ZARZĄDZENIE NR 17/2014

Wójta Gminy Rewal

z dnia 25  marca 2014 r.

w sprawie: mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych – standardów kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Rewal

Na podstawie przepisów art 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U.  z 2013, poz. 594 z późn. zm.), art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz. 330, z późn. zm.), art. 69 ust.3 ustawy   z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 , poz. 885 z późn. zm.), Komunikatu  Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84)

 zarządzam, co następuje:

§1

Wprowadzam mechanizmy kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych - standardy kontroli finansowej   stanowiące integralną część zarządzenia. 

§2

Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy Rewal.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01.01.2014r.

STANDARDY KONTROLI  FINANSOWEJ
w Urzędzie Gminy w Rewalu

 Rozdział I

Przepisy ogólne

§ 1

Kontrola finansowa obejmuje całość środków finansowych i mechanizmy kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczychistniejących w Urzędzie Gminy w Rewalu, dotyczących prawidłowego funkcjonowania procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem.

§ 2

Przez procedurę kontroli finansowej rozumie się wszelkie czynności, które służą zapewnieniu, że cele stawiane przez kontrolę zarządczą w zakresie mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych zostaną osiągnięte.

CELE KONTROLI FINANSOWEJ

§ 3

1. Działalność kontrolna gospodarki finansowej wykonywana jest w celu wykrycia nieprawidłowości w funkcjonowaniu Urzędu Gminy  w każdym aspekcie jego działania i zmierza do poniesienia sprawności działania poprzez usuniecie ujawnionych w wyniku kontroli finansowej przyczyn i źródeł ich powstania.

2. Realizacja celów kontroli finansowej następuje poprzez dostarczenie zarządzającym niezbędnych informacji dla doskonalenia funkcjonowania działalności Urzędu oraz racjonalnego gospodarowania jej majątkiem w tym:

            1) informacji o stopniu realizacji zadań i celów

            2) informacji o zaniedbaniach, nieprawidłowościach i odchyleniach od przyjętych do stosowania norm oraz o nieracjonalnym gospodarowaniu środkami finansowymi oraz mieniem, nadużyciach z podaniem przyczyn powstania i osób za nie odpowiedzialnych

            3) informacji o sposobach i środkach umożliwiających likwidacje skutków nieprawidłowości i zaniedbań

            4) wskazań, z podaniem sposobów i środków, umożliwiających unikniecie w przyszłości stwierdzonych zaniedbań i nieprawidłowości.

3.Kontrola finansowa ma na celu badanie i ocenę wszelkich czynności związanych z procesem gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem pod względem:

1. Celowości– stwierdzenia czy prowadzenie (przeprowadzenie) określonej operacji jest (było) konieczne,
2. Gospodarności– określenia czy zamierzenia nie można (nie można było) zrealizować lepiej, szybciej, taniej, przy bardziej oszczędnym zużyciu środków pieniężnych i rzeczowych,
3. Rzetelności– ustalenia czy zdarzenia wynikające z dowodu księgowego rzeczywiście miały miejsce, a więc czy dowód nie jest fikcyjny,
4. Legalności – sprawdzenia czy operacje realizowane (zrealizowane) są zgodne z obowiązującym prawem oraz z przyjętymi zamierzeniami.

PRZEDMIOT KONTROLIFINANSOWEJ

§ 4

1.Kontroli finansowej podlegają następujące obszary działalności Urzędu Gminy w Rewalu:

1. stopień realizacji dochodów i wydatków w danym ujęciu czasowym w stosunku do założeń ujętych w planie
2. wypływ środków pieniężnych

Kontroli podlegają następujące zasoby jednostki:

1. Zasoby rzeczowe oraz inne aktywa i zarządzanie nimi, a w szczególności:

        1) Aktywa trwałe i zarządzanie nimi, a w szczególności:

                 a) rzeczowe aktywa trwałe: środki trwałe

                 b) wartości niematerialne i prawne

        2) Aktywa obrotowe i zarządzanie nimi, a w szczególności:

                   a) należności

         3) Pasywa

                  a) zobowiązania wobec budżetów;

                  b) zobowiązania wobec kontrahentów

      c) fundusze

 2. Zasoby finansowe i zarządzanie nimi:

                  1) środki na rachunkach bankowych

                  2) kredyty , pożyczki i realizacja spłat

                  3) inne środki pieniężne

                        a) czeki

                        b) znaki

                        c) bilety

                        d) waluta

                        e) depozyty

3. Zasoby informacyjne, również zapisane na nośnikach magnetycznych

                  1) informacje dokumentujące zdarzenia gospodarcze

                  2) informacje zawarte w księgach rachunkowych

                  3) informacje zawarte w innych dokumentach i ewidencjach zawierających dane dotyczące działalności finansowej Urzędu Gminy w Rewalu

RODZAJE KONTROLI FINANSOWEJ

§ 5

1. Kontrolę finansową gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem prowadzi się poprzez:

1. samokontrolę– kontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy przez wszystkich pracowników bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami czynności tj. obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,
2. kontrolę funkcjonalną – kontrolę sprawowaną w ramach obowiązków nadzoruprzez pracowników na stanowiskach kierowniczych oraz nie kierowniczych w zakresie powierzonych im obowiązków,
3. kontrolę wstępną – (uprzednia, ex-ante) kontrolę przeprowadzaną przed podjęciem decyzji rodzącej skutki finansowe,
4. kontrolę następczą – (następna, ex-post) kontrolę przeprowadzaną po zaistnieniu zdarzeń gospodarczych, mającą na celu wykrycie nieprawidłowości i wskazanie sprawcy ich powstania,
5. kontrolę powtórną – kontrolę polegającą na ponownym badaniu szczególnie istotnych zagadnień,
6. kontrolę faktyczną – kontrolę stanu rzeczywistego, dokonaną osobiście i bezpośrednio przez kontrolowanego,
7. kontrolę dokumentarną – kontrolę polegającą na pośrednim ustaleniu stanu rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych i finansowych oraz stanu składników majątkowych na podstawie dokumentów odzwierciedlających ten stan,
8. kontrolę formalną – kontrolę stanu i sposobu sporządzania dokumentów i sprawozdań oraz prowadzenia ksiąg w szczególności polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz zbadaniu prawidłowości ich sporządzania ze względu na treść i formę:
   • Czy treść i forma dokumentu odpowiada przepisom prawa, regulaminom, zasadom przyjętym w Urzędzie Gminy w Rewalu                                               
   • Czy jeżeli czynność powinna być poprzedzona zawarciem umowy, zleceniem, złożeniem zamówienia, znajduje ona uzasadnienie w tych dokumentach
   • Czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot
   • Czy operacji dokonały upoważnione osoby
   • Czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie fakt zdarzenia gospodarczego
   • Czy zobowiązani do kontroli zdarzenia gospodarczego i finansowego na danym etapie wykonali te kontrolę i czy wykonali ja należycie, a fakt wykonania kontroli potwierdzili na dokumencie
   • Czy dokument został zatwierdzony przez osoby upoważnione
9. kontrolę merytoryczną – porównanie merytoryczne zaistniałych zdarzeń z obowiązującymi wyznacznikami, polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie danej czynności jest/było celowe, zgodne z planem, z obowiązującymi przepisami i regulaminami
10. kontrolę całkowitą – kontrolę wszystkich zaszłości gospodarczych szczególnie istotnych dla prawidłowego funkcjonowania urzędu,
11. kontrolę wyrywkową– kontrolę określonej grupy zjawisk gospodarczych lub dokumentów reprezentujących całokształt badanego zagadnienia.
12. Formy kontroli finansowej procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem dobierane są w zależności od rodzaju, ryzyka oraz wielkości środków publicznych.

FUNKCJE KONTROLI FINANSOWEJ

§ 6

Kontrola finansowa ma spełnić następujące funkcje:

1. Sygnalizacyjną– poprzez dostarczanie kierownikom wszystkich szczebli informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowanie faktów wystąpienia nieprawidłowości, zaniedbań, nadużyć, odchyleń od ustalonych procedur postępowania, umożliwiających ich likwidację;

1. Instruktażową– poprzez inicjowanie kierunków prawidłowego działania, wykazywanie sposobów i środków likwidacji oraz zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości;
2. Profilaktyczną– poprzez zapobieganie w wyniku wniosków pokontrolnych występowania niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływanie w celu wywołania pożądanych zachowań.

PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ

§ 7

Procedura kontroli finansowej gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem polega na:

1. Badaniu zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawa;
2. Badaniu efektywności działania i realizacji zadań określonych w odrębnych przepisach;
3. Badaniu realizacji procesów zachodzących w Urzędzie Gminy w Rewalu poprzez porównanie ich z planem i wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych działań;
4. Ujawnieniu nieprawidłowości w gromadzeniu i rozdysponowaniu środków publicznych oraz marnotrawstwa mienia, a także ustaleniu osób odpowiedzialnych za ich powstawanie;
5. Wskazania sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości.

§ 8

Procedury kontroli finansowej powinny uwzględniać między innymi następujące elementy:

1. Badanie dokumentów pod względem merytorycznym, polegające na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z rzeczywistością przy uwzględnieniu zasad określonych w § 5;
2. Badanie dokumentów pod względem formalnym, polegające na stwierdzeniu, czy posiadają one wszystkie typowe dla nich elementy, a w szczególności czy:

a) wystawione zostały w sposób prawidłowy, podpisane przez upoważnione osoby,

b) zawierają inne cechy wymagane obowiązującymi przepisami.

1. Badanie dokumentów pod względem rachunkowym, polegające na ustaleniu prawidłowości zawartych w nich działań arytmetycznych;
2. Kontrolę zupełności i kompletności operacji, zmierzająca do zapewnienia, aby wszystkie zaistniałe operacje zostały poprawnie udokumentowane i zaewidencjonowane w księgach rachunkowych;
3. Porównanie treści operacji z różnymi źródłami informacji oraz zatwierdzenie dokumentów przez upoważnione osoby;
4. Porównywanie zamierzeń i wykonania z planem finansowym;
5. Przeprowadzenie inwentaryzacji.

Odpowiedzialność osób za przeprowadzanie kontroli finansowej

§ 9

1. Osobą odpowiedzialną za prawidłowe funkcjonowanie kontroli finansowej dotyczącą procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem jest Skarbnik Gminy .
2. Wójt Gminy  Rewal powierza obowiązki w zakresie gospodarki finansowej Skarbnikowi  Gminy - Głównemu Księgowemu Budżetu, zgodnie z art. 53 ustawy o finansach publicznych.

1. Wójt Gminy Rewal może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej wyznaczonemu pracownikowi jednostki, zgodnie z art. 53 ustawy o finansach publicznych.
2. Przyjęcie obowiązków w tym zakresie przez wyznaczonego pracownika powinno być stwierdzone dokumentem w formie imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym Urzędu.

Organizacja i szczegółowe zasady kontroli funkcjonalnej

§ 10

1. Realizacja kontroli funkcjonalnej następuje w wyniku przeprowadzenia kontroli:

1) wstępnej       

2) bieżącej

            3) końcowej

które należy przeprowadzić zgodnie z zasadami określonymi w standardach

1. Kontroli funkcjonalnej podlegają wszystkie  obszary działalności urzędu w wyniku przeprowadzenia kontroli:

1) rzeczowej zdarzeń gospodarczych

2) dokumentów, w tym odzwierciedlających zdarzenia gospodarcze

Kontrolę  funkcjonalną  w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz gospodarki finansowej  przeprowadza Skarbnik Gminy  lub upoważniony przez niego pracownik oraz audyt zewnętrzny zlecany przez Wójta . Z dokonanej kontroli przeprowadzający kontrolę sporządza protokół.

1. Inwentaryzację, spis środków przeprowadza komisja, powołana przez zarządzającego kontrolę, na wniosek Skarbnika Gminy. Z dokonanej kontroli przewodniczący komisji sporządza protokół.
2.  Kontrolę funkcjonalną sprawują:
   1. Wójt Gminy
   2. Skarbnik Gminy
   3. Kierownicy poszczególnych Referatów/ Wydziałów  urzędu
   4. Inni pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli w określonym zakresie przedmiotowym i podmiotowym

5. Osoby wymienione  w pkt 4 sprawują kontrole funkcjonalną w zakresie swego działania zgodnie z określonymi zasadami

6. Osoby wymienione  w pkt 4  zobowiązane są do organizowania, w zakresie swego działania:

1. Kontroli:

                     a) doraźnych – obejmujących wybrane operacje i odpowiadające im dowody

                     b) problemowych –obejmujących tylko wybrany odcinek działalności

         c) kompletnych – obejmujących swym zakresem wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im czynności, dokumenty i zapisy ewidencyjne

                     d) rzeczowych

• zobowiązane są do kontroli pracy podległych sobie pracowników oraz bieżącej kontroli realizacji zadań ciążących na podległych sobie pracownikach
•  zobowiązane są do bieżącego wykorzystywania informacji kontrolnych,  i natychmiastowego podejmowania środków zaradczych w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w działaniu
• zobowiązane są do podjęcia natychmiastowych stosownych działań w wypadku stwierdzenia nieprawidłowości mających cech przestępstwa i /lub mogących spowodować( bądź powodujących) znaczne straty i /lub zagrożenie życia lub zdrowia ludzkiego
• zobowiązane są do wnioskowania o zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za powstanie zdarzeń, o których mowa w pkt 4 oraz uprawnieni są do wnioskowania o ukaranie pracowników, których działanie po raz kolejny powoduje powstawanie nieprawidłowości uchybień.
• Osoby wymienione w pkt 4
• zobowiązane są do wnioskowania o przeprowadzenie kontroli w przypadku powtarzających się nieprawidłowości i/lub  w wypadku nieprawidłowości, które mają cechy przestępstwa lub mogą spowodować albo spowodowały straty

1. uprawnione są do wnioskowania o przeprowadzenie kontroli sprawdzającej w przypadkach innych niż wymienione w pkt 1

7.  Osoby zobowiązane do sprawowania  kontroli z związku z zajmowaniem stanowiska kierowniczego mogą upoważnić swoich zastępców  lub innych pracowników  do wykonania obowiązków kontrolnych w zakreślonych granicach.

8.  W przypadku ujawnienia podczas kontroli funkcjonalnej nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa osoba kontrolująca obowiązana jest do zabezpieczenia dokumentów i przedmiotów stanowiących dowód popełnienia tego czynu oraz do bezzwłocznego powiadomienia na piśmie bezpośredniego przełożonego i Wójta Gminy, który podejmie stosowne działania.

9. Zawiadomienie powinno zawierać m. in.:

1)  Nazwę przedmiotu kontroli                                                                                               

2) Datę przeprowadzenia kontroli                                                                                           

 3) Zwięzły opis stanu faktycznego z uwzględnieniem miejsca czasu, warunków i przyczyn zdarzenia                                                                                                                          

 4)  Wskazania w miarę możliwości, osoby podejrzanej o popełnienie czynu mającego znamiona przestępstwa i /lub osoby odpowiedzialnej za jego powstanie                               

 5 ) Szacunkowo wielkość powstałej szkody 

6)   Dokładny czas przekazania informacji przełożonemu i Wójtowi Gminy

               Zasady i zakres kontroli dokumentów

§ 11

1. Przedmiotem kontroli finansowej są dokumenty dotyczące zdarzeń gospodarczych powstałych, jak i mających nastąpić w przyszłości ( bez względu na to czy są to dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości):

1)   zewnętrzne obce

 2)  zewnętrzne własne

 3)   wewnętrzne

Przedmiotem kontroli są także sporządzane przez Urząd Gminy w Rewalu dowody księgowe:                                                                                                                       

•  zbiorcze  
•  korygujące  
•  zastępcze   
•  rozliczeniowe   

Dowody księgowe powinny posiadać, co najmniej cechy określone ustawą o rachunkowości oraz zwięzły opis zdarzenia gospodarczego.

Zasady dokonywania kontroli procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem

                                                                      § 12                                                                                                                         

    1.Dowodem kontroli finansowej przez osoby upoważnione do kontroli dotyczącą procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem jest złożenie podpisu wraz z datą na dokumentach dotyczących danej operacji.

2. Złożenie podpisu przez osoby upoważnione do kontroli finansowej na dokumentach, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, że:

1. nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,
2. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,
3. zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków.

Zasady postępowania w przypadkach ujawnienia nieprawidłowości oraz sposoby postępowania i zabezpieczania dokumentów

§ 13

1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej osoba dokonująca kontroli zobowiązana jest:
2. zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień,
3. odmówić podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami prawa, zawiadamiając jednocześnie na piśmie o tym fakcie Wójta, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego postępowania.
4. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku dokonywania kontroli osoba dokonująca tej kontroli jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić przełożonego oraz podjąć niezbędne czynności zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

§ 14

1. W przypadku ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Wójta Gminy, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty mogące stanowić dowód przestępstwa.
2. Ujawnienie czynu mającego znamiona przestępstwa wymaga zawiadomienia organów powołanych do ścigania przestępstw.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 do  należy w szczególności:
4. zlecenia czynności mające ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,
5. zbadanie czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli,
6. rozważenie możliwość skierowania sprawy na podstawie własnych ustaleń do rozpatrzenia przez rzecznika dyscyplinarnego lub wypowiedzenia stosunku pracy pracownikowi naruszającemu obowiązki pracownicze w zakresie nieprzestrzegania procedury kontroli finansowej,
7. przedsięwzięcie środków organizacyjnych zmierzających do zapobieżenia w przyszłości naruszeniom procedur kontroli finansowej,
8. przygotowanie ewentualnego wystąpienia do gminy z powództwa cywilnego o naprawienie szkody majątkowej przeciwko osobom winnym zaniedbania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli finansowej.

Rozdział II

Kontrola realizacji planu dochodów budżetowych

§ 15

Realizując dochody gminy  należy:

1. Prawidłowo i terminowo ustalać należności z tytułu dochodów gminy oraz gromadzonych dochodów własnych,
2. Pobierać wpłaty i terminowo dokonywać zwrotów nadpłat,
3. Prowadzić ewidencje dochodów budżetowych według części, działów i rozdziałów oraz paragrafów klasyfikacji,
4. Terminowo wysyłać do dłużników wezwania do zapłaty lub faktury z tytułu świadczonych usług;
5. Terminowo wysyłać do opieszałych dłużników upomnienia oraz wdrażać w stosunku do nich przewidziane przepisami środki egzekucyjne,
6. Umarzać i odpisywać w granicach przysługujących uprawnień należności nieściągalnych oraz przedawnionych bądź kierować w tym zakresie wnioski do jednostek uprawnionych do wydawania decyzji,
7. Czynności egzekucyjne nie podejmuje się, jeżeli należność nie przewyższa kosztów wysyłania upomnienia.

Rozdział III

Wydatkowanie środków publicznych oraz zaciąganie zobowiązań

Wstępna ocena celowości, gospodarności, rzetelności, oszczędności i racjonalności  zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków

§ 16

1. Każde zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków należy poprzedzić oceną ich celowości, oszczędności, gospodarności i racjonalności (stwierdzenia czy zaciągnięcie zobowiązania lub poniesienie wydatku jest konieczne).

1. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w planie finansowym gminy.
2. Dokonując oceny celowości, gospodarności, rzetelności i racjonalności zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, należy dokonać analizy w zakresie gospodarności, określić czy danego zamierzenia nie można zrealizować lepiej, szybciej, taniej, przy bardziej oszczędnym zużyciu środków pieniężnych i rzeczowych.

§ 17

1. Ocena celowości, gospodarności, oszczędności, rzetelności i racjonalności zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków dokonywana jest na podstawie dowodu źródłowego sporządzonego przez upoważnionego pracownika,  jeżeli dotyczą one funkcjonowania jednostki budżetowej – Urzędu ,
2. Dokument o wydatkowanie środków finansowych  przedkłada się Skarbnikowi do akceptacji w zakresie zabezpieczenia środków finansowych, a następnie Wójtowi Gminy Rewal do zatwierdzenia.

§ 18

Wartość szacunkową zobowiązań i wydatków określa dysponent w zakresie:

1. Wydatków rzeczowych (pozapłacowych) , 
2. Wydatków płacowych (wynagrodzenia zasadniczego, dodatku stażowego i innych dodatków oraz nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych),
3. Wydatków płacowych (ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne i na Fundusz Pracy)
4. Wydatków związanych z procesami inwestycyjnymi.

Zasady kontroli i oceny celowości , gospodarności i racjonalności wydatków

§ 19

Oceny celowości, gospodarności, rzetelności i racjonalności  dokonują dysponenci środków budżetowych :

1. W zakresie wydatków osobowych niezaliczonych do wynagrodzeń (§ 3020 klasyfikacji wydatków) tj.dopłat do okularów, jednorazowego odszkodowania z tytułu stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu albo śmierci oraz odszkodowania za przedmioty utracone lub uszkodzone wskutek wypadku przy pracy, przysługującego od pracodawcy, odprawy pośmiertnej;
2. W zakresie różnych wydatków na rzecz osób fizycznych (§ 3030 klasyfikacji wydatków), z tego: wynagrodzeń wypłacanych na podstawie odrębnych przepisów osobom, które wykonują czynności na polecenie gminy np. biegłym w postępowaniu sądowym, rekompensaty dla ławników, zwrot kosztów przejazdu świadkom, ławnikom i biegłym;
3. W zakresie zakupu materiałów i wyposażenia (§ 4210 klasyfikacji wydatków):
4. mebli i sprzętu biurowego, materiałów biurowych, materiałów wymiennych do drukarek i kserokopiarek,
5. materiałów komputerowych,
6.  prenumeraty czasopism i innych wydawnictw oraz wykonania pieczęci.

1. w zakresie zakupu usług zdrowotnych ( § 4280 wydatków), w celu uzyskania przez pracownika zaświadczenia o zdolności do pracy;
2. w zakresie zakupu usług remontowych i konserwacyjnych urządzeń i sprzętu, (§ 4270 klasyfikacji wydatków);
3. w zakresie zakupu pozostałych usług (§ 4300 klasyfikacji wydatków), w tym:
   1. ogłoszeń związanych z wydatkami dotyczącymi funkcjonowania jednostki     budżetowej,
   2.   licencji i programów komputerowych,
   3.  usług drukarskich i introligatorskich.
4.  różnych opłat ( § 4480 podatek od nieruchomości) oraz opłat i składek (§ 4430 klasyfikacji wydatków) w tym dotyczących ubezpieczeń rzeczowych.
5.  kosztów postępowania sądowego (§ 4160 klasyfikacji wydatków).

§ 20

Celowość zobowiązań z tytułu delegacji służbowych (§ 4410 klasyfikacji wydatków), powinna być stwierdzona na druku delegacji, poprzez wpisanie dni delegacji, rodzaju środka transportu, celu delegacji i zaakceptowana przez Wójta lub Sekretarza , a ocenę gospodarności, rzetelności i racjonalności dokonanego wydatku potwierdza Skarbnik. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, niebędącym własnością pracodawcy.

§ 21

Oceny celowości, gospodarności, rzetelności i racjonalności zaciągania zobowiązań, których celem jest zapewnienie jednostce normalnego funkcjonowania, a dotyczące m.in. zakupu energii elektrycznej, gazu, wody, usług ogrzewania, odprowadzania ścieków, utrzymania czystości w budynku i na zewnątrz (§ 4260, 4300 klasyfikacji wydatków), dokonuje się, po dokonaniu analizy oceny stanów faktycznych. 

§ 22

Tryb oceny celowości, gospodarności, rzetelności i racjonalności zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków niewyszczególnionych § 4300 i 4610, ustala każdorazowo dysponent środków po zatwierdzeniu przez Skarbnika.

Badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym
zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ze środków publicznych

§ 23

1. Upoważniony pracownik referatu finansów i budżetu w zgodnie z Ustawą o finansach publicznych dokonuje kontroli wstępnej dokumentów wpływających do referatu finansów i budżetu.
2. Zaciąganie zobowiązań i ponoszenie wydatków ze środków publicznych może następować tylko na cele i w wysokości ustalonych w planach finansowych jednostki budżetowej na dany rok budżetowy, po dokonaniu kontroli wstępnej.
3. Urząd gminy - jednostka budżetowa dokonuje wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków i w limitach na poszczególnych paragrafach.

§ 24

1. Sprawdzenia dokumentów dotyczących zakupów, pod względem merytorycznym dokonuje upoważniony pracownik Wydziału Finansowego potwierdzając pieczątką z klauzulą:

Sprawdzono pod względem merytorycznym

dnia…………………..podpis.......................

• Sprawdzenia dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym dokonują upoważnieni pracownicy wydziału finansowego – dotyczących wydatków budżetowych jednostki, potwierdzając pieczątką z klauzulą:

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym

Data....................................podpis................................

• Sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, dokument w tym samym dniu winien być przekazany do realizacji.

§ 25

1. Podpis Skarbnika Gminy jest dowodem wstępnej kontroli zgodności operacji z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentu oraz oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń do oceny prawidłowości merytorycznej operacji i jej zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno – rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentu.

§ 26

1. Podpis Skarbnika Gminy oraz Wójta jest zatwierdzeniem dokumentu do wypłaty, co oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym i jednostka budżetowa posiada środki na ich pokrycie.

2.Czynności, o których mowa w ust. 1 potwierdza się klauzulą:

            a) na fakturach i rachunkach

Zatwierdzam do wypłaty ze środków..........................

                        części..............dział..................rozdział.....................

                        tytułem...................§..................zł...............................

                        Do wypłaty razem zł..............................

                        słownie zł....................................................................

                        ............................                               ..............................

                        Główny Księgowy                               Wójt Gminy  Rewal

b) po zapłacie faktury

Opłacono przelewem

Dnia...........................

Podpis......................

§ 27

1. Listy wypłat wynagrodzeń osobowych zasadniczych, dodatków stażowych oraz innych dodatków, premii i nagród, dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, nagród jubileuszowych, odpraw rentowych i emerytalnych, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i innych, list wypłat dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwoty składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy sprawdza:
2.  pod względem merytorycznym – Sekretarz Gminy
3.  pod względem formalnym i rachunkowym – pracownik ds. płac
4. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje Skarbnik i Wójt Gminy  Rewal.

§ 28

1. Listy wypłaty świadczeń odszkodowawczych z tytułu wypadku przy pracy sprawdza:
2. Sekretarz Gminy, po zasięgnięciu opinii pracownika d/s bhp – pod względem merytorycznym,
3. pracownik wydziału finansowego – pod względem formalnym i rachunkowym,
4. Zatwierdzenia do wypłaty dokonuje Skarbnik  i Wójt Gminy  Rewal.

§ 29

Kontrolę zgodności z przepisami ustalania podatków i opłat, wpłat na PFRON, ZUS, Urząd Skarbowy przeprowadza Skarbnik Gminy lub upoważniony pracownik.

§ 30

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokonywane są wydatki stanowiące:

1. Dodatkowe wynagrodzenia roczne (§ 4040 klasyfikacji wydatków),
2. Składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i wpłaty na PFRON (§ 4110, § 4120 i § 4140 klasyfikacji wydatków),
3. Podatek od nieruchomości (§ 4480 klasyfikacji wydatków),
4. Pozostałe podatki na rzecz budżetu państwa (§ 4500 klasyfikacji wydatków),

§ 31

Tryb kontroli stanu faktycznego ze stanem wymaganym zaciągania zobowiązań i dokonywanie wydatków ze środków publicznych niewymienionych w Rozdziale III ustala każdorazowo na wniosek Skarbnika,  Wójt Gminy  Rewal.

Rozdział IV

Kontrola gospodarowania mieniem

§ 32

Kontrolę gospodarowania mieniem dokonuje się w drodze inwentaryzacji.

§ 33

1. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku i źródeł ich pochodzenia.
2. Realizację tego celu warunkują następujące czynności:
3. weryfikacja ksiąg rachunkowych,
4. ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i rozliczeń osób odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im mienie i za powstanie tych różnic,
5. zapewnienie ochrony mienia i dokonanie oceny stanu zabezpieczenia przed zniszczeniem, kradzieżą, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi,
6. dokonanie oceny gospodarczej przydatności posiadanych składników majątkowych pod względem ilości i jakości,
7. podjęcie działań skierowanych na przeciwdziałanie powstaniu nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem gminy, a zwłaszcza gromadzeniu zapasów zbędnych i nadmiernych oraz powstawaniu różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i szkód).

§ 34

1. Tryb przeprowadzenia kontroli w drodze inwentaryzacji określa instrukcja inwentaryzacyjna Urzędu Gminy w Rewalu.
2. Instrukcja inwentaryzacyjna powinna określać między innymi:
3. rodzaje i metody inwentaryzacji,
4. terminy i częstotliwość inwentaryzacji,
5. organizację, przebieg, rozliczenie i wykorzystanie wyników inwentaryzacji,
6. powołanie i zadania komisji inwentaryzacyjnej,
7. zasady inwentaryzacji drogą spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku,
8. zasady inwentaryzacji drogą potwierdzeń sald i porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją,
9. wycenę wyników inwentaryzacji, ustalenie, weryfikację i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.

§ 35

Pracownicy ponoszący odpowiedzialność materialną za powierzone mienie składają oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności, które dołącza się do akt osobowych.

Rozdział V

Postanowienia końcowe

§ 36

1. Skarbnik Gminy  wykonując kontrolę gospodarki finansowej  dokonuje oceny:
2. przebiegu wykonywania zadań oraz dochodów i wydatków,
3. przestrzegania realizacji procedur kontroli oraz zasad wstępnej oceny celowości, gospodarności, rzetelności i racjonalności poniesienia wydatków oraz sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny.
4. Przedmiotem oceny, o której mowa w ust. 1 powinna być w szczególności:
5. prawidłowość i terminowość pobierania dochodów,
6. zgodność wydatków z planem,
7. prawidłowość wykorzystania środków finansowych, w tym zakres zrealizowanych zadań.
8. Wyniki kontroli i oceny Skarbnik przedkłada  Wójtowi Gminy Rewal.