od otrzymania ostatniego sprawozdania podlegającego konsolidacji.

2. Bilans skonsolidowany podpisuje kierownik jednostki dominującej – Wójt oraz Skarbnik Gminy.

Rozdział IV

4. Wykaz jednostek objętych skonsolidowanym bilansem

§4

1. W rozumieniu definicji jednostki dominującej z § 1 Gmina Rewal jako jednostka samorządu terytorialnego jest jednostką dominującą. 

Rozdział V

5. Postanowienia końcowe

§5

1. Dokumentacja konsolidacyjna zawiera:

a/ bilans skonsolidowany .

b/ zestawienie bilansów jednostek wchodzących w skład jednostki dominującej przez dokonaniem wyłączeń wraz z bilansem z wykonania budżetu gminy (organ finansowy) w układzie pozycji bilansu skonsolidowanego.

§6

1. Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych Gminy oraz Skarbnika Gminy do:

a/ dokonania na dzień bilansowy inwentaryzacji wszystkich sald należności i zobowiązań

występujących pomiędzy jednostkami objętymi bilansem skonsolidowanym,

b/ do sporządzenia wykazu zobowiązań i należności do konsolidacji między jednostkami organizacyjnymi Gminy Rewal objętych bilansem skonsolidowanym.

§7

1. Zobowiązuje się Skarbnika Gminy do sporządzenia skonsolidowanego bilansu Gminy w terminie do 30 czerwca każdego roku za rok poprzedni.