Zarządzenie Nr 7/2017 Wójta Gminy Rewal z dnia 30 stycznia 2017r. w sprawie zasad przygotowania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy w Rewalu

Zarządzenie Nr 7/2017
Wójta Gminy Rewal
z dnia  30 stycznia 2017r.

w sprawie zasad przygotowania i obiegu umów  oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy w Rewalu.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016, poz. 446 z póź. zm.), celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej       i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się zasady przygotowywania obiegu umów i porozumień oraz prowadzenia rejestru umów i porozumień w Urzędzie  Gminy w Rewalu, zarządza się co następuje:

§ 1.

1. Ustala się jednolity sposób postępowania przy przygotowywaniu i rejestracji umów, aneksów do umów i porozumień, zamówień oraz zleceń, których stroną jest Gmina/Urząd Gminy Rewal, zwanych dalej „umowami”.
2. Zarządzenie nie dotyczy umów wynikających ze stosunku pracy i umów na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych oraz umów najmu na lokale mieszkalne.
3. Sporządzający umowę lub składający zamówienie przy ich opracowywaniu mogą korzystać z uniwersalnych dostępnych wzorów, ze szczególnym uwzględnieniem warunków, określonych w załączniku nr 1  do niniejszego zarządzenia,  które należy ująć w treści umowy lub zamówieniu wraz z uwzględnieniem wymogów wynikających z przepisów obowiązującego prawa.

§ 2.

1. Umowy mogą być zawierane:
a) na podstawie poleceń Wójta Gminy Rewal,
b) z inicjatywy komórki organizacyjnej bądź osoby upoważnionej, właściwych w sprawach objętych umową i odpowiedzialnych za jej stronę merytoryczną.
2. Umowa powinna być sporządzona co najmniej w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

§ 3.

1. Za właściwe przygotowanie  umowy i uzgodnienie jej zapisów ze stronami umowy oraz za zabezpieczenie finansowe zaciągniętego zobowiązania do wysokości posiadanych środków budżetowych i zgodność zapisów z zakresem rzeczowym i budżetem w pełni odpowiada kierownik komórki organizacyjnej lub wyznaczony przez niego pracownik.  
2. Projekt umowy przedkładany do dalszej akceptacji musi być opatrzony datą i własnoręcznym podpisem osoby, która go opracowała oraz własnoręcznym podpisem właściwego kierownika referatu.

§ 4.

1. Projekt umowy pod względem formalno-prawnym opiniuje radca prawny pełniący obsługę prawną w Urzędzie Gminy w Rewalu.
2. Projekt umowy, do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki, wymaga ponownego zaopiniowania przez radcę prawnego.
3. Zaopiniowanie projektu umowy pod względem formalno-prawnym potwierdza radca prawny poprzez odciśnięcie pieczątki imiennej oraz złożeniem podpisu na ostatniej stronie projektu umowy oraz parafowanie każdej strony projektu umowy.
4. Akceptacji radcy prawnego nie wymagają powtarzające się umowy, dotyczące spraw tego samego rodzaju, dla których został opracowany, zaopiniowany i zaakceptowany pod względem formalno-prawnym stosowny wzór.

§ 5.

1. Projekt umowy, z której wynika zobowiązanie pieniężne podlega kontrasygnacie Skarbnika Gminy  lub osoby przez niego upoważnionej a następnie przekazywany jest do podpisu Wójtowi Gminy lub  osoby pisemnie upoważnionej przez niego, w co najmniej trzech  egzemplarzach.
2. Każda strona projektu umowy na egzemplarzu pozostającym w Urzędzie jako strony umowy, winna być parafowana przez każdą z osób składających podpis na projekcie oraz winien być zaopatrzony we wszystkie wymagane zarządzeniem akceptacje i uzgodnienia.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za pełną obsługę umowy wraz z bezpośrednim nadzorem nad jej rejestracją w Centralnym Rejestrze Umów, realizację i terminowe rozliczenie finansowe.

§ 7.

W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych umów i porozumień tworzy się w Urzędzie Gminy w Rewalu Centralny Rejestr Umów i Porozumień, zwany dalej „Rejestrem”.

§ 8.

1. Centralny Rejestr Umów i Porozumień prowadzony jest w formie elektronicznej przez wyznaczonego pracownika Referatu Organizacyjno-Administracyjnego i publikowany jest       w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Urzędu Gminy Rewal.
2. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 9.

1. Obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów i Porozumień dotyczy wszystkich umów dotyczących dzierżaw, wydatków bieżących, inwestycyjnych, zamówień, zleceń, pożyczek, kredytów, emisji, obligacji, dotacji i porozumień oraz aneksów do nich z wyłączeniem umów, o których mowa w § 1 ust. 2.
2. Obowiązek zarejestrowania zawartej umowy spoczywa na osobie odpowiedzialnej za przygotowanie umowy i winien być zrealizowany niezwłocznie, nie później niż  w terminie 3 dni od dnia zawarcia lub otrzymania podpisanej przez drugą stronę umowy.
3. Podstawą rejestracji jest oryginalny egzemplarz umowy.
4. Osoba prowadząca Rejestr jest zobowiązana do prowadzenia zbioru zarejestrowanych umów, porozumień w formie uwierzytelnionych kopii lub skanów.
5. Osoba przygotowująca umowę, z którą związane są skutki finansowe, niezwłocznie po rejestracji przekazuje jeden egzemplarz umowy do Referatu Budżetu i Finansów, celem realizacji zobowiązań z niej wynikających.

§ 10.

1. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie  egzemplarza umowy pozostającej       w komórce merytorycznej  pieczęcią o treści:
„Umowa zarejestrowana w Centralnym Rejestrze Umów i Porozumień Urzędu Gminy w Rewalu dnia……… pod poz.…. podpis………….….”
2. Wpisu dokonuje pracownik prowadzący Rejestr.
3. Wszystkie egzemplarze umowy oznacza się numerem z Rejestru.

§ 11.

Numer umowy  zawiera następujące informacje:
   1) symbol literowy komórki organizacyjnej, która merytorycznie przygotowała umowę,
   2) symbol klasyfikacyjny z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
   3) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw,
   4) cztery cyfry roku kalendarzowego,
   5) symbol prowadzącego sprawę.

§ 12.

Zobowiązuje się komórki organizacyjne Urzędu właściwe w sprawach objętych zawieraną umową i odpowiedzialne za jej stronę merytoryczną do prowadzenia we własnym zakresie ich ewidencji, zgodnie z aktami spraw.

§ 13.

Pracownik prowadzący Rejestr informuje Wójta, o każdym przypadku zgłoszenia do rejestracji umowy po terminie określonym w § 9 ust. 2.

§ 14.

1. Przepisy zarządzenia stosuje się również do wszystkich aneksów do umów.
2. Numer aneksu do zawartej umowy składa się z numeru umowy podstawowej łamanego przez litery AN z cyfrą oznaczającą kolejny aneks.
3. W rejestrze wpisuje się numer i datę aneksu w odpowiedniej kolumnie, w wierszu,
w którym jest wpisana umowa, której aneks dotyczy.

§ 15.

Wykonanie zarządzenia powierza się - kierownikom referatów i samodzielnym stanowiskom pracy Urzędu Gminy w Rewalu.

§ 16.

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Rewal.

§ 17.

Traci moc Zarządzenie Nr 40/2013 Wójta Gminy Rewal z dnia  13 listopada 2013r. w sprawie zasad rejestrowania umów, ugód i porozumień w Urzędzie Gminy w Rewalu.

§ 18.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2017r.

Wójt Gminy

Robert Skraburski