ZARZĄDZENIE NR 131/2018 Wójta Gminy Rewal z dnia 14 listopada 2018 r. w sprawie wprowadzenia do użytku systemu nagrywania rozmów telefonicznych za pośrednictwem centrali telefonicznej w Urzędzie Gminy Rewal

ZARZĄDZENIE NR 131/2018

Wójta Gminy Rewal

z dnia 14 listopada 2018

w sprawie wprowadzenia do użytku systemu nagrywania rozmów telefonicznych za pośrednictwem centrali telefonicznej w Urzędzie Gminy Rewal.

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.  z 2018 r., poz. 994; poz. 1000; poz. 1349; poz. 1432) oraz art. 6 ust. 1 i art. 24 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L 119 z 04.05.2016, s.1, Dz. U. UE L 127), zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam do użytku w Urzędzie Gminy Rewal oraz Straży Gminnej w Rewalu system nagrywania rozmów telefonicznych za pośrednictwem centrali telefonicznej dla celów bezpieczeństwa oraz podniesienia jakości obsługi klienta oraz w związku z rozpatrywaniem skarg i wniosków.

§ 2. System rejestracji, o którym mowa w § 1 działa według następujących zasad:

1. rejestrowaniu podlegają wszystkie połączenia przychodzące,
2. każde połączenie przychodzące poprzedzone jest automatycznym komunikatem o treści: „Witamy w Urzędzie Gminy Rewal. Informujemy, że w trosce o zapewnienie najwyższej jakości usług, wszystkie rozmowy są nagrywane. Jeżeli nie wyrażacie Państwo zgody na ich nagrywanie prosimy o przerwanie połączenia. Administrator danych tj. Gmina Rewal – Urząd Gminy Rewal z siedziba przy ul. Mickiewicza 19                      w Rewalu, zobowiązana jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13, 14 i 15 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Pełną informację, w tym informację o swoich prawach znajdziecie Państwo w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Gminy Rewal na stronie bip.rewal.pl w zakładce Ochrona Danych Osobowych"
3. urządzenie do rejestrowania rozmów zainstalowane jest w centrali telefonicznej,
4. aplikacja do obsługi rejestrowanych połączeń zainstalowana jest na komputerze administratora systemu informatycznego,
5. czas przechowywania zarejestrowanych połączeń wynosi 6 miesięcy a po tym czasie pliki rejestrowanych połączeń zostają trwale usunięte z systemu informatycznego.

§ 3. 1. Odsłuchiwanie zarejestrowanych rozmów możliwe jest tylko do realizacji celu określonego w § 1 w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach.

2. Odsłuchiwania rozmów zarejestrowanych w centrali telefonicznej Urzędu Gminy Rewal dokonują osoby wskazane i upoważnione przez Wójta Gminy.

3. Ze wszystkich czynności podjętych w trakcie odsłuchiwania treści nagrania, sporządza się protokół, który zostaje dołączony do akt sprawy.

4. Funkcję administratora systemu nagrywania w centrali telefonicznej Urzędu Gminy Rewal  pełni Informatyk w Urzędzie Gminy Rewal.

§ 4. Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad właściwym wykorzystaniem systemu nagrywania rozmów w centrali telefonicznej Urzędu Gminy Rewal w zakresie:

1. wykorzystywania treści rejestrowanych rozmów zgodnie z przeznaczeniem z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych;
2. odsłuchiwania rejestrowanych rozmów;
3. udostępniania treści rejestrowanych rozmów;
4. przechowywania treści rejestrowanych rozmów z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 5. Dostęp do nagrań rejestrowanych połączeń telefonicznych posiada administrator systemu nagrywania w centrali telefonicznej Urzędu Gminy Rewal oraz Sekretarz Gminy.

§ 6. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi.

§ 7. Zarządzenie wchodzi z dniem 19 listopada 2018 r.