Zarządzenie Nr 31/2017 Wójta Gminy Rewal z dnia 31 marca 2017r. w sprawie określenia zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników Urzędu Gminy Rewal

ZARZĄDZENIE  Nr 31/2017
WÓJTA GMINY REWAL

z dnia 31 marca 2017r.

w sprawie określenia zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników Urzędu Gminy Rewal.

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2016, po. 446 ze zm.) w związku z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013r. poz. 167) zarządzam, co następuje:

§1

1.    Podróżą służbową jest wykonanie przez pracownika Urzędu Gminy Rewal zadania służbowego poza siedzibę pracodawcy w terminie i w miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.
2.    O potrzebie i celowości podróży służbowej decyduje Wójt bądź Sekretarz.
3.    Pracownik nie może odmówić pracodawcy wykonania polecenia wyjazdu służbowego, chyba że polecenie narusza przepisy prawa.

§2

1.    Dokument „Polecenie wyjazdu służbowego” służy do:

1)    pobrania i rozliczenia zaliczki,
2)    stwierdzenia wykonania polecenia służbowego,
3)    rozliczenia kosztów podróży.

2.    Wzór polecenia wyjazdu służbowego stanowi gotowy zakupiony druk.
3.    Rejestr wystawionych delegacji służbowych prowadzi pracownik sekretariatu Urzędu Gminy Rewal.
4.    Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest miejscowość siedziby pracodawcy.
5.    Wyjazd służbowy winien być potwierdzony na druku „Polecenia wyjazdu służbowego” przez jednostkę, do której pracownik został delegowany. W przypadku braku takiego potwierdzenia, wykonanie zadania potwierdza pracownik delegowany oraz jego bezpośredni przełożony.

§ 3

1.    Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa w poleceniu wyjazdu Wójt lub Sekretarz, kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży           z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem.
2.    W szczególnie uzasadnionych przypadkach, pracownik na ustny wniosek i po uzyskaniu zgody pracodawcy w formie podpisu na druku „Polecenia wyjazdu służbowego” może wykorzystać do podróży służbowej samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy.
3.    Za szczególne przypadki uzasadniające użycie w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy należy uznać między innymi:
1)    polecenie wyjazdu służbowego do  miejsca docelowego, do którego nie ma możliwości dojazdu publicznymi środkami transportu,
2)    polecenie wyjazdu służbowego, którego celem jest krótkotrwałe spotkanie      o dokładnie określonej godzinie (np. uzgodnienia, uroczystości itp.),
3)    polecenie wyjazdu służbowego, które jest ograniczone czasem i skutkuje koniecznością szybkiego powrotu do siedziby pracodawcy,
4)    polecenie wyjazdu służbowego, które jest połączone z dostarczeniem dużej objętościowo lub wagowo przesyłki bądź wiąże się z wykonaniem dodatkowych czynności nie będących głównym celem wyjazdu (np. dostarczenie dokumentacji do innej instytucji).

4.    Kierując się zasadą gospodarności, pracownik rejestrujący polecenie wyjazdu służbowego zobowiązany jest poinformować pracowników wyjeżdzających tego samego dnia do tej samej lub pobliskiej miejscowości o możliwości połączenia podróży służbowych i odbycie ich jednym samochodem.

§ 4

1.    Rozliczanie kosztów podróży służbowej odbywa się na druku „Polecenie wyjazdu służbowego” w rubrykach rachunku kosztów podróży.
2.    Pracownikowi udającemu się w podróż samochodem nie będącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów według stawek określonych w odrębnym zarządzeniu Wójta.
3.    Delegowany pracownik może na własną odpowiedzialność dokonać zmiany środka transportu na inny niż zalecony. W takim przypadku pracownik składa wraz z rozliczeniem kosztów podróży stosowne oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik do zarządzenia. Należny zwrot kosztów przejazdu nie może wówczas przewyższać obowiązującej ceny biletu na przejazd zaleconym środkiem transportu.
4.    W przypadku przejazdu środkiem transportu droższym niż określony w poleceniu wyjazdu służbowego, różnicę między ceną biletu środka komunikacji użytego do przejazdu, a ceną biletu środka komunikacji wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego pokrywa pracownik. 

§ 5

1.    Do rozliczenia kosztów podróży pracownik ma obowiązek załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury, bilety, paragony itp. potwierdzające poszczególne wydatki.
2.    W przypadku, gdy do rozliczenia kosztów podróży służbowej delegowany pracownik nie załączy biletów dokumentujących koszty dojazdu, za podstawę do zwrotu kosztów przyjmuje się koszt dojazdu środkami komunikacji publicznej według aktualnie obowiązującego cennika. Fakt braku biletów delegowany pracownik winien potwierdzić w stosownym oświadczeniu ze wskazaniem poniesionych kosztów przejazdu według obowiązujących cenników (załącznik  do niniejszego zarządzenia).
3.    W wyniku zdarzeń losowych – np. zgubienia biletów, poświadczających odbycie podróży, dopuszcza się możliwość uznania pisemnego oświadczenia pracownika o zaistniałej sytuacji wraz z określeniem kwoty poniesionych kosztów.
4.    Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia kosztów podróży służbowej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od zakończenia podróży.
5.    W przypadku nie wykorzystania podpisanej delegacji, druk „Polecenie wyjazdu służbowego” należy zwrócić do pracownika sekretariatu w celu jej anulowania.

§ 6

1.    Pracownik w „Poleceniu wyjazdu służbowego” wypełnia następujące rubryki rozliczenia kosztów podróży:

1)    miejscowość, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu, środek lokomocji,
2)    koszty przejazdu,
3)    noclegi wg rachunków,
4)    inne wydatki według załączników,
5)    załączam (liczba) dowodów.

2.    Złożenie rozliczenia i prawdziwość danych dotyczących kosztów podróży służbowej pracownik potwierdza datą i własnoręcznym podpisem w rubryce „niniejszym rachunek przedkładam”.

3.    Należność z tytułu wyjazdu służbowego jest przekazywana na imienny rachunek bankowy pracownika lub wypłacana gotówką w kasie banku.

§ 7

W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się każdorazowo aktualne przepisy regulujące zasady odbywania podróży służbowych przez pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

§ 8

1.    Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikom Referatów Urzędu Gminy Rewal .
2.    Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy Rewal.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.                                                             

                              
Wójt Gminy 

 Robert Skraburski 

Sporządziła:
Sekretarz Gminy
Wioletta Brzezińska

Rozdzielnik:
1.    Oryginał: Referat Organizacyjno-Administracyjny Urzędu.
2.    Kopia użytkowa: www.bip.rewal.pl, intranet.

Załącznik do Zarządzenia nr  31/2017
Wójta Gminy Rewal z dnia 31  marca 2017r.

Oświadczenie

Z uwagi na:
    - zagubienie biletów na przejazdy zleconym środkiem transportu*,
    - dokonanie na własną odpowiedzialność zmiany środków transportu na inny niż zalecony*,
niniejszym oświadczam, że:
1)    wartość poniesionego przeze mnie przejazdu dotyczącego delegacji nr ………………… w terminie od ………………….. do …………………….. wynosi łącznie …………………………. zł*,
 
2)    należny mi zwrot kosztów przejazdu dotyczący delegacji nr ………………… w terminie od ………………………… do ………………………………. wynosi łącznie ………………………………zł*.

                                                                        ………………………………………………………..
                                                                         (data i podpis składającego oświadczenie)

* niepotrzebne skreślić