Zarządzenie Nr 14/2014 Wojta Gminy Rewal z dnia 11 marca 2014r. w sprawie instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania oraz instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Gminy Rewal

Zarządzenie Nr 14/2014

Wójta Gminy Rewal

z dnia 11 marca 2014 roku

w sprawie instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania oraz instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Gminy Rewal

 Na podstawie:art 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. 2013r. poz. 594 z poz. zm.), art.26ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r, Nr 76, poz. 694, z późn. zm.),

 Wójt Gminy Rewal zarządza, co następuje:

§ 1

Ustalam instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Rewal stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

 Ustalam instrukcję inwentaryzacyjną w Urzędzie Gminy Rewal stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia.

§ 3

 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2014r.

     Wójt Gminy

Robert Skraburski

Załącznik Nr 1 do

Zarządzenia Nr 14/2014

Wójta Gminy Rewal

z dnia 11 marca 2014r.

INSTRUKCJA

w sprawie ewidencji i kontroli druków

ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy Rewal

§ 1

1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej „Księdze druków ścisłego zarachowania”, stanowiącej Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy każdorazowo wyprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.

W Urzędzie Gminy Rewal do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

–  kwitariusze przychodowe – K 103,

–  arkusze spisu z natury,

–  kasa wyda – KW,

-   kasa przyjmie – KP.

4.Powyższe  druki stają się drukami ścisłego zarachowania w momencie wprowadzenia ich do ewidencji druków ścisłego zarachowania 

§ 2

1.Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

2.Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

–  przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu 

–  bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu w księdze druków ścisłego zarachowania,

–  oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię oraz opieczętowanie pieczątką Urzędu Gminy wszystkich druków ścisłego zarachowania

3.Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez Wójta Gminy.

  § 3

1. Wójt Gminy jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

2. Do obowiązków osoby o której mowa w §2 pkt 3, należy:

1)sprawdzenie ze specyfikacją (rachunkiem) wystawioną przez dostawcę, liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów,

2)nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów nadanych przez drukarnię, oraz opieczętowanie  ponumerowanych  druków ścisłego zarachowania pieczątką Urzędu Gminy

3) sporządzenie protokołu z tychże czynności

§ 4

1.Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów   dokonuje się w niżej podany sposób:

     –  każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym i opieczętować pieczątką  Urzędu Gminy

–  obok numeru druku ścisłego zarachowania, odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis

2.W przypadku druków broszurowych (w blokach), należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni):

–  numer kart bloku od nr .............. do nr ..............,

3.Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania.

4.Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane.

5.Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.

§ 5

Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ........... stron, słownie ............, kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem Wójta Gminy lub osoby upoważnionej oraz Skarbnika Gminy lub jego zastępcy.

§ 6

1.Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

–  dla przychodu – protokół osoby odpowiedzialnej materialnie za druki ścisłego zarachowania oraz kserokopia dowodu zakupu tychże druków 

–  dla rozchodu – pokwitowanie osoby  odbierającej druk ścisłego zarachowania

2.Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem.

Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów.

Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna, obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności (art. 25 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).

3.Wydanie druków ścisłego zarachowania  typu  KW i KP może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez Wójta Gminy lub Sekretarza. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji.-

    Natomiast  pozostałych druków, po pokwitowaniu osoby odbierającej druki ścisłego zarachowania

4.Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego.

§ 7

1.Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, itp.), należy przechowywać przez okres pięciu lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

2.Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu  segregatorze lub teczce.

§ 8

1.Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.

2.W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym.

 § 9

1.W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków.

2.Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

–  sporządzić protokół zaginięcia,

–  w przypadku zaginięcia czeków, powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał,

–  w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.

3.Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

–  liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,

–  dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

–  datę zaginięcia druków,

–  okoliczności zaginięcia druków,

–  miejsce zaginięcia druków,

–  nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki.

4.W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

Załącznik Nr 1

do Instrukcji w sprawie

ewidencji i kontroli druków

ścisłego zarachowania

...................................                                            .....................................

     (nazwa jednostki)                                                                       (nazwa druku)

Księga druków ścisłego zarachowania

Księga zawiera ............... stron ponumerowanych i przesznurowanych.

...................................................                     ...............................................

    pieczęć okrągła jednostki (m.p.)                                                  podpis Wójta Gminy

                                                                        ...............................................

                                                                                               podpis Skarbnika Gminy

Załącznik Nr 2

do Instrukcji w sprawie

ewidencji i kontroli druków

ścisłego zarachowania

Upoważnienie (stałe*/ jednorazowe*) Nr .......

do pobrania druków ścisłego zarachowania

Upoważniam

........................................................................................................................

(imię i nazwisko pracownika, stanowisko służbowe, nazwa wydziału )

do pobierania* – pobrania* następujących druków ścisłego zarachowania

........................................................................................................................

(rodzaj i ilość druków)

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

........................................................................................................................

Upoważnienie wydaje się na okres..........................................................................

.......................... dnia ....................                  ...............................................

                                                                          podpis Wójta Gminy

*niepotrzebne skreślić

Rejestr upoważnień

do pobrania druków ścisłego zarachowania