Zarządzenie Nr 35/2016 Wójta Gminy Rewal z dnia 15 lipca 2016r. w sprawie wprowadzenia procedury weryfikacji poprawności i kompletności danych w bazie Systemu Informacji Oświatowej w szkołach prowadzonych i dotowanych przez Gminę Rewal

Zarządzenie nr 35/2016
Wójta Gminy Rewal
z dnia 15 lipca 2016r.
w sprawie wprowadzenia procedury weryfikacji poprawności i kompletności danych w bazie Systemu Informacji Oświatowej w szkołach prowadzonych i dotowanych przez Gminę Rewal

Działając na podstawie art. 111 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 45 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadza się procedurę weryfikacji poprawności i kompletności bazy danych Systemu Informacji Oświatowej, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Określa się organizację nadzoru nad poprawnością wprowadzonych danych do bazy danych Systemu Informacji Oświatowej, stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia

§ 3

Zobowiązuje się dyrektorów szkół do opracowania i wdrożenia w terminie do 31 sierpnia 2016 r. „Procedury weryfikowania poprawności i kompletności danych wprowadzanych do Systemu Informacji Oświatowej”, a także do przekazania opracowania dokumentów do Referatu Turystyki i Rozwoju Społecznego.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy

Robert Skraburski

Załącznik do Zarządzenia nr 35/2016
Wójta Gminy Rewal
z dnia  15 lipca 2016 r.

Procedura weryfikacji poprawności i kompletności danych w bazie
Systemu Informacji Oświatowej (SIO)

I.    PODSTAWA PRAWNA

1.    Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 45, z późn. zm.)
2.    Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz. U z 2012 r. poz. 1547)

II.    CEL

Wdrożenie procesu weryfikacji kompletności i poprawności danych przekazywanych przez szkoły i placówki z ich baz danych oświatowych, wchodzących w skład bazy danych oświatowych prowadzonej przez Gminę Rewal, gwarantującego realizowanie zadania zgodnie z przepisami prawa z najwyższą starannością.

III.    SPORZĄDZENIE SPRAWOZDANIA SIO

1.    Pozyskiwanie danych:
1)    poinformowanie dyrektorów szkół i placówek o terminach przekazywania danych SIO
2)    przekazanie przez dyrektorów szkół i placówek prowadzonych przez Gminę Rewal zaktualizowanych i zweryfikowanych na podstawie wewnętrznie opracowanej procedury, danych organizacyjnych na dzień 30 września w odniesieniu do zatwierdzonych arkuszy organizacyjnych – zgodnie z przyjętymi na dany rok szkolny zasadami projektowania organizacji szkół i placówek
3)    powiadomienie dotowanych szkół i placówek prowadzonych przez inne podmioty niż jednostki samorządu terytorialnego o formie, terminie i miejscu przekazywania sprawozdań SIO sporządzanych zgodnie z obowiązującymi przepisami
4)    przekazanie przez szkoły i placówki danych z prowadzonych przez siebie baz danych oświatowych w wersji elektronicznej, bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za SIO w Referacie Turystyki i Rozwoju Społecznego oraz w wersji papierowej (wydruk zestawienia zbiorczego) za pośrednictwem Kancelarii Urzędu Gminy w terminach określonych w art. 112 i 113 ustawy o systemie informacji oświatowej.

2.    Weryfikacja danych:

1)    wstępna weryfikacja danych w Referacie Turystyki i Rozwoju Społecznego przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie bazy danych SIO w zakresie:
a)    aktualności wersji
b)    poprawności pliku
c)    danych organu prowadzącego
d)    podstawowych danych w zestawieniu zbiorczym
e)    zgodności sumy kontrolnej na wydruku z wartością wskazaną przez aplikację dla wersji elektronicznej sprawozdania,
f)    podpisu osoby uprawnionej
2)    weryfikacja danych SIO na podstawie raportów systemu informatycznego, zaktualizowanego danych organizacyjnych, systemu rozliczeń dotacji dla placówek prowadzonych przez inne podmioty niż jednostki samorządu terytorialnego
3)    weryfikacja danych oświatowych jednostek samorządowych prowadzona jest przez pracownika odpowiedzialnego za gminną bazę danych
4)    weryfikacja danych obejmuje liczbę uczniów i oddziałów przekazanych w SIO z liczbą uczniów i oddziałów wykazanych w zaktualizowanych danych organizacyjnych z wyodrębnieniem:
a)    liczby oddziałów i liczby uczniów w klasach ogólnodostępnych, sportowych, integracyjnych, dwujęzycznych i zawodowych szkołach
b)    liczby uczniów pochodzenia romskiego w szkołach dla których prowadzone są dodatkowe zajęcia
c)    liczby uczniów z dodatkową nauką języka mniejszości narodowej w szkołach
d)    liczby uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego w podziale na rodzaje niepełnosprawności
e)    liczby uczniów zajęć rewalidacyjno – wychowawczych dla upośledzonych w stopniu głębokim
f)    liczby wychowanków objętych wczesnym wspomaganiem
g)    liczby etatów nauczycielskich w podziale na stopnie awansu zawodowego
5)    weryfikacja danych jednostek prowadzonych przez inne podmioty niż jednostki samorządu terytorialnego z dokumentacją dotacyjną oraz zakresem danych zamieszczonych w pkt.4 - odpowiednio

3.    Sporządzenie raportu zbiorczego na poziomie Gminy:

1)    scalenie danych przekazanych przez wszystkie szkoły i placówki i sprawdzenie ich kompletności. Przekazanie zestawienia zbiorczego w formie papierowej pocztą tradycyjną oraz scalonej bazy danych w formie elektronicznej Zachodniopomorskiemu Kuratorowi Oświaty;
2)    Sprawdzenie poprawności danych przekazanych z baz danych prowadzonych przez szkoły i placówki wg stanu na 30 września z uwzględnieniem weryfikacji danych wskazanych przez MEN oraz danych uzyskanych w ramach prowadzonego nadzoru
3)    W przypadku stwierdzonych nieprawidłowości szkoły i placówki niezwłocznie przekazują skorygowaną bazę danych, na podstawie której następuje scalenie danych i wygenerowanie nowego zestawienia zbiorczego. Nowe zestawienie w ramach korekty przekazane zostanie w formie elektronicznej i papierowej Zachodniopomorskiemu Kuratorowi Oświaty;
4)    Weryfikacja końcowa następuje po otrzymaniu raportu (tzw. płachty) Ministerstwa Edukacji Narodowej, naniesienie ewentualnych korekt, odesłanie wykazu do Ministerstwa Edukacji Narodowej.
    

IV.    PRZEWIDYWANE EFEKTY WPROWADZENIA PROCEDURY

1.    Ujednolicenie sposobu wypełniania SIO i interpretacji zapisów instrukcji.
2.    Wyeliminowanie błędów w bazie danych, których efektem będzie pewność poprawności kwoty naliczonej subwencji.

Załącznik do Zarządzenia nr  35/2016
Wójta Gminy Rewal
z dnia 15 lipca 2016 r.

Organizacja nadzoru nad poprawnością wprowadzanych danych do bazy danych SIO

I. Podstawa prawna kontroli

Art. 111 ust. 3 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 45, z późn. zm.)

II. Celem kontroli jest zbadanie:

- zgodności danych wykazanych przez szkoły i placówki w bazie danych SIO z danymi wynikającymi z dokumentacji źródłowej;
- kompletności i poprawności danych zawartych w bazie danych SIO w odniesieniu do zakresu przedmiotowego ustawy o systemie informacji oświatowej.

III. Podmioty podlegające kontroli:

- wszystkie szkoły i placówki prowadzone przez Gminę Rewal oraz jednostki prowadzone przez inne podmioty niż jednostki samorządu terytorialnego.

IV. Przedmiot kontroli:

- baza danych SIO, a w szczególności dane dotyczące:
a)    liczby oddziałów i liczby uczniów w klasach ogólnodostępnych, sportowych, integracyjnych, dwujęzycznych i zawodowych szkołach
b)    liczby uczniów pochodzenia romskiego w szkołach dla których prowadzone są dodatkowe zajęcia
c)    liczby uczniów z dodatkową nauką języka mniejszości narodowej w szkołach
d)    liczby uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego w podziale na rodzaje niepełnosprawności
e)    liczby uczniów zajęć rewalidacyjno – wychowawczych dla upośledzonych w stopniu głębokim
f)    liczby wychowanków objętych wczesnym wspomaganiem
g)    liczby etatów nauczycielskich w podziale na stopnie awansu zawodowego

V. Zasięg kontroli:

- w każdym roku szkolnym ustalany będzie plan kontroli w tym zakresie, ze wskazaniem szkoły lub placówki, terminu i zakresu kontroli oraz osoby kontrolującej